A1 Bescheinigung bei Entsendung

Seit 2019 haben Arbeitgeber das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 zu nutzen. Neben einer neuen elektronischen Antragsbestätigung sind weitere Änderungen im A1-Verfahren mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz geplant.

Sofern ein Auftrag im Ausland mit dem eigenen Personal abgewickelt werden soll, wären neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig. Um diese Doppelverbeitragung zu vermeiden, sehen die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts vor, dass bei einer Entsendung in einen anderen EU-Staat oder nach Island, Liechtenstein, Norwegen beziehungsweise in die Schweiz unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin allein die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Dies muss der entsandte Mitarbeiter im Beschäftigungsstaat mit einer A1-Bescheinigung nachweisen.

Entsendebescheinigung A1 auch bei kurzen Dienstreisen erforderlich

Eine wesentliche Erkenntnis ist, dass viele Arbeitgeber, insbesondere bei kurzfristigen und kurzzeitigen Dienstreisen in das EU-Ausland, bislang in der Regel keine A1-Bescheingung beantragt haben. Doch auch bei kurzen Entsendungen ins EU-Ausland ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Eine zeitliche Toleranzgrenze sehen die Rahmenbedingungen nicht vor.

Auch stundenweiser Aufenthalt im EU-Ausland ist eine Entsendung

Eine Entsendung liegt nicht nur vor, sofern der Mitarbeiter im Rahmen eines Projektes für ein Jahr ins Ausland geht. Jedes Meeting oder auch jeder Workshop im EU-Ausland erfordert nach den gesetzlichen Rahmenbedingungen grundsätzlich eine A1-Bescheinigung. Andernfalls können bei Kontrollen Probleme drohen. So kann zum Beispiel der Zutritt zum Firmen- oder Messegelände verweigert werden.

Erheblicher Anstieg der Antragszahlen und zeitkritischer Prozess

Die Krankenkassen, Rentenversicherungsträger und die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen verzeichnen seit dem 1. Januar 2019 einen erheblichen Anstieg der Antragszahlen. Die Anzahl hat sich im Vergleich zu den Vorjahren mehr als verzehnfacht. Bei großen Krankenkassen gehen mitunter über 1.000 elektronische Anträge pro Tag ein. Trotz der sehr hohen Antragszahlen hat sich der elektronische Prozess erfolgreich etabliert; die A1-Bescheinigungen werden von den antragsannehmenden Stellen in der Regel zeitnah zurückgemeldet.

Dienstreisen werden oft nicht in der Entgeltabrechnung bearbeitet

Beklagt wurde zu Beginn des Verfahrens von Arbeitgebern mitunter auch, dass das Verfahren im Entgeltabrechnungsprogramm eingebunden wurde. Oftmals werden Dienstreisen organisatorisch nicht in der Entgeltabrechnung betreut. Insbesondere der Impuls, also der geplante Beginn der Dienstreise in das EU-Ausland, erfolgt mitunter nicht unter Einbindung der Entgelt abrechnenden Stelle.

A1 Bescheinigung: Schnittstellen innerhalb der Betriebsstrukturen erforderlich

In Fällen einer organisatorischen Abwicklung außerhalb der für die Abrechnung zuständigen Abteilung waren Voraussetzungen zu schaffen, damit Mitarbeiter, die bislang keinen Bezug zum Entgeltabrechnungsprogramm haben, das elektronische A1-Verfahren durchführen können. Zudem mussten mitunter Schnittstellen geschaffen werden, damit die Antragsdaten und die zurückgemeldete A1-Bescheinigung zwischen beiden Bereichen transferiert werden können.

A1 Formular: Verstärkte Prüfungen im EU-Ausland spürbar

Neben den internen Herausforderungen berichten Arbeitgeber von verstärkten Prüfungen im EU-Ausland. Mitarbeiter werden an Flughäfen abgefangen oder die Prüfer lassen sich an der Hotelrezeption die Gästeliste zeigen und gehen gezielt auf Dienst- und Geschäftsreisende zu. Liegt die A1 nicht vor, drohen empfindliche Verwarnungsgelder.

A1: Österreich und Frankreich akzeptieren als Nachweis den Antrag

Insbesondere in Österreich und Frankreich nehmen die Prüfungen zu. Hier gibt es allerdings einen Kompromiss. Von einer Geldstrafe wird abgesehen, sofern nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor der Entsendung beantragt wurde.

