Kurzbeschreibung

Als Moderator eines Meetings haben Sie besondere Aufgaben und übernehmen die Verantwortung für das Gelingen der Besprechung. Mit diesen 10 Tipps für Moderatoren gestalten Sie das Meeting so, dass Sie auch zu einem Besprechungsergebnis kommen.

10 Tipps für erfolgreiche Meetings

 

1. Raum checken & Technik prüfen

Als Moderator sorgen Sie dafür, dass die Trümmerlandschaft verschwindet, die die Vertreterversammlung von gestern Abend in Ihrem Besprechungsraum hinterlassen hat. Denn mit einer perfekt vorbereiteten Besprechung sagen Sie auch viel über sich selbst aus!

Dazu gehört auch, dass Sie die notwendigen Materialen und die Technik für das Meeting vorab prüfen: Gibt es Papier auf dem Flipchart, ist der Moderationskoffer vollständig? Funktionieren Beamer, Monitore und die Konferenzspinne? Sind die virtuellen Meetingräume oder die Telefonkonferenz vorbereitet? Ist die dafür nötige Software aktuell?

Technische Pannen sollten in einem gut vorbereiteten Meeting nicht vorkommen.

 

2. Agenda festlegen

Was kommt dieses Mal auf die Tagesordnung, was nicht? Dies ist enorm wichtig für die Planung. Wenn die Agenda vorher festgelegt ist und Themen auch mal nach Priorität auf die nächste Sitzung verschoben werden,

  • beschränken sich die Teilnehmer automatisch auf das Wesentliche
  • und machen sich vorher Gedanken, ob ihr Thema wirklich wichtig genug ist.

    Streichen Sie auch den beliebten Tagesordnungspunkt "Sonstiges", da hier meist unliebsame Überraschungen lauern, die Ihre zeitliche Planung zunichte machen kann.

    Tipp:

    Stellen Sie schon bei der Auswahl der Themen sicher, dass die behandelten Tagesordnungspunkte wirklich für alle relevant sind. Ist dies nicht der Fall, teilen Sie das Meeting. Besprechen Sie anfangs die Themen, die für alle relevant sind. Anschließend bleiben nur noch diejenigen im Raum, für die weiteren Themen relevant sind.

 

3. Begrüßung

Als Moderator ist es an Ihnen, die Teilnehmer zu begrüßen, sie ggf. untereinander vorzustellen und einen Einstieg in das Meeting zu geben. Beginnen Sie auf jeden Fall pünktlich. Und wenn sich Teilnehmer verspäten, warten Sie höchstens fünf Minuten!

 

4. Zielführende Moderation

Als Moderator ist es Ihre Aufgabe dafür zu sorgen, dass die Tagesordnung abgearbeitet wird, Beschlüsse festgehalten und die Zeit im Auge behalten wird. Als Moderator sind Sie dabei in einer neutralen Position. Sie verfolgen die Diskussion, erteilen oder entziehen das Wort, sammeln die Ergebnisse und fassen diese zusammen, leiten auf ein neues Thema über und erklären Sinn und Zweck der Diskussion. Gleichzeitig achten Sie darauf die Sitzungsregeln einzuhalten und unterstützen bei Workshops mit passenden Workshop-Methoden, wie z.B. Brainstorming, Mindmapping, Zeitachsen, Metaplan-Moderationen.

Tipp:

Neigen die Sitzungsteilnehmer dazu sich in ausufernden Details zu verlieren, sollten Sie das GEMO-Prinzip anwenden ("Good enough, move on") was soviel bedeutet wie "Ist das Ergebnis gut genug, können wir weitermachen?" Sie erreichen damit, dass die Teilnehmer reflektieren, ob alles wirklich Wichtige schon gesagt wurde. Anschließend können Sie die wesentlichen Ergebnisse schriftlich festhalten und sich dem nächsten Thema zuwenden.

 

5. Visualisierung

Die erfolgreichste Methode, um allen Teilnehmern den Ablauf und den Diskussionsstand "vor Augen zu halten" besteht in einer Visualisierung. Halten Sie daher zunächst die Tagesordnung schriftlich fest und visualisieren Sie anschließend alle gesammelten Argumente zu den besprochenen Themen auf einem Flipchart, Whiteboard oder auf Pinnwänden. Erstellen Sie eine Liste mit den besten Vorschlägen, sortiert nach Kategorien. Dies erleichtert die Bearbeitung von Problemstellungen enorm und durch die Dokumentation der Beschlüsse und Vereinbarungen sorgen Sie für eine systematische Vorgehensweise.

Tipp:

Machen Sie von Flipcharts abschließend Fotoprotokolle und versenden Sie diese an die Teilnehmer.

 

6. Störungen & unvorbereitete Teilnehmer

Ganz gleich, ob ein Handy klingelt, jemand zu spät kommt oder die Sekretärin dem Chef einen Zettel reicht: Benennen Sie die Störung kurz und begrüßen Sie ggf. die Person stellvertretend für alle Anwesenden. Mit diesem kleinen Trick schaffen Sie das fast Unmögliche: Die Aufmerksamkeit ist wieder bei Ihnen und Sie haben den Fortgang des Meetings erneut in der Hand!

Sie rufen ein Thema auf und bitten einen Teilnehmer um seinen Beitrag. Reaktion: Ein entsetztes Gesicht. Der hat es völlig vergessen. Ihre Reaktion: Nicht nervös werden, ist ja nicht Ihre Schuld. Einfach mal eine Peinlichkeitspause lassen, damit so was nicht mehr vorkommt.

 

7. Kein Fachchinesisch

Als Moderator sorgen Sie für die richtige Kommunikation. Bei gemischten Teams ist daher kein Platz für Fachbegriffe. Diese Spielregel müssen Sie als Moderator zu Beginn des Meetings bekannt geben und im weiteren Verlauf einfordern.

 

8. Zeitfenster einhalten

Grundsätzlich müssen Sie Ihren Zeitplan immer im Auge behalten. Nehmen Sie sich bei Zeitknappheit das Recht heraus, einzelne Punkte aus der Diskussion ...

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