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18.11.2014 | Serie Reisekostenreform 2014: Ergänztes BMF-Schreiben

Mahlzeitengestellung und Spesenkürzung

Serienelemente
Schon eine ("lohnsteuerliche") Mahlzeit oder bloß ein belegtes Brötchen?
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Einer der größten Problembereiche der Reisekostenreform ist der lohnsteuerliche Ansatz von Mahlzeiten und die daraus neuerdings regelmäßig resultierende Spesenkürzung. Hier schafft der neue Erlass etwas mehr Klarheit - wirkt aber gleichzeitig auch verschärfend.

Übliche Mahlzeiten mit einem Preis bis 60 Euro, die einem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellt werden, sind nicht zu besteuern, wenn der Mitarbeiter für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte. Die für den Tag der Auswärtstätigkeit in Betracht kommende Verpflegungspauschale ist allerdings wegen der Mahlzeitengestellung des Arbeitgebers auch in diesem Fall wie folgt zu kürzen:

  • um 20 Prozent für ein Frühstück und
  • um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen

der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Tagespauschale.

Kürzung auch bei geschäftlicher Bewirtung

Die Grundsätze zur Kürzung der Bewirtung gelten auch bei Auslandsreisen und auch, wenn der Arbeitnehmer an einer geschäftlichen veranlassten Bewirtung teilnimmt. Gekürzt wird immer dann, wenn die Mahlzeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird. Hingegen fehlt es bei einem Arbeitsessen eines Dritten in aller Regel an einer "durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit"; in diesem Fall sind die Verpflegungspau­schalen nicht zu kürzen.

Bewirtung im Flugzeug oder auf dem Schiff

Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die zum Beispiel im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket einschließlich der Verpflegung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird - so der neue Reisekostenerlass des Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014.

Mahlzeiten, die Spesenkürzung auslösen

Der ergänzte Reisekostenerlass des Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014 stellt klar, dass auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss wie belegte Brötchen, Kuchen oder Obst, der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein kann, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.

Mahlzeit bleibt Mahlzeit – auch ohne Verzehr

Unbeachtlich im Hinblick auf die gesetzlich vorgeschriebene pauschale Kürzung der Verpflegungspauschalen ist, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Mitarbeiter tatsächlich eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag. Die Kürzung kann in diesen Fällen nur dann unterbleiben, wenn der Arbeitgeber die entsprechende Mahlzeit abbestellt oder der Mitarbeiter die Mahlzeit selber veranlasst und bezahlt

Eine Essensmarke ist (noch) keine Mahlzeit

Weiterhin wurde im neuen Reisekostenerlass des Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014 ergänzt, dass es sich bei der Ausgabe von Essensmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters in der Regel nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit handelt, sondern lediglich um eine Verbilligung der vom Mitarbeiter selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit.

(Quelle: Bundesfinanzministerium, ergänztes Einführungsschreiben zur Reisekostenreform 2014 vom 24. Oktober 2014, IV C 5 - S 2353/14/10002.)

Haufe Online Redaktion

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Reisekosten, Mahlzeitengestellung, Verpflegungspauschale

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