Betriebsveranstaltung: Abrechnung der Aufwendungen / 3.2 Herkömmlichkeit: 2 Veranstaltungen pro Jahr

3.2.1 Freibetrag für maximal 2 Feiern pro Jahr und Arbeitnehmer

Die Herkömmlichkeit bestimmt sich ausschließlich nach der Anzahl der in einem Kalenderjahr durchgeführten Betriebsveranstaltungen. Herkömmlich ist die Teilnahme an maximal 2 Betriebsveranstaltungen, die auch als mehrtägige Veranstaltungen mit Übernachtung durchgeführt werden können. Der Freibetrag von 110 EUR kann also für jeden Arbeitnehmer für 2 begünstigte Veranstaltungen jährlich in Anspruch genommen werden.

Der Freibetrag gilt auch bei mehrtägigen Betriebsausflügen.^[1] Er ist nicht von der Dauer der Veranstaltung abhängig, verdoppelt sich also nicht bei einem 2-tägigen Betriebsausflug. Wird der 110-EUR-Freibetrag nicht überschritten, sind Zuwendungen anlässlich einer 2- oder mehrtägigen Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei.

[1]

S. Abschn. 4.4.

3.2.2 Ausnahme für Betriebsratsmitglieder und leitende Angestellte

Ausnahmen bestehen für Arbeitnehmer, deren Teilnahme an Betriebsfeiern der Erfüllung beruflicher Aufgaben dient, etwa Arbeitnehmer der Personalvertretung oder Arbeitnehmer mit Leitungsfunktion (Personalchef, Abteilungsleiter). Bei Betriebsratsmitgliedern und Arbeitnehmern der Firmenleitung, die in Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben an mehr als 2 Betriebsveranstaltungen jährlich teilnehmen, ist der auf sie entfallende Anteil an den Gesamtkosten kein Arbeitslohn, unabhängig von der Zahl der besuchten Veranstaltungen.

Nimmt beispielsweise ein Geschäftsführer an den einzelnen Weihnachtsfeiern der verschiedenen Abteilungen teil, ist für ihn die Grenze von 2 Veranstaltungen ohne Bedeutung. Begünstigt ist die Teilnahme an allen Feiern, falls sie der Erfüllung beruflicher Aufgaben des Geschäftsführers dient. Entsprechend zu verfahren ist bei Personalchefs, Betriebsratsmitgliedern oder anderen Arbeitnehmern, deren Dienstpflichten den Besuch von Betriebsveranstaltungen umfasst. Die frühere Sonderregelung für Jubilare und Pensionäre ist entfallen.^[1]

[1]

S. Abschn. 7.

3.2.3 Lohnsteuerpflicht ab der dritten Veranstaltung

Der Freibetrag in Höhe von bis zu 110 EUR kann für eine einzelne Betriebsveranstaltung in Anspruch genommen werden. Steuerfrei ist die Teilnahme an maximal 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr.^[1] Im Umkehrschluss wird Arbeitslohn zugewendet, wenn der Arbeitgeber pro Jahr mehr als 2 Betriebsveranstaltungen für denselben Personenkreis durchführt.

Denn ab der dritten Betriebsveranstaltung tritt die betriebliche Zielsetzung der Verbesserung des Betriebsklimas hinter die Vorteilsgewährung der weiteren Betriebsveranstaltung zurück. Die dem Arbeitnehmer zukommenden Vorteile erfolgen insoweit nicht mehr im ganz überwiegend betrieblichen Interesse, sondern dienen als Entgelt für die vom Arbeitnehmer erbrachten Dienste. Ab der dritten Betriebsveranstaltung tritt Lohnsteuerpflicht ein.^[2]

Ausnahmen bestehen nur noch für Arbeitnehmer, die aufgrund ihrer dienstlichen Funktion an mehreren Betriebsfeiern teilnehmen, etwa Betriebsratsmitglieder oder Arbeitnehmer der Firmenleitung. Der auf diese Arbeitnehmer entfallende Kostenanteil ist kein Arbeitslohn, weil sie aus betrieblichen Gründen mehr als 2 Betriebsveranstaltungen aufsuchen. Die mehrfache Teilnahme dient der Erfüllung beruflichen Aufgaben, wenn der Personalchef oder der Betriebsrat die jeweiligen Veranstaltungen der einzelnen Abteilungen besucht. Die gesonderte Zählweise für Jubiläumsfeiern und Pensionärstreffen ist aufgehoben.

Praxis-Beispiel

Keine Anzahlgrenze bei Teilnahme in beruflicher Funktion

Eine Architekturgroßbüro veranstaltet jährlich einen Betriebsausflug für die gesamte Belegschaft und eine Weihnachtsfeier, die für die 5 Abteilungen jeweils getrennt durchgeführt werden. Die Firma ist jeweils durch den Geschäftsführer und den Leiter der Personalabteilung bei den Abteilungsfeiern vertreten. Der Pro-Kopf-Anteil der Kosten beträgt für den Betriebsausflug 105 EUR und für die Weihnachtsfeier 80 EUR.

Ergebnis: Die Teilnahme am Betriebsausflug und an der Weihnachtsfeier ist für die teilnehmenden Arbeitnehmer steuerfrei, da der Freibetrag von 110 EUR nicht überschritten ist und nicht mehr als 2 begünstigte Veranstaltungen vorliegen. Dies gilt auch für den Geschäftsführer und den Personalchef, unabhängig davon, dass sie insgesamt mehr als 2 Veranstaltungen aufsuchen. Die beiden Arbeitnehmer der Leitungsebene sind bei den Abteilungsfeiern in beruflicher Funktion anwesend, sodass sich aus deren Teilnahme kein Arbeitslohn ergibt. Die auf diese Personen entfallenden Vorteile werden ausschließlich in ganz überwiegend betrieblichem Interesse des Arbeitgebers zugewendet.

Die Finanzverwaltung versteht die Begrenzung auf 2 Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr nicht veranstaltungsbezogen, sondern arbeitnehmerbezogen. Dies bedeutet, dass die Berücksichtigung des Freibetrags von bis zu 110 EUR erst dann ausscheidet, wenn derselbe Arbeitnehmer an mehr als 2 Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr teilnimmt.

Für das Lohnbüro mit Schwierigkeiten verbunden sind Sachverhalte, in denen mehr als 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr durchgeführt werden, an denen aber nicht alle Arbeitnehmer, sondern jeweils nur ein Großteil der Belegschaft teilnehmen. Hier stellt sich die Frage, welche Arbeitneh...