02.12.2013 | Serie Reisekostenreform 2014: Die endgültigen Neuregelungen

Neue Pauschalierungsmöglichkeit für "verbleibende" Mahlzeiten

Serienelemente
"Verbleibende" Mahlzeiten können mit dem Sachbezugswert pauschal versteuert werden
Bild: PhotoDisc Inc.

Stehen dem Arbeitnehmer dem Grunde nach keine Verpflegungsmehraufwendungen zu, scheidet eine Kürzung der Verpflegungspauschalen beim Arbeitnehmer aus. Der Gesetzgeber verlangt dann - wie bisher - die Besteuerung der vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt gewährten Verpflegung bis zu einem Gesamtwert von 60 EUR.

Der geldwerte Vorteil der üblichen Mahlzeit ist nach dem Gesetz mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen (1,63 EUR Frühstück bzw. 3 EUR Mittag- und Abendessen). Die nach dem alten Reisekostenrecht alternative Bewertung mit den tatsächlichen Kosten ist nicht mehr zulässig. Bei den – mangels kürzbarer Verpflegungspauschale - zu versteuernden Mahlzeiten besteht die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung mit 25 %. Es handelt sich um eine Kann-Vorschrift: Das Lohnbüro kann stattdessen den lohnsteuerpflichtigen Sachbezug aus einer Arbeitgeberbewirtung während dienstlicher Reisetätigkeiten bei der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers dem individuellen Lohnsteuerabzug unterwerfen. Die pauschale oder individuelle Versteuerung kommt als Ausnahmefall in Betracht, wenn

  • der Arbeitnehmer ohne Übernachtung nicht mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist,
  • der Arbeitgeber die Abwesenheitszeit nicht überwacht bzw. nicht kennt oder
  • die Dreimonatsfrist für den Ansatz der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen abgelaufen ist.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer nimmt an einer halbtägigen auswärtigen Seminarveranstaltung teil. Der Arbeitgeber hat für die teilnehmenden Arbeitnehmer neben dem Seminar auch ein Mittagessen gebucht und bezahlt. Aufzeichnungen über die Abwesenheitszeiten der Arbeitnehmer von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte hat der Arbeitgeber nicht geführt.

Ergebnis: Mangels Aufzeichnungen kann weder eine Verpflegungspauschale gewährt noch gekürzt werden. Der Arbeitgeber kann das den Mitarbeitern zur Verfügung gestellte Mittagessen aber in Höhe des Sachbezugswerts (2014: 3 EUR) pauschal mit 25% besteuern.

Neue Bescheinigungspflicht "Großbuchstabe M"

Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Mitarbeiter auf einer Auswärtstätigkeit eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe M aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Die Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr. Es kommt auch nicht darauf an, ob eine Besteuerung der Mahlzeiten unterblieben ist oder die Mahlzeit pauschal mit 25% besteuert wurde.

Aufzeichnungserleichterungen in besonderen Fällen

Hat das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag des Arbeitgebers für steuerfreie Reisekostenvergütungen bzw. einen steuerfreien Reisekostenersatz bei doppelter Haushaltsführung eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen, gilt diese Aufzeichnungserleichterung bis zum 31.12.2015 auch für den Großbuchstaben M, der in diesem Fall auch nicht in der Lohnsteuerbescheinigung angegeben werden muss.

(Vgl. BMF, Schreiben vom 30.September 2013, IV C 5 - S 2353/13/10004)

Schlagworte zum Thema:  Reisekosten, Lohnsteuerpauschalierung, Mahlzeitengestellung, Doppelte Haushaltsführung, Erste Tätigkeitsstätte, Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand

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