17.03.2016 | Mahlzeitenzuschuss

Sachbezugswert für elektronische Essensmarken

In der Lohnsteuerpraxis ist die Anwendung von Sachbezugswerten bei Mahlzeitengestellung oft komplex.
Bild: Haufe Online Redaktion

Nach einem neuen Verwaltungserlass ist der günstige Mahlzeitenansatz mit dem Sachbezugswert auch möglich, wenn statt Papier-Essensmarken ein vollelektronisches System verwendet wird.

Die Ausgabe von arbeitstäglichen Essensmarken oder Restaurantschecks durch den Arbeitgeber, die von einer Gaststätte oder vergleichbaren Annahmestelle bei der Abgabe von Mahlzeiten in Zahlung genommen werden, ist steuer- und sozial­versicherungspflichtiger Arbeitslohn. Es handelt sich um einen Sachbezug.

Sachbezugswert im Jahr 2016 für Mahlzeiten

Er ist – statt mit dem tatsächlichen Wert der Essensmarke – nur mit dem Sachbezugswert in Höhe von 3,10 EUR täglich für ein Mittag- oder Abendessen im Jahr 2016 anzusetzen. Das gilt aber nur (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR):

  • wenn tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind,
  • für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird,
  • der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt (er darf also derzeit nicht über 6,20 EUR hinausgehen) und
  • die Essenmarke nicht an Mitarbeiter ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert ist damit nicht nur bei der Abgabe von Mahlzeiten „im Betrieb“ zugelassen, sondern auch bei der Ausgabe von Essensmarken.

Kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin mindestens den Sachbezugswert für das Essen selbst bezahlt. Für steuerpflichtige Vorteile ist eine Pauschalbesteuerung mit 25 % möglich.

Papierlose Mahlzeitengestellung 

Die Verwaltung ist gefragt worden, ob die Regelungen entsprechend anzuwenden sind, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter einen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräumt, auch ohne sich Papier-Essensmarken zu bedienen, die bei einer Annahmestelle in Zahlung genommen werden. Hintergrund ist die zunehmend papierlose Gewährung von Mahlzeitenzuschüssen, z.B. über Apps für Mobiltelefone.

Das Bundesfinanzministerium vertritt die Auffassung, dass der Sachbezugswertansatz möglich ist, wenn sichergestellt ist, dass

  • die obigen Voraussetzungen erfüllt sind und,
  • der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt.

Dabei handelt es sich jedoch im eigentlichen Sinne nicht um eine zusätzliche Voraussetzung, sondern eher um eine Klarstellung.

Nur eine Essensmarke täglich  

Hinsichtlich der Bedingung „nur eine Essensmarke täglich“, weist die Verwaltung zudem darauf hin, dass ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage) beansprucht werden kann. Das dürfte bei herkömmlichen Essensmarken ebenso gelten.

Ausnahme bei Auswärtstätigkeiten 

Die Ausnahme für Mitarbeiter auf Auswärtstätigkeit gilt nur für die ersten drei Monate, weil eine Doppelbegünstigung durch steuerfreie Reisekosten und Sachbezugswertansatz vermieden werden soll. Die Verwaltung verweist im Zusammenhang mit dieser Klarstellung auf das BMF-Schreiben vom 05.01.2015 (BStBl 2015 I S. 119): Üben Mitarbeiter eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind nach Ablauf von drei Monaten an diese Mitarbeiter ausgegebene Essensmarken – ob nun papierlos oder nicht - mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten.

Arbeitgeber muss Nachweisvoraussetzungen erfüllen

Der Arbeitgeber hat die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen. Dabei bleibt es ihm unbenommen, entweder die ihm vom Mitarbeiter vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzel­belegnachweisen gewinnen lassen). Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren.

Vertragliche Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Unternehmen 

Die Regelungen gelten auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbarer Einrichtung) bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für die mit dem Sachbezugswert anzusetzenden Mahlzeiten auch in diesen Fällen mit 25 % pauschal erheben.

Hinweis: BMF-Schreiben vom 24.2.2016, IV C 5 - S 2334/08/10006

Schlagworte zum Thema:  Mahlzeit, Sachbezug

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