Elektronische Antragsbestätigung 

Im Papierverfahren konnte dem Arbeitnehmer hierfür eine Kopie des Antrags mitgegeben werden. Dies ist im elektronischen Verfahren nicht mehr möglich. 

Die Entgeltabrechnungsprogramme werden ab dem 1. Januar 2020 auf Grundlage der Quittierung des Kommunikationsservers über die technische Annahme des A1-Antrages eine elektronische Antragsbestätigung erstellen. Arbeitgeber erhalten so unmittelbar nach Antragstellung eine Bestätigung, was insbesondere bei kurzfristigen Dienstreisen hilfreich ist.

Inhalte der elektronischen Antragsbestätigung

Die erforderlichen Inhalte der elektronischen Antragsbestätigung wurden mit Österreich abgestimmt. Im Wesentlichen sind dies Angaben zum Arbeitnehmer, zum Arbeitgeber und zur Entsendung sowie das Antragsdatum.

Ausgestaltung der elektronischen Antragsbestätigung in den Gemeinsamen Grundsätzen

Damit die Antragsbestätigung bei Prüfungen anerkannt wird, muss ein einheitliches Erscheinungsbild sichergestellt sein. Die Form der Bestätigung wird in den Gemeinsamen Grundsätzen für das A1-Verfahren festgelegt. 

A1-Bescheinigung: Weitere geplante Änderungen zum 1. Januar 2020

Neben der beschlossenen elektronischen Antragsbestätigung sind weitere Änderungen im Verfahren beschlossen worden, die zum Jahreswechsel 2019/2020 in Kraft treten. Nachfolgend ein Überblick.

Bescheinigung A1: Angaben zum Arbeitnehmer (Anschrift)

Aktuell ist es dem Antragsteller freigestellt, ob er die Anschrift des Arbeitnehmers im Wohn- und/oder Aufenthaltsstaat angibt. Da im Rahmen der Überprüfung, ob die entsandte Person vom persönlichen Geltungsbereich der VO (EG) Nr. 883/2004 erfasst wird, insbesondere von Drittstaatsangehörigen verlangt wird, dass sie einen rechtmäßigen Wohnsitz in einem der  Mitgliedstaaten haben, werden die Angaben zum Wohnstaat künftig verpflichtend.

Angaben zum Arbeitnehmer bei der A1-Bescheinigung (Zuständigkeit DRV/ABV)

Bislang sind im Antrag der Name und die Anschrift des privaten Krankenversicherungsunternehmens und des berufsständischen Versorgungswerks erforderlich. Diese Angaben sind für eine Zuständigkeitsabgrenzung im elektronischen Verfahren nicht erforderlich. Die Zuständigkeit der Deutschen Rentenversicherung (PKV-versicherter Arbeitnehmer) oder der ABV (PKV-versicherter Arbeitnehmer und berufsständisch Versorgt) sowie die technische Adressierung an die Annahmestelle wird durch das Entgeltabrechnungsprogramm auf Grundlage der bestehenden Stamm- und Berechnungsdaten ermittelt und sichergestellt. Ab dem 1. Januar 2020 werden diese Daten nicht mehr abgefordert.
Gleiches gilt im Übrigen für den Namen und die Anschrift der Krankenkasse. Künftig ist wie in den anderen Meldeverfahren ausreichend, die Betriebsnummer der Krankenkasse anzugeben.

A1-Verfahren 2020: Angaben zur Entsendung

Bislang musste im Antrag angegeben werden, ob die Entsendung befristet ist. Da eine Entsendung immer befristet sein muss, wird diese Frage gestrichen; stattdessen sind die Angaben "Beginn der Entsendung" und "Ende der Entsendung" künftig verpflichtend.

Angaben zur Entsendung – Anzahl der Beschäftigungsstellen

Nachdem in der neu gefassten A1-Bescheinigung unter Ziffer 5.1 bzw. 5.2 nunmehr insgesamt elf anstatt wie bisher vier Beschäftigungsstellen angegeben werden können, wird dies im Antragsverfahren nachvollzogen. Nach wie vor ist aber auch die Angabe "keine feste Beschäftigungsstelle" möglich.

