A1 Bescheinigung bei Entsendung

Seit 2019 haben Arbeitgeber das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 zu nutzen. Neben einer elektronischen Antragsbestätigung sind weitere Änderungen im A1-Verfahren geplant. Diese sollen zum Jahreswechsel 2019/2020 inkrafttreten.

A1-Bescheinigung schützt vor doppelter Beitragszahlung

Sofern ein Auftrag im Ausland mit dem eigenen Personal abgewickelt werden soll, wären neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig. Um diese Doppelverbeitragung zu vermeiden, sehen die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts vor, dass bei einer Entsendung in einen anderen EU-Staat oder nach Island, Liechtenstein, Norwegen beziehungsweise in die Schweiz unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin allein die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Dies muss der entsandte Mitarbeiter im Beschäftigungsstaat mit einer A1-Bescheinigung nachweisen.

A1-Bescheinigung: Ausnahmeregelung bis 30. Juni 2019

Bereits seit dem 1. Januar 2018 konnten A1-Bescheinigungen aus einigen Abrechnungsprogrammen beantragt werden. Seit dem 1. Januar 2019 ist das Antrags- und Bescheinigungsverfahren für Arbeitgeber verpflichtend. Aufgrund der nachstehend beschriebenen Herausforderungen bei der Umsetzung des Verfahrens haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in der Besprechung zum gemeinsamen Meldeverfahren am 28. Juni 2018 eine Amnestieregelung geschaffen. Hiernach können Arbeitgeber trotz der bestehenden Verpflichtungen Anträge im begründeten Einzelfall bis zum 30. Juni 2019 weiterhin in Papierform stellen.

Entsendebescheinigung A1 auch bei kurzen Dienstreisen erforderlich

Eine wesentliche Erkenntnis ist, dass viele Arbeitgeber, insbesondere bei kurzfristigen und kurzzeitigen Dienstreisen in das EU-Ausland, bislang in der Regel keine A1-Bescheingung beantragt haben. Doch auch bei kurzen Entsendungen ins EU-Ausland ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Eine zeitliche Toleranzgrenze sehen die Rahmenbedingungen nicht vor.

Auch stundenweiser Aufenthalt im EU-Ausland ist eine Entsendung

Eine Entsendung liegt nicht nur vor, sofern der Mitarbeiter im Rahmen eines Projektes für ein Jahr ins Ausland geht. Jedes Meeting oder auch jeder Workshop im EU-Ausland erfordert nach den gesetzlichen Rahmenbedingungen grundsätzlich eine A1-Bescheinigung. Andernfalls können bei Kontrollen Probleme drohen. So kann zum Beispiel der Zutritt zum Firmen- oder Messegelände verweigert werden.

Erheblicher Anstieg der Antragszahlen und zeitkritischer Prozess

Die Krankenkassen, Rentenversicherungsträger und die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen verzeichnen seit dem 1. Januar 2019 einen erheblichen Anstieg der Antragszahlen. Die Anzahl hat sich im Vergleich zu den Vorjahren mehr als verzehnfacht. Bei großen Krankenkassen gehen mitunter über 1.000 elektronische Anträge pro Tag ein. Dies erschwert den Prozess insbesondere bei kurzfristigen Dienstreisen. Selbst bei einer vollmaschinellen Bearbeitung des Antrages ist fraglich, ob der gesamte technische Prozess binnen weniger Stunden realisiert werden kann.

Dienstreisen werden oft nicht in der Entgeltabrechnung bearbeitet

Beklagt wird von Arbeitgebern mitunter auch, dass das Verfahren im Entgeltabrechnungsprogramm eingebunden wurde. Oftmals werden Dienstreisen organisatorisch nicht in der Entgeltabrechnung betreut. Insbesondere der Impuls, also der geplante Beginn der Dienstreise in das EU-Ausland, erfolgt mitunter nicht unter Einbindung der Entgelt abrechnenden Stelle.

A1 Bescheinigung: Schnittstellen innerhalb der Betriebsstrukturen erforderlich

In Fällen einer organisatorischen Abwicklung außerhalb der für die Abrechnung zuständigen Abteilung sind Voraussetzungen zu schaffen, damit Mitarbeiter, die bislang keinen Bezug zum Entgeltabrechnungsprogramm haben, das maschinelle A1-Verfahren durchführen können. Zudem müssen Schnittstellen geschaffen werden, damit die Antragsdaten und die zurückgemeldete A1-Bescheinigung zwischen beiden Bereichen transferiert werden können.

A1 Formular: Verstärkte Prüfungen im EU-Ausland spürbar

Neben den internen Herausforderungen berichten Arbeitgeber von verstärkten Prüfungen im EU-Ausland. Mitarbeiter werden an Flughäfen abgefangen oder die Prüfer lassen sich an der Hotelrezeption die Gästeliste zeigen und gehen gezielt auf Dienst- und Geschäftsreisende zu. Liegt die A1 nicht vor, drohen empfindliche Verwarnungsgelder.

