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15.11.2013 | Serie Jahreswechsel 2013/2014

Neues Meldeverfahren für Arbeitsbescheinigungen – BEA startet 2014

Serienelemente
Mit "BEA" gehen 2014 Arbeitsbescheinigungen elektronisch an die BA
Bild: Haufe Online Redaktion

Der Piloteinsatz für das BEA-Verfahren zur elektronischen Übermittlung der Arbeitsbescheinigungen verlief erfolgreich. Nun soll BEA 2014 flächendeckend an den Start gehen - mit Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Mit dem BEA-Verfahren (=Bescheinigungen Elektronisch Annehmen) kommt für Arbeitgeber ein neues Verfahren zur elektronischen Übermittlung der Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen für die Bundesagentur für Arbeit (BA). Auch Arbeitsbescheinigungen im Rahmen von Auslandstätigkeiten (nach über- und zwischenstaatlichem Recht) können damit gesendet werden.

Arbeitsbescheinigung wird nur noch anlassbezogen ausgestellt

Die Arbeitsbescheinigung ist durch die Arbeitgeber nur noch auf Verlangen des Arbeitnehmers oder der BA auszustellen. Durch die lediglich anlassbezogene Ausstellung entfällt seit Oktober 2013 die bisherige Pflicht zur grundsätzlichen Ausstellung bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Teilnahme am BEA-Verfahren ist freiwillig

Allgemein begrüßt wird seitens der Arbeitgeber, dass die Teilnahme am neuen BEA-Verfahren keine Pflicht ist. Es ist also bei Bedarf weiterhin ohne weiteres möglich, die Bescheinigungen in Papierform auszustellen. Die elektronische Übermittlung spart jedoch Aufwand und Zeit: Den Arbeitgebern, die das BEA-Verfahren nutzen wollen, stehen alle Daten für die relevanten Bescheinigungen bereits in ihren Entgeltabrechnungsprogrammen zur Verfügung.

Hinweis: Betroffenen Arbeitnehmer können der elektronischen Übermittlung der Arbeitsbescheinigung widersprechen.

Allgemein rechnen die Experten aber nur mit einer sehr geringen Zahl von Arbeitnehmer-Widersprüchen.

Datenübermittlung erfolgt nur an die Bundesagentur für Arbeit

In der ersten Stufe ist die Annahme der Dateien bei der BA möglich. Für das Verfahren hat die BA eine neue Annahmestelle mit der Betriebsnummer BBNR 76665732 eingerichtet. Dort erfolgt eine Dokumentation der gelieferten Daten als PDF für die eAkte in der Arbeitsverwaltung. Die übermittelten Daten werden ausschließlich bei der Arbeitsverwaltung gespeichert und können dort nur von Mitarbeitern eingesehen und genutzt werden, die mit der Bearbeitung von Arbeitslosengeld betraut sind.

Arbeitnehmer erhält Kopie der Arbeitsbescheinigung von der BA

Nach Dateneingang bei der BA wird die Bescheinigung als PDF-Ausdruck auch an den Arbeitnehmer übermittelt. Diese Aufgabe entfällt damit bei den Arbeitgebern. Mit der Kopie erhält der Arbeitnehmer sofort Kenntnis vom Inhalt der Bescheinigung und kann bei Bedarf Korrekturen durch den Arbeitgeber veranlassen.

BEA nutz etabliertes SV-Meldeverfahren

Das neue BEA-Verfahren nutzt die bestehenden Meldewege der Sozialversicherung (DEÜV-Meldeverfahren). Die Software zur Entgeltabrechnung wird im Regelfall in Kürze das neue Meldemodul beinhalten. Auch wer keine „große“ Lösung in der Entgeltabrechnung nutzt, kann z. B. per sv-net die Bescheinigungen elektronisch an die BA senden.

BEA-Verfahren wird ausgebaut

Das BEA-Verfahren startet am 1.1.2014 in 1. Stufe mit einer "schlanken" Version.

Erst ab 1.5.2014 wird mit dem Einsatz der 2. Stufe geplant. Dann soll zusätzlich ein Abgleich mit vorherigen Meldungen möglich sein. Ebenfalls zu diesem Zeitpunkt soll es auch für Arbeitnehmer möglich sein, eine "Kopie" der Meldung des Arbeitgebers downloaden zu können.

In einer 3. Stufe ab 2015 sollen die elektronischen Daten direkt über eine Schnittstelle in die Systeme der BA übernommen werden.

Haufe Online-Redaktion

Arbeitsbescheinigung, Meldeverfahren, Bundesagentur für Arbeit, Arbeitslosengeld, Jahreswechsel, Sozialversicherung, Jahresabschlussarbeit

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