24.04.2014 | Serie FAQ zur Mahlzeitengestellung auf Dienstreisen

Wie Getränkebewirtung und die Einladung von Kunden behandelt wird

Serienelemente
Zahlt der Arbeitgeber die Getränke an der Bar, liegt Arbeitslohn vor
Bild: Project Photos GmbH & Co. KG

Getränke im Betrieb führen weder zu einer Besteuerung noch zu einer Spesenkürzung. Das gilt auch für  Getränke bei einer Bewirtung durch Kunden. Problematisch sind aber zum Beispiel Getränke an der Bar.

Zahlt der Arbeitgeber die Getränke an der Bar - ohne dass eine Kundenbewirtung vorliegt -, handelt es sich um individuell anzusetzenden Arbeitslohn. Dies dürfte aber ein absoluter Ausnahmefall sein.

  • Müssen die Spesen bei einer Kundenbewirtung immer gekürzt werden?

Hier gibt es zwei entscheidende Kriterien: Zunächst ist zu klären, ob überhaupt eine Auswärtstätigkeit mit Spesenanspruch (über 8 Stunden oder mehrtägig) besteht. Geht ein Mitarbeiter vom Betrieb aus mit Kunden zum Essen, gibt es keine Spesen und damit auch nichts zu kürzen. Findet die Bewirtung auf einer Dienstreise statt, z. B. anlässlich einer Messe, ist entscheidend, wer bezahlt. Lädt der Kunde ein, passiert nichts. Nur, wenn die eigene Arbeitgeberfirma einlädt kommt es zur Mahlzeitengestellung und Spesenkürzung.

Arbeitslohn liegt bei üblichen Mahlzeiten in beiden Fällen nicht vor.

  • Muss bei mehreren täglichen Mahlzeiten mehrfach gekürzt werden?

Auf einer Messe könnte es vorkommen, dass ein Mitarbeiter auf Firmenkosten an einem Mittag mehrmals mit Kunden eine kleine Mahlzeit einnimmt. Muss dann mehrfach gekürzt werden?

Eigentlich nicht. Es ist aber nicht auszuschließen, dass der eine oder andere Prüfer je nach Zeitabstand von einem "frühen Abendessen" ausgeht. Die Obergrenze ist immer die Vollpension aus Frühstück, Mittag- und Abendessen. Rechnet man die Pauschalen zusammen, ergeben sich pro Tag maximal 24 EUR Kürzung.

  • Was passiert, wenn ein Mitarbeiter nicht die volle Tagespauschale, aber mehrere Mahlzeiten bekommt?

Die Spesenkürzung erfolgt immer mit den gleichen Beträgen (im Inland 4,80 EUR bzw. 9,60 EUR), aber maximal bis auf +/-0 EUR. Bekommt ein Mitarbeiter am Rückreisetag ein Frühstück und ein Mittagessen bekommt, wird wie folgt gerechnet:

Tagespauschale 12 EUR abzüglich 4,80 EUR abzüglich 9,60 EUR

Dabei ergibt sich eigentlich ein negativer Betrag. Das spielt aber keine Rolle und wird auch nicht auf andere Tage übertragen. Angesetzt werden 0 EUR. Deshalb kann es auch nie zu einer Spesenkürzung kommen, wenn der Arbeitgeber nichts zahlt. Bei "Null" ist immer Schluss.

  • Was ist denn, wenn der Mitarbeiter in der Kantine eines Kunden oder eines anderen Konzernunternehmens verpflegt wird und/oder Essenmarken bekommt?

Zur Spesenkürzung kann immer nur eine Mahlzeit führen, die der Arbeitgeber selbst oder jemand anderes auf seine Veranlassung hin zur Verfügung stellt. Wenn ein Dritter ohne Einfluss des Arbeitgebers Mahlzeiten gewährt, handelt es sich nicht um einen lohnsteuerlich relevanten Sachverhalt. Damit ist das Essen bei oder mit Kunden sprichwörtlich vom Tisch.

Wichtig

Bei verbundenen Unternehmen und hier insbesondere bei längeren Aufenthalten wird das Finanzamt aber ganz genau hinschauen, ob der Arbeitgeber nicht doch seine Finger im Spiel hatte.

Schlagworte zum Thema:  Mahlzeit, Spesen, Reisekosten, Arbeitgeberbewirtung, Mahlzeitengestellung, Verpflegungspauschale, Sachbezugswerte

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