A1: Österreich und Frankreich akzeptieren als Nachweis den Antrag

Insbesondere in Österreich und Frankreich nehmen die Prüfungen zu. Hier gibt es allerdings einen Kompromiss. Von einer Geldstrafe wird abgesehen, sofern nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor der Entsendung beantragt wurde.

A 1: Vereinzelte Papieranträge ab 1. Januar 2019 nicht vermeidbar

Aufgrund der genannten Herausforderungen kann es in der ersten Phase des neuen elektronischen Dialogverfahrens trotz der Bemühungen der Arbeitgeber, Softwareersteller und der Sozialversicherung in der Fläche vereinzelt zu Problemen kommen. Arbeitgeber werden möglicherweise im Einzelfall auch nach dem 1. Januar 2019 noch nicht in der Lage sein, maschinelle Anträge zu stellen. In der Konsequenz werden diese auf etablierte Wege und auf den Papiervordruck zurückgreifen.

A 1: Ausnahmeregelung in den gemeinsamen Grundsätzen bis zum 30. Juni 2019

Um eine Zurückweisung von Papieranträgen ab dem 1. Januar 2019 zu vermeiden, haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in den Gemeinsamen Grundsätzen zum A1-Verfahren eine Ausnahmeregel geschaffen. Hiernach kann in begründeten Einzelfällen der Arbeitgeber bis zum 30. Juni 2019 weiterhin die A1-Bescheinigung mit dem bestehenden Vordruck in Papierform beantragen. Dies gilt für alle Anträge gegenüber den Krankenkassen, der Deutschen Rentenversicherung, der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen sowie für Anträge, die die DVKA im Rahmen von Ausnahmevereinbarungen entgegen nimmt.

Neuer Arbeitskreis A1 zur Ausgestaltung des Verfahrens

Mit der Gründung des neuen Arbeitskreises A1 soll erreicht werden, dass Vertreter der antragsannehmenden Stellen mit Arbeitgebervertretern und Experten der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung Anpassungen im Verfahren gemeinsam bewerten und praxisgerecht umsetzen. Am 12. Dezember 2018 war der Startschuss für die erste Sitzung des Arbeitskreises.

A 1: Drei Themenschwerpunkte auf der Agenda

Wichtigstes Anliegen der Teilnehmenden war die Ausgestaltung der elektronischen Antragsbestätigung für Entsendungen nach Österreich und Frankreich. Zudem war zu bewerten, ob nach dem Vorbild Dänemarks auch Deutschland sich dazu entschließt, in der A1-Bescheinigung ein Authentifizierungsmerkmal aufzunehmen, um das Dokument fälschungssicherer auszugestalten. Der dritte Punkt war die Festlegung einer Stornorelevanz. Das Verfahren soll nicht durch eine zu hohe Anzahl vermeidbarer Stornierungsmeldungen belastet werden.  

Authentifizierungsmerkmal in der A1-Bescheinigung

Zur Steigerung der Fälschungssicherheit hat die Verwaltungskommission den EU-Mitgliedsstaaten empfohlen, auf der A1-Bescheinigung eine Serien- oder Identifizierungsnummer vorzusehen. Dänemark hat dies bereits im Jahr 2014 umgesetzt.

Der Arbeitskreis hatte Zweifel, ob durch diese Maßnahme die A1 fälschungssicherer wird. Zudem müsse die Bewertung der Fälschungssicherheit von Dokumenten der Sozialversicherung weiter gefasst werden und dürfte sich nicht auf die A1 reduzieren. Im Ergebnis wird die Empfehlung der Verwaltungskommission zunächst nicht aufgegriffen.

Stornierungsrelevanz im A1-Verfahren

Beim Start des elektronischen AAG-Antrags (Aufwendungsausgleichsgesetz) gab es seinerzeit eine Stornierungsflut aufgrund marginaler Änderungen. Um dies einzudämmen, sind AAG-Anträge nur dann zu stornieren, sofern sich der Erstattungszeitraum oder die Erstattungshöhe ändern.

Eine ähnliche Lösung sollte es für das A1-Verfahren geben. Allerdings wurde bei näherer Betrachtung deutlich, dass alle Angaben im Antrag rechtserheblich sind und insoweit von den antragsannehmenden Stellen zwingend benötigt werden. Vor diesem Hintergrund wird es bei Stornierungen zunächst keine Veränderungen geben. Damit ist jeder Antrag zu stornieren und neu abzugeben, soweit sich Änderungen ergeben. 

Elektronische Antragsbestätigung bei Entsendungen nach Österreich und Frankreich

Bislang kann dem Arbeitnehmer hierfür eine Kopie des Antrags mitgegeben werden. Dies ist im maschinellen Verfahren nicht mehr möglich. Insoweit benötigen Arbeitgeber eine maschinelle Antragsbestätigung. 

