06.08.2013 | Überzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen

Geld zurück? Verrechnung von SV-Beiträgen nach dem Lehrbuch

Wurden Beiträge falsch berechnet, muss korrigiert werden.
Bild: Haufe Online Redaktion

Nicht selten muss eine Entgeltabrechnung rückwirkend korrigiert werden. Wurden zu Unrecht oder zu hohe Sozialversicherungsbeiträge gezahlt, stellt sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Frage: Was tun, um das Geld zurück zu bekommen? Die Lösung ist meist eine Verrechnung.

Arbeitgeber können zu Unrecht gezahlte Beiträge mit künftigen Beitragsansprüchen aufrechnen. Dieser in der Sozialversicherung als "Verrechnung" bezeichnete Prozess ist Routine bei der monatlichen Entgeltabrechnung und Beitragszahlung. Er wird in der Regel ohne großen Aufwand über die Entgeltabrechnungsprogramme gesteuert.

Aber aufgepasst: Eine Verrechnung erfordert mehr als das bloße Absetzen überzahlter Beträge mit der nächsten Beitragsnachweisung. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger geben die Richtung vor. Bei unzulässiger Verrechnung droht unter Umständen die Wiedereinzahlung der Beiträge.

Grundsätze für die Verrechnung und Erstattung

Wie sich Arbeitgeber im Falle einer Beitragsüberzahlung verhalten sollten, geben die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger in den "Gemeinsamen Grundsätzen für die Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge aus einer Beschäftigung" vor. Dort ist geregelt, innerhalb welcher Zeitspannen was unter welchen Voraussetzungen zulässig ist.

Erstattungsantrag oder Verrechnung?

Der Arbeitgeber entscheidet, ob er zu Unrecht gezahlte Beiträge

  • gemeinsam mit dem Arbeitnehmer im Wege eines Erstattungsantrags zurückfordert oder

  • diese mit der laufenden Beitragszahlung verrechnet.

Die Verrechnung ist für Arbeitgeber weniger aufwendig, weil sie in der Regel automatisch über die Entgeltabrechnungssoftware erfolgt. Aber: es kann nur innerhalb bestimmter Fristen verrechnet werden.

Verrechnung überzahlter Beiträge nicht uneingeschränkt möglich

Überzahlte Beiträge in voller Höhe dürfen nur innerhalb von 6 Monaten und solche in nicht voller Höhe (Beitragsteile) innerhalb von 24 Monaten verrechnet - also innerhalb des Beitragsnachweis-Verfahrens abgewickelt - werden.

Die Frist bestimmt sich nach dem Beginn des mit falschen Beiträgen belegten Zeitraums. Der 6- bzw. 24-Monatszeitraum endet mit dem Kalendermonat, der dem Einreichen des Beitragsnachweises vorausgeht.

Beispiel 

Beitragsmonat

Problem

Letztmalige Verrechnungsmöglichkeit

Mai 2013

Beiträge (in voller Höhe) wurden irrtümlich entrichtet

Beitragsmonat November 2013

(Ende 6-Monatszeitraum am 31.10.2013)

Juni 2013

Beitragsteile wurden falsch berechnet

Beitragsmonat Juni 2015

(Ende 24-Monatszeitraum am 31.5.2015)

 

Voraussetzungen für eine Verrechnung

Der Arbeitgeber darf überzahlte Beiträge nur verrechnen, wenn

  • er sicherstellt, dass der Arbeitnehmer die von ihm getragen Beitragsanteile zurückerhält,

  • der Arbeitnehmer bei Verrechnung von Beiträgen in voller Höhe schriftlich erklärt, dass ihm kein Bescheid über eine Forderung eines Leistungsträgers (Krankenkasse, Pflegekasse, Rentenversicherungsträger, Agentur für Arbeit) vorliegt und

  • seit Beginn des Erstattungszeitraums keine Leistungen der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung gewährt wurden.

Bei der Verrechnung von Beitragsteilen muss sichergestellt sein, dass der überhöhte Betrag nicht der Bemessung von Geldleistungen an den Arbeitnehmer zu Grunde gelegt wurde. Indiz hierfür wäre, dass eine Bescheinigung des Arbeitgebers zur Berechnung des Kranken-/Übergangs- oder Mutterschaftsgeldes ausgestellt wurde.

Vorsicht: Verrechnung ausgeschlossen

Eine Beitragsverrechnung scheidet aus, soweit für den Erstattungszeitraum oder für Teile des Erstattungszeitraums eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung stattgefunden hat. In diesen Fällen ist zwingend ein Erstattungsantrag zu stellen.

Alternative: Erstattungsantrag

Sofern sich eine Verrechnung nicht anbietet, nicht zulässig oder z. B. wegen Zeitablaufs ausgeschlossen ist, werden zu Unrecht gezahlte Beiträge auf Antrag erstattet. Hierfür kann der offizielle "Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung" der Sozialversicherungsträger genutzt werden.

Der Erstattungsantrag - inzwischen in SEPA-tauglicher Form (s. News v. 20.2.2013) verfügbar - ist immer bei der zuständigen Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale) zu stellen.

Schlagworte zum Thema:  Beitragserstattung, Verrechnung, Überzahlung, SEPA

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