Auch bei "kurzen" Meetings im EU-Ausland ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Bild: GOODSHOOT

Ab 2019 soll das neue maschinelle Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 für Arbeitgeber verpflichtend werden. Bereits jetzt zeichnet sich ab, dass die Umsetzung eine erhebliche Herausforderung für Arbeitgeber bedeutet. Eine erste Zwischenbilanz.

A1-Bescheinigung schützt vor doppelter Beitragszahlung

Sofern ein Auftrag im Ausland mit dem eigenen Personal abgewickelt werden soll, wären neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig. Um diese Doppelverbeitragung zu vermeiden, sehen die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts vor, dass bei einer Entsendung in einen anderen EU-Staat oder nach Island, Liechtenstein, Norwegen beziehungsweise in die Schweiz unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin allein die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Dies muss der entsandte Mitarbeiter im Beschäftigungsstaat mit einer A1-Bescheinigung nachweisen.

A1-Bescheinigung ab 2019 verpflichtend elektronisch zu beantragen

Bereits seit dem 1.1.2018 können A1-Bescheinigungen aus einigen Abrechnungsprogrammen beantragt werden. Ab dem 1.1.2019 wird die maschinelle Beantragung verpflichtend. Durch die Umsetzung wird vielen Arbeitgebern deutlich, dass sie von dem Verfahren stärker betroffen sind als bislang angenommen. Zudem besteht in vielen Fällen die Notwendigkeit, die internen Prozesse anzupassen.

Entsendebescheinigung A1 auch bei kurzen Dienstreisen erforderlich

Eine wesentliche Erkenntnis ist, dass auch bei kurzen Entsendungen ins EU-Ausland eine A1-Bescheinigung notwendig ist. Eine zeitliche Toleranzgrenze sehen die Rahmenbedingungen nicht vor. Eine Entsendung liegt nicht nur vor, sofern der Mitarbeiter im Rahmen eines Projektes für ein Jahr ins Ausland geht. Jedes Meeting, jeder Workshop, selbst das Tanken während der Dienstzeit im EU-Ausland erfordert nach den gesetzlichen Rahmenbedingungen eine A1-Bescheinigung. Anderenfalls können bei Kontrollen Probleme drohen. So kann z. B. der Zutritt zum Firmen- oder Messegelände verweigert werden.

Zeitkritischer Prozess bei Krankenkassen und Arbeitgebern

Wird in all den angeführten Fällen künftig eine A1-Bescheinigung beantragt, werden die Antragszahlen erheblich steigen. Dies bedeutet wiederum eine Herkulesaufgabe für die Krankenkassen. Zudem müssen Lösungen gefunden werden für den zeitkritischen Prozess bei kurzfristigen Dienstreisen. Selbst bei einer vollmaschinellen Bearbeitung des Antrages ist fraglich, ob der gesamte technische Prozess binnen Minuten oder wenigen Stunden realisiert werden kann.

Dienstreisen werden oftmals nicht in der Entgeltabrechnung bearbeitet

Beklagt wird auch, dass das neue Verfahren im Entgeltabrechnungsprogramm eingebunden wurde. Oftmals werden Dienstreisen organisatorisch nicht in der Entgeltabrechnung betreut. Insbesondere der Impuls, also der geplante Beginn der Dienstreise in das EU-Ausland, erfolgt mitunter nicht unter Einbindung der entgeltabrechnenden Stelle.

Schnittstellen innerhalb der Betriebsstrukturen erforderlich

In Fällen einer organisatorischen Abwicklung außerhalb der für die Abrechnung zuständigen Abteilung sind Voraussetzungen zu schaffen, damit Mitarbeiter, die bislang keinen Bezug zum Entgeltabrechnungsprogramm haben, das maschinelle A1-Verfahren spätestens ab 2019 durchführen können. Zudem müssen Schnittstellen geschaffen werden, damit die Antragsdaten und die zurückgemeldete A1-Bescheinigung zwischen beiden Bereichen transferiert werden können.

A1 Formular: Verstärkte Prüfungen im EU-Ausland deutlich spürbar

Neben den internen Herausforderungen berichten Arbeitgeber von verstärkten Prüfungen im EU-Ausland. Mitarbeiter werden an Flughäfen abgefangen oder die Prüfer lassen sich an der Hotelrezeption die Gästeliste zeigen und gehen gezielt auf Dienst- und Geschäftsreisende zu. Liegt die A1 nicht vor, drohen empfindliche Verwarnungsgelder.

A1: Österreich und Frankreich akzeptieren als Nachweis den Antrag

Insbesondere in Österreich und Frankreich nehmen die Prüfungen zu. Hier gibt es allerdings einen Kompromiss. Derzeit wird von einer Geldstrafe abgesehen, sofern nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor Antritt der Dienstreise beantragt wurde.

Konzeptionelle Lösungen müssen her

Es muss insoweit von politischer Seite bewertet werden, ob das Verfahren wirklich ab 2019 verpflichtend umzusetzen ist. Zudem muss grundsätzlich hinterfragt werden, ob dieses Verfahren der bestehenden Mobilität innerhalb der EU noch gerecht wird.

Antrag auf A1 Bescheinigung: Krankenkasse oder Rentenversicherung?

Der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung ist grundsätzlich bei der Krankenkasse zu stellen. Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert, ist die Deutsche Rentenversicherung für den Antrag zuständig. Soweit dieser Arbeitnehmer zusätzlich berufsständisch versorgt ist, ist der Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zu senden.

Achtung: Für die Beantragung der A1-Bescheinigung ist jedoch zwischen einer Entsendung und einer "gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten" zu unterscheiden, da sich daraus unterschiedliche Zuständigkeiten innerhalb der Sozialversicherung ergeben können. Hier finden Sie Details zur Abgrenzung einer Entsendung zu einer gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten.



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Schlagworte zum Thema:  Entsendung, Sozialversicherung, Meldeverfahren

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