Die Entgeltabrechnungsprogramme werden ab dem 1. Januar 2020 auf Grundlage der Quittierung des Kommunikationsservers über die technische Annahme des A1-Antrages eine elektronische Antragsbestätigung erstellen. Arbeitgeber erhalten so unmittelbar nach Antragstellung eine Bestätigung, was insbesondere bei kurzfristigen Dienstreisen hilfreich ist.

Inhalte der elektronischen Antragsbestätigung

Die erforderlichen Inhalte der elektronischen Antragsbestätigung wurden mit Österreich abgestimmt. Im Wesentlichen sind dies Angaben zum Arbeitnehmer, zum Arbeitgeber und zur Entsendung sowie das Antragsdatum.

Ausgestaltung der elektronischen Antragsbestätigung in den Gemeinsamen Grundsätzen

Damit die Antragsbestätigung bei Prüfungen anerkannt wird, muss ein einheitliches Erscheinungsbild sichergestellt sein. Die Form der Bestätigung wird in den Gemeinsamen Grundsätzen für das A1-Verfahren festgelegt. Diese Festlegung erfolgte in der Besprechung zum gemeinsamen Meldeverfahren am 28. Februar 2019.

A1-Bescheinigung: Weitere geplante Änderungen zum 1. Januar 2020

Neben der beschlossenen elektronischen Antragsbestätigung sind weitere Änderungen im Verfahren beschlossen worden, die zum Jahreswechsel 2019/2020 in Kraft treten. Nachfolgend ein Überblick.

Bescheinigung A1: Angaben zum Arbeitnehmer (Anschrift)

Aktuell ist es dem Antragsteller freigestellt, ob er die Anschrift des Arbeitnehmers im Wohn- und/oder Aufenthaltsstaat angibt. Da im Rahmen der Überprüfung, ob die entsandte Person vom persönlichen Geltungsbereich der VO (EG) Nr. 883/2004 erfasst wird, insbesondere von Drittstaatsangehörigen verlangt wird, dass sie einen rechtmäßigen Wohnsitz in einem der  Mitgliedstaaten haben, werden die Angaben zum Wohnstaat künftig verpflichtend.

Angaben zum Arbeitnehmer bei der A1-Bescheinigung (Zuständigkeit DRV/ABV)

Bislang sind im Antrag der Name und die Anschrift des privaten Krankenversicherungsunternehmens und des berufsständischen Versorgungswerks erforderlich. Diese Angaben sind für eine Zuständigkeitsabgrenzung im elektronischen Verfahren nicht erforderlich. Die Zuständigkeit der Deutschen Rentenversicherung (PKV-versicherter Arbeitnehmer) oder der ABV (PKV-versicherter Arbeitnehmer und berufsständisch Versorgt) sowie die technische Adressierung an die Annahmestelle wird durch das Entgeltabrechnungsprogramm auf Grundlage der bestehenden Stamm- und Berechnungsdaten ermittelt und sichergestellt. Ab dem 1. Januar 2020 werden diese Daten nicht mehr abgefordert.

Gleiches gilt im Übrigen für den Namen und die Anschrift der Krankenkasse. Künftig ist wie in den anderen Meldeverfahren ausreichend, die Betriebsnummer der Krankenkasse anzugeben.

A1-Verfahren 2020: Angaben zur Entsendung

Bislang musste im Antrag angegeben werden, ob die Entsendung befristet ist. Da eine Entsendung immer befristet sein muss, wird diese Frage gestrichen; stattdessen sind die Angaben "Beginn der Entsendung" und "Ende der Entsendung" künftig verpflichtend.

Angaben zur Entsendung – Anzahl der Beschäftigungsstellen

Nachdem in der neu gefassten A1-Bescheinigung unter Ziffer 5.1 bzw. 5.2 nunmehr insgesamt elf anstatt wie bisher vier Beschäftigungsstellen angegeben werden können, wird dies im Antragsverfahren nachvollzogen. Nach wie vor ist aber auch die Angabe "keine feste Beschäftigungsstelle" möglich.

Angaben zur Entsendung – Beschränkung auf EWR-Länder

Da es in der Praxis häufig vorkommt, dass Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung für Länder außerhalb der EU, des EWR bzw. der Schweiz gestellt werden, können unter "Beschaeftigungsstaat" künftig nur noch Mitgliedstaaten ausgewählt werden. Andere Länderangaben werden systemseitig nicht mehr zugelassen.

Genehmigung der Gemeinsamen Grundsätze

Die genannten Änderungen sind in die Gemeinsamen Grundsätze für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren aufgenommen worden. In einem nächsten Schritt muss das Bundesarbeitsministerium für Arbeit und Soziales die Änderungen genehmigen. Die Genehmigung wird für Ende Juni erwartet.
 

Achtung: Für die Beantragung der A1-Bescheinigung ist jedoch zwischen einer Entsendung und einer "gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten" zu unterscheiden, da sich daraus unterschiedliche Zuständigkeiten innerhalb der Sozialversicherung ergeben können. Details zur Abgrenzung einer Entsendung zu einer gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten finden Sie in dieser News.

Schlagworte zum Thema:  Entsendung, Sozialversicherung, Meldeverfahren