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Wenn alles noch ausgedruckt, gelocht und abgeheftet wird in der Personalabteilung, wird einfach zu viel Zeit für Administratives verschwendet. Bild: Michael Bamberger

Für Laien aber auch für Profis hält die Entgeltabrechnung manche Überraschung bereit. Diesen geht Robert Knemeyer, Personalberater und Interim-Manager, nach. Heute: Bei welchen Prozessen Sie viel Zeit einsparen können und so Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten freimachen.

Seit Jahren schon wird über das Thema Wertschöpfung in der Personalabteilung diskutiert. Dabei wird oft in Relation gesetzt, dass die Wertschöpfung niedrig ist, wenn die Personalabteilung noch sehr viele administrative Tätigkeiten und Prozesse ausführt. Die Kapazitäten, die dafür verschwendet werden, können dann eben nicht besser eingesetzt werden. 

Prozessmanagement in HR: "Das machen wir doch schon immer so!"

Eine Schwierigkeit in der Praxis besteht darin, dass viele Tätigkeiten und Prozesse schon einige Jahre so gemacht werden und diese damit selten in Zweifel gezogen werden. Gerne wird dazu der Slogan ausgegeben: "Das machen wir doch schon immer so!" Gleichzeitig besteht der Eindruck, dass mit steigender Betriebszugehörigkeit, die Fähigkeit zur Veränderung zwar da ist, aber kaum Ideen produziert werden.

Zehn Indizien für ineffiziente Personalarbeit

Hier habe ich ein paar echte Praxisbeispiele aus den vergangenen fünf Jahren zusammengetragen, die definitiv in diese Kategorie gehören. Allerdings sind nur Eindrücke aus Firmen dabei, die mehr als 500 Mitarbeiter haben. Kleinere Unternehmen sind nicht vertreten.

Hier also zehn sichere Indizien dafür, wann die Personalabteilung zu administrativ arbeitet und sich deswegen weniger um wertschöpfende Tätigkeiten kümmern kann:


  • Platz 10: Es gibt zwar ein tolles IT-System in der Personalabteilung, weil aber niemand richtig dazu geschult wurde, wird es nur zu 20 Prozent genutzt. Stattdessen wird mit Excel gearbeitet.
  • Platz 9: Es wird alles ausdruckt, gelocht, sortiert und abgelegt, obwohl es im HR-IT-System bereits digital erstellt und gespeichert worden ist.
  • Platz 8: Die Personalnummern werden nicht automatisch vom Abrechnungsprogramm vergeben, sondern dazu wird in Excel eine Datei permanent gepflegt, in der die Nummern manuell vergeben und eingetragen werden.
  • Platz 7: Das Programm für die Zeiterfassung ist nicht automatisch mit dem Abrechnungsprogramm verbunden, sodass die Zeitdaten nicht automatisch übertragen werden können.
  • Platz 6: Die Gehaltsabrechnungen werden in der Personalabteilung selbst gedruckt, von Hand gefaltet, manuell kuvertiert und dann persönlich verteilt.
  • Platz 5: Es sind mehrere HR-IT-Systeme im Einsatz, aber es besteht keine Verbindung durch eine Schnittstelle, sodass übereinstimmende Daten mehrfach in verschiedenen Systemen manuell erfasst werden müssen.
  • Platz 4: Für das Erstellen eines Arbeitszeugnisses werden zwei Stunden benötigt, weil ein Buch mit Zeugnisbausteinen genutzt wird, die dann abgeschrieben werden.
  • Platz 3: Die Zeiterfassung wird noch mit echten Stempelkarten vorgenommen, die dann manuell ausgerechnet werden. Die Ergebnisse werden anschließend im Abrechnungsprogramm erfasst – ebenfalls manuell, versteht sich.
  • Platz 2: Die Urlaubsanträge werden auf Papier mit dreifachem Durchschlag gestellt. Die Anträge müssen dann wiederum manuell in einem Programm erfasst werden.


Und das sicherste Anzeichen dafür, dass HR mit administrativen Tätigkeiten Zeit verschwendet, die dann für echte Wertschöpfung fehlt:


  • Platz 1: Es werden jede Woche mit Excel und Power Point manuell Reports erstellt und verschickt, die ohnehin niemand liest.


Was meinen Sie?

Haben Sie auch schon Erfahrungen mit Prozesse gemacht, die nicht so ablaufen, wie sie idealerweise ablaufen könnten?

Dann freuen wir uns auf Ihre Kommentare und Anmerkungen.

Schlagworte zum Thema:  Prozessmanagement, HR-Software, Entgelt, Sozialversicherung, Lohnsteuer

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