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28.08.2013 | Serie Reisekostenreform 2014: Das BMF-Entwurfschreiben

Wann der Betriebsrat mitbestimmt

Serienelemente
Vor der Unterschrift: Was mit dem Betriebsrat in einer Reisekostenrichtlinie zu vereinbaren ist.
Bild: Haufe Online Redaktion

Das neue Reisekostenrecht hat nicht alleine steuerrechtliche Auswirkungen. Wann Arbeitgeber den Betriebsrat beteiligen müssen und was sinnvoll in einer Betriebsvereinbarung zu regeln ist, erklärt Volker von Alvensleben, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei DLA Piper.

Steuerliche Neuregelungen führen normalerweise nicht dazu, dass Arbeitgeber ihre betriebliche Praxis ändern müssen. Sofern Arbeitgeber aber hinsichtlich der Handhabung von Reisekosten auf die bisher geltenden Regelungen Bezug genommen haben, zum Beispiel bei der Erstattung von Verpflegungsmehraufwand, kann jedoch ein Änderungsbedarf bestehen.

Betriebsrat nach § 87 BetrVG zu beteiligen

Regelungen zu Reisekosten können Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach § 87 BetrVG auslösen. Bei Regelungen zu Dienstreisen, beispielsweise hinsichtlich ihrer Beantragung, der nutzbaren Verkehrsmittel und der anfallenden Spesen, handelt es sich der Sache nach um Arbeitsverhalten, das in Abgrenzung zum sogenannten Ordnungsverhalten nicht der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG unterliegt. Allerdings können Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 4 und 10 BetrVG bestehen.

Ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG wird ausgelöst, wenn Rahmenbedingungen der Auszahlung von Reisekosten und Spesen festgelegt werden. Erfasst sind hiervon unter anderem Regelungen, die bestimmen, zu welchem Zeitpunkt die Reisekosten erstattet werden.

Aufwendungsersatz oder zusätzliches Entgelt

Darüber hinaus kann ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG bestehen. Dies richtet sich danach, ob Leistungen mit Entgeltcharakter gewährt werden, also vermögenswerte Leistungen und Zuwendungen als Gegenleistung für eine Leistung des Beschäftigten erbracht werden. Leistungen mit Entgeltcharakter liegen nicht vor, soweit lediglich Aufwendungsersatz für Reisekosten gewährt wird. Dagegen weisen Zahlungen, die aus Anlass von Dienstreisen erfolgen und nicht der Abgeltung entstandener Unkosten dienen, Entgeltcharakter auf und unterliegen daher der Mitbestimmung. Im Falle einer Betriebsvereinbarung sollte daher zwischen den zu ersetzenden Aufwendungen und darüber hinausgehenden Leistungen unterschieden werden. 

Sinnvoller Inhalt einer Betriebsvereinbarung

Auch soweit für Reisetätigkeiten lediglich Aufwendungsersatz gewährt wird, der als solcher nicht der Mitbestimmung unterliegt, können Regelungen hierzu im Rahmen einer Betriebsvereinbarung getroffen werden, um nachträglichen rechtlichen Auseinandersetzungen vorzubeugen. Zu empfehlen sind eindeutige Bestimmungen zum Abrechnungsverfahren, den erforderlichen Belegen, dem Zeitpunkt des Einreichens, zur Höhe der übernommenen Kosten und/oder dem angemessenen Transportmittel und zur etwaigen Nutzung von Dienstwagen. So kann beispielsweise die Höhe des Aufwendungsersatzes auf den Fahrpreis 2. Klasse für eine Fahrt mit der Deutschen Bahn begrenzt oder das Ausfüllen eines unternehmenseigenen Antragsformulars unter Beilegung der Originalbelege verlangt werden.

Soweit zum 01. Januar 2014 die betriebliche Reisekostenpraxis neu geregelt werden soll, empfehle ich, möglichst frühzeitig entsprechende Vorbereitungen zu treffen, da die Dauer für den Abschluss einer Betriebsvereinbarung vom Einzelfall abhängt.

 

Autor: Volker von Alvensleben, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei DLA Piper UK LLP in Hamburg

Haufe Online-Redaktion

Mitbestimmung, Reisekosten, Doppelte Haushaltsführung, Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand

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