4.1 Berechnungsschema

Die Ermittlung des Höchstbetrags von 110 EUR wird zur Vereinfachung des Lohnsteuerabzugs typisierend nach dem Umfang der insgesamt für die Betriebsveranstaltung angefallenen Aufwendungen und dem sich rechnerisch ergebenden Pro-Kopf-Anteil für den teilnehmenden Arbeitnehmer bestimmt. Die Berechnung vollzieht sich demnach in zwei Schritten:

  1. Zunächst ist der anzusetzende Gesamtaufwand der Veranstaltung zu berechnen.
  2. Anschließend ist der sich nach der Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer ergebende Kostenanteil pro Person zu ermitteln.

Grundsätzlich kann der 110-EUR-Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen nach folgendem Berechnungsschema ermittelt werden:

 
 
1. Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten …… EUR
2. Fahrtkosten (z. B. mit dem Bus oder der Bahn, unabhängig davon, ob der Fahrt ein Erlebniswert zukommt) …… EUR
3. Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen (nur wenn die Theater- oder Sportveranstaltung Bestandteil eines Gesamtprogramms ist)[1] …… EUR
4. Geschenke (unabhängig davon, ob es sich um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt und ohne betragsmäßige Grenze) …… EUR
5. Aufwendungen für den äußeren Rahmen (z. B. Saalmiete, Musik, Kegelbahn, Kosten der Betriebsfeiervorbereitung u. Ä.) …… EUR
     
= Gesamtaufwand der angefallenen üblichen Zuwendungen …… EUR
 

Gesamtvorteil pro Arbeitnehmer ist steuerfrei bis 110 EUR

(= Gesamtaufwand/Anzahl der Teilnehmer)

Übersteigt der Gesamtvorteil die Höchstgrenze von 110 EUR, liegt nur i. H. d. übersteigenden Differenzbetrags steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.
…… EUR

Die Beträge sind stets einschließlich Umsatzsteuer zu verstehen, auch wenn die Firma zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

4.2 Ermittlung der Gesamtkosten

4.2.1 Bemessungsgrundlage

Der Gesetzeswortlaut verlangt die Anrechnung aller Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer auf den Freibetrag, die durch die begünstigte betriebliche Veranstaltung anfallen. In die Berechnung des Freibetrags sind nur die Arbeitgeberleistungen einzubeziehen, nicht dagegen die von dem Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten.[1]

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind danach alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, die den teilnehmenden Personen gewährt werden. Unerheblich ist, ob die Kosten dem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können. In Betracht kommen Aufwendungen für

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
  • Fahrtkosten (Bahn, Bus, Schiff usw.), auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat,[2]
  • Eintrittskarten für den Besuch von Museen und Sehenswürdigkeiten im Rahmen der Betriebsveranstaltung,
  • den äußeren Rahmen wie Saalmiete, Musik, Kegelbahn, künstlerische und artistische Darbietungen, hierzu gehören auch die Kosten, die zur Vorbereitung der Betriebsveranstaltung anfallen, etwa für Vorreisen, Organisation und Versand,
  • Sachgeschenke, unabhängig von deren Wert. Hierzu gehören auch Sachgeschenke, die nachträglich an solche Arbeitnehmer überreicht werden, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen,
  • Zuwendungen an Begleitpersonen.

Kosten für den äußeren Rahmen sind einzubeziehen

Zu den Zuwendungen für den äußeren Rahmen gehören auch Kosten, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen, wie z. B. Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder.[3] Ein rechnerischer Anteil an den Kosten für die Ausgestaltung der Veranstaltung ist allerdings nur insoweit anzusetzen, als der Arbeitgeber diese gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Rein rechnerische (Gemein-)Kosten der Betriebsveranstaltung, etwa anteilige Lohnkosten für die Vorbereitung der Feier oder anteilige Abschreibungsbeträge und Energie- bzw. Wasserkosten für die eigenen Betriebsräume, in denen die Veranstaltung abgehalten wird, bleiben deshalb außer Ansatz.[4] Durch das Gesetz mittlerweile überholt ist die Rechtsprechung, nach der Aufwendungen des Arbeitgebers, die die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung betreffen, bei der Gesamtkostenermittlung für die Betriebsveranstaltung außer Ansatz bleiben. Z. B. blieben die Aufwendungen für das mit der Durchführung der Betriebsveranstaltung betraute externe Personal bis 2015 bei der Berechnung der 110-EUR-Grenze außer Ansatz.[5] Durch die gesetzliche Festlegung der lohnsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen ab 2015 ist das Urteil für die Jahre ab 2015 bedeutungslos.

Bewertung der Zuwendungen

Sachzuwendungen sind nicht mit den üblichen Endpreisen am Abgabeort[6] in die Berechnung der 110-EUR-Grenze einzubeziehen, sondern mit den Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen.[7] Speisen und Getränke können nicht mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet werden, da es sich nicht um arbeitstägliche Mahlzeiten handelt.[8]

Anzusetzen sind auch Geschenke, unabhängig von ihrem Wert, die der Arbeitnehmer anlässlich der Betriebsveranstaltung erhält...

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