| ELStAM

Tipps, die den Übergang ins papierlose Zeitalter erleichtern

Papier-Lohnsteuerkarte - es war einmal...
Bild: Michael Bamberger

Seit dem Jahresbeginn 2013 können Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale - kurz: ELStAM - ihrer Arbeitnehmer abrufen und anwenden. Viele Arbeitgeber zögern jedoch noch mit dem Umstieg auf das ELStAM-Verfahren.

Im Rahmen der sog. gestreckten Einführung kann jeder Arbeitgeber den Einführungsmonat im Laufe des Jahres 2013 selbst bestimmen. Allerdings müssen die ELStAM in 2013 je Arbeitnehmer für mindestens einen Lohnabrechnungszeitraum abgerufen und angewendet werden, so dass grundsätzlich als spätester Umstiegszeitpunkt die Lohnabrechnung Dezember 2013 gewählt werden kann.

Trotz noch immer nicht beschlossenem Jahressteuergesetz 2013 - und damit fehlender Rechtsgrundlage für diese Streckung -, hält die Finanzverwaltung an dem gestuften Verfahren fest (vgl. BMF, Schreiben v. 19.12.2012, IV C 5 - S 2363/07/0002-03).

Tipps zum Umstieg auf das ELStAM-Verfahren

Das sog. ELStAM-Startschreiben vom 2. Oktober 2012 enthält insbesondere Ausführungen zur möglichen weiteren Anwendung der Lohnsteuerkarte 2010 oder sonstiger Papierbescheinigungen, solange der Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren in 2013 noch nicht anwendet. Enthalten sind auch zahlreiche Regelungen, die den Umstieg erleichtern sollen. Es gibt zwar keinen ELStAM-Umstieg auf Probe - trotzdem lassen sich Probleme und Ärger mit den Mitarbeitern minimieren:

1. Sukzessive Übernahme der Mitarbeiter in das ELStAM-Verfahren

Der Übergang zum ELStAM-Verfahren muss zu dem vom Arbeitgeber gewählten Zeitpunkt nicht zeitgleich für alle Arbeitnehmer erfolgen. Er kann die Umstellung auf den elektronischen Abruf zunächst auch nur für einen Teil der Mitarbeiter durchführen. Die stufenweise Anwendung der elektronischen Lohnsteuerkarte für die Lohnabrechnung seiner Arbeitnehmer muss der einzelne Arbeitgeber so durchführen, dass bis zum letzten im Jahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum der ELStAM-Abruf für alle Mitarbeiter vollzogen ist.

2. Sechsmonatige Kulanzfrist zur Anwendung der abgerufenen ELStAM

Der Arbeitgeber kann auf eine sofortige Anwendung der im Einführungszeitraum erstmals abgerufenen ELStAM einmalig verzichten. Statt dessen kann er den Lohnsteuerabzug für die Dauer von bis zu 6 Kalendermonaten weiter nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung durchführen. Ein Wechsel vor Ablauf der 6 Monate ist jederzeit möglich. Der 6-Monats-Zeitraum gilt auch dann, wenn dieser über das Ende des Einführungszeitraums (31. Dezember 2013) hinausreicht.

Für eine verzögerte Anwendung der erstmals abgerufenen ELStAM ist zwar grundsätzlich die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich. Diese muss aber weder aufgezeichnet noch zu den Lohnunterlagen genommen werden.

3. Prüfung der Lohnabrechnungsprogramme und Information der Arbeitnehmer

Während des Sechsmonatszeitraumes kann der Arbeitgeber insbesondere die Funktionsfähigkeit der eingesetzten Lohnabrechnungsprogramme absichern. Ferner ermöglicht diese Vorgehensweise, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die abgerufenen ELStAM zur Überprüfung vorab mitteilt. Hierfür - aber auch für eine spätere Prüfung der ELStAM – hat die Finanzverwaltung den Vordruck "Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)" bereitgestellt, den Sie hier herunterladen können.

Schlagworte zum Thema:  Zertifizierung, Lohnsteueranmeldung, ELStAM, Lohnsteuerkarte

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