Angaben zur Entsendung – Beschränkung auf EWR-Länder

Da es in der Praxis häufig vorkommt, dass Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung für Länder außerhalb der EU, des EWR bzw. der Schweiz gestellt werden, können unter "Beschaeftigungsstaat" künftig nur noch Mitgliedstaaten ausgewählt werden. Andere Länderangaben werden systemseitig nicht mehr zugelassen.

Genehmigung der Gemeinsamen Grundsätze

Die genannten Änderungen sind in die Gemeinsamen Grundsätze für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren aufgenommen worden, die im Sommer vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigt wurden.

Änderungen mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz

Am 18. Dezember 2019 hat das Bundeskabinett den Entwurf zum 7. SGB IV-Änderungsgesetz verabschiedet. Mit diesem Gesetz sollen auch das A1-Verfahren weiterentwickelt und neue Geschäftsprozesse aufgenommen werden.

Ausdruck der A1-Bescheinigung ab dem Jahr 2021 nicht mehr erforderlich

Die erfreulichste Botschaft ist der geplante Wegfall der Ausdruckpflicht der A1-Bescheinigung. Wie in vielen anderen EU-Ländern bereits üblich, können auch deutsche Arbeitgeber künftig die elektronische A1-Bescheinigung dem Arbeitnehmer in elektronischer Form übermitteln. Mit diesem letzten Schritt besteht ein vollständiges, medienbruchfreies elektronisches Verfahren. 

Elektronischer Antrag und A1 bei einer Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten

In Abgrenzung zur Entsendung sieht das überstaatliche Recht auch Regelungen bei einer Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten vor. Übt der Beschäftigte regelmäßig an mindestens einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal eine Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten aus, kann eine A1-Bescheinigung bei der DVKA beantragt werden. Diese A1 gilt dann für einen längeren Zeitraum - bis zu fünf Jahren. Dieses bislang papiergebundene Antrags- und Bescheinigungsverfahren wird ab 2021 in das elektronische Verfahren übernommen.

Elektronische A1-Bescheinigung bei Ausnahmevereinbarungen

Das überstaatliche Recht sieht vor, dass Mitgliedstaaten Ausnahmen vereinbaren können, damit Arbeitnehmer weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterstellt bleiben, auch wenn die Voraussetzungen einer Entsendung nicht vorliegen. Bei diesem Prozess ist bereits ein elektronischer Antrag vorgesehen; allerdings erfolgt die A1-Bescheinigung durch die DVKA noch in Papierform. Dies entfällt ab 2021. Auf den elektronischen Antrag folgt dann auch eine elektronische A1-Bescheinigung.

Klarstellung bei Entsendungen von Beamten und Arbeitnehmern des öffentlichen Dienstes

Aufgrund der unklaren Rechtslage bestand Unsicherheit, ob Arbeitgeber der öffentlichen Hand verpflichtet sind, das elektronische Verfahren zu nutzen. Mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz wird klargestellt, dass es für den öffentlichen Dienst keine Ausnahmen gibt und spätestens ab 2021 auch diese Arbeitgeber das elektronische Verfahren nutzen müssen.

Umsetzung des erweiterten A1-Verfahrens in der Meldebesprechung am 12. Februar 2020 

Zur konzeptionellen Umsetzung dieser neuen Geschäftsprozesse ist eine Erweiterung der Gemeinsamen Grundsätze zum A1-Verfahren erforderlich. Die Vorarbeiten hierzu sind bereits im vollen Gange. In der Besprechung zum gemeinsamen Meldeverfahren am 12. Februar 2020 sollen die Änderungen final beschlossen werden, damit die Softwareersteller von Abrechnungsprogrammen frühzeitig belastbare Dokumente für die Umsetzung erhalten.

Achtung: Für die Beantragung der A1-Bescheinigung ist jedoch zwischen einer Entsendung und einer "gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten" zu unterscheiden, da sich daraus unterschiedliche Zuständigkeiten innerhalb der Sozialversicherung ergeben können. Details zur Abgrenzung einer Entsendung zu einer gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten finden Sie in dieser News.


Hier finden Sie eine Übersicht aller HR-relevanten Änderungen und Themen zum Jahreswechsel 2019/2020.

Schlagworte zum Thema:  Entsendung, Sozialversicherung, Meldeverfahren