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10.06.2013 | Serie SEPA-Überweisung in der Entgeltabrechnung

SEPA-Umstellung: Notwendige Maßnahmen im Personalmanagement

Serienelemente
Lohnabrechnung: Überweisungen an die Mitarbeiter künftig nur noch mit IBAN und BIC
Bild: Haufe Online Redaktion

Die Bankverbindungen der Mitarbeiter für die Überweisungen der Lohn- und Gehaltszahlungen lassen sich oft nicht so einfach ermitteln. Hier hat sich ein Anschreiben an die Belegschaft bewährt, oft gekoppelt mit der Entgeltabrechnung, in welchem der Beschäftigte aufgefordert wird, IBAN und BIC der Personalabteilung mitzuteilen.

Voraussichtlich wird für den inländischen Zahlungsverkehr nach dem 1. Februar 2014 die IBAN ausreichend sein, dennoch ist eine vollständige Erhebung der Informationen inklusive BIC ratsam. Die Unternehmen sollten bereits jetzt beginnen, die Lohn- und Gehaltszahlungen schrittweise auf das SEPA-Verfahren umzustellen. Spätestens ab 1. Februar 2014 können Überweisungen nach dem alten Verfahren nicht mehr am elektronischen Zahlungsverkehr teilnehmen.

Maßnahmen des Human Resource Management zur SEPA-Umstellung

  • Ergänzung der Unternehmensangaben auf den Geschäftspapieren um IBAN und BIC der jeweiligen  Bankverbindung;
  • Prüfung der SEPA-Fähigkeit aller zahlungsrelevanten Softwarelösungen: Finanzbuchhaltungs- und Entgeltabrechnungssystem, Bankingsoftware etc.;
  • Gegebenenfalls Anpassung an das SEPA-Verfahren:++ Neue Datenbankfelder für IBAN und BIC++ Einbindung des neuen einheitlichen SEPA-Datenformats ISO 20022 XML für beleglose SEPA-Überweisungen
  • Aktualisierung der Bankverbindungsdaten aller Zahlungsempfänger, wie Beschäftigte, SV-Träger, Direktversicherer oder Pensionskassen: ++ Diverse Banken bieten an, die Kontendaten in IBAN und BIC zu konvertieren (SEPA Account Converter/IBAN-Rechner), ++ Es empfiehlt sich, die IBAN/BIC von jedem Mitarbeiter anzufordern; diese Daten werden - neben der Lohnüberweisung - für die Reisekostenerstattung benötigt;
  • Test der SEPA-Überweisung.

(Der Autor, Herr Michael Paatz, ist Geschäftsführer der profibu GmbH - dem führenden Anbieter von Payroll-Dienstleistungen in Deutschland)

Michael Paatz, Gesellschafter-Geschäftsführer der profibu GmbH

IBAN, BIC, HR-Management, SEPA

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