3.1 Form der Abmahnung
Die Abmahnung unterliegt keinem Formzwang, kann also auch mündlich ausgesprochen werden. Dies kann aber zu beträchtlichen Beweisproblemen führen, wenn der andere Vertragsteil den Erhalt oder den Inhalt der Abmahnung bestreitet. Eine Abmahnung sollte deshalb grundsätzlich nur schriftlich oder in Textform ausgesprochen werden.
Die Abmahnung muss auch nicht unbedingt als "Abmahnung" bezeichnet werden[1], dies ist aber anzuraten.
3.2 Inhalt der Abmahnung
Um wirksam zu sein, muss die Abmahnung in jedem Fall die folgenden Elemente enthalten:
- Vorwurf einer konkreten Pflichtverletzung unter genauer Angabe des Sachverhalts (Rüge- und Dokumentationsfunktion der Abmahnung)
- Klarstellung der einzuhaltenden Pflicht
- Hinweis auf die Gefährdung des Arbeitsverhältnisses im Wiederholungsfall (Warnfunktion der Abmahnung)
Es ist überdies ratsam,
- als Überschrift das Wort "Abmahnung" zu verwenden, damit dem Arbeitnehmer auf einen Blick klar ist, um was es geht;
- die Abmahnung kurzzufassen, d. h. den Vorwurf auf den Punkt zu bringen, damit der Betroffene in der Lage ist, die Fakten zu erfassen und sofort weiß, was er ändern muss.
3.2.1 Beschreibung der konkreten Pflichtverletzung und des Sachverhalts
Eine Abmahnung kann nur Wirksamkeit entfalten, wenn sie dem anderen Vertragsteil die Pflichtverletzung klar vor Augen führt. Sie muss also hinreichend bestimmt sein. Dem anderen (in aller Regel dem Arbeitnehmer) soll sein Fehlverhalten unter Darlegung des genauen Sachverhalts klar und unmissverständlich vor Augen geführt werden. Zudem hat der Abgemahnte nur bei konkreter Darlegung die Möglichkeit, hierzu Stellung zu nehmen und sich zu verteidigen.
Hier werden immer wieder vermeidbare Fehler gemacht, indem oberflächlich und ungenau nichtssagende Floskeln verwendet werden. Wichtige Punkte sind dabei die Angabe von Datum, Ort, Uhrzeit und Art der Pflichtverletzung.
Ungenaue Vorwürfe
"Ihr Verhalten ist unmöglich"; "Ihre Leistung lässt zu wünschen übrig"; "Immer wieder kommen Sie zu spät", "Sie stören den Betriebsfrieden", "Sie sind unzuverlässig".
Diese Aussagen sind zu allgemein, sie sind lediglich Schlagworte und machen die Abmahnung unwirksam. Das beanstandete Verhalten muss so genau wie möglich bezeichnet werden.[1]
Genauer Vorwurf
"Sie sind am 1.8.2022 erst um 10.15 Uhr zur Arbeit gekommen.", "Sie haben am 12.8.2022 Ihrem Vorgesetzten, Herrn …, erklärt, Sie würden seine Anweisung, das Buch … aus dem Lager zu holen, nicht befolgen."
Sofern sich der genaue Zeitpunkt des Fehlverhaltens nicht angeben lässt, sollte er soweit als möglich eingegrenzt werden (z. B. Angabe des Monats, der Kalenderwoche). Besonders wenn durch die Beschreibung mehrere Sachverhalte gemeint sein könnten, ist eine wie auch immer geartete Präzisierung erforderlich.
3.2.2 Klarstellung der einzuhaltenden Pflicht
In der Praxis kommt auch dieser Punkt oft zu kurz. Häufig streitet man sich erst geraume Zeit später über die inhaltliche Richtigkeit einer Abmahnung. Dann wird auch zwangsläufig die Frage auftauchen, ob überhaupt eine Pflicht bestanden hatte, die verletzt wurde oder ob die Pflichtverletzung vielleicht nur so geringfügig war, dass die Abmahnung gar keine Bedeutung entfalten konnte – das sind Fragen, die nicht zu beantworten sind, wenn nicht in der Abmahnung die Pflicht klar genannt wird.
Wird dem Arbeitnehmer z. B. lediglich vorgeworfen, an einem genau angegebenen Tag "zu spät" zur Arbeit gekommen zu sein, ist hieraus nicht zu erkennen, ob es sich um 5 Stunden oder 1 Minute handelt und um wie viel Uhr die Arbeitsaufnahme richtigerweise zu erfolgen hat.
Sofern sich die Pflicht aus einer konkreten Regelung (Betriebsordnung, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag, Einzelanweisung etc.) ergibt, sollte auf diese Regelung ausdrücklich verwiesen und die Regel möglichst in der Abmahnung wiedergegeben werden.
Beispiel von oben
"Sie hätten an diesem Tag bereits um 7.30 Uhr mit der Arbeit beginnen müssen."
"Nach der Betriebsvereinbarung "Arbeitszeit" ist Ihr Arbeitsbeginn täglich um 7.30 Uhr."
3.2.3 Hinweis auf die Gefährdung des Arbeitsverhältnisses im Wiederholungsfall
Damit der Arbeitnehmer die Bedeutung der Abmahnung erkennt, ist er darauf hinzuweisen, dass sein Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfall in seinem Bestand gefährdet ist.
Der Arbeitgeber ist zwar nicht gezwungen, die genauen arbeitsvertraglichen Konsequenzen (z. B. weitere Abmahnung, ordentliche Kündigung, fristlose Kündigung), die bei einer Wiederholung des Fehlverhaltens gezogen werden sollen, konkret zu nennen.[1] Denn der Arbeitnehmer darf nicht darauf vertrauen, dass der Arbeitgeber nacheinander alle denkbaren Konsequenzen ergreift, bevor er die Kündigung ausspricht.[2] Dennoch sollte die Konsequenz "Kündigung" konkret genannt werden, damit der Abgemahnte deutlich erkennt, "jetzt wird es ernst".
Der Arbeitgeber sollte sich selbst nicht in Zugzwang bringen mit dem Hinweis, im Wiederholungsfall werde in jedem Fall gekünd...
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