21.11.2013 | Serie Reisekostenreform 2014: Die endgültigen Neuregelungen

Arbeitgeberbewirtung bei beruflicher Auswärtstätigkeit

Serienelemente
Die Besteuerung von auf Reisen gewährten Mahlzeiten wird ab 2014 neu geregelt
Bild: Haufe Online Redaktion

Eine bedeutsame Rechtsänderung ergibt sich durch die Reisekostenreform 2014, wenn der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber verpflegt wird.

Sachbezugsbesteuerung

Eine vom Arbeitgeber während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte "übliche" Mahlzeit wird heute und im Grundsatz auch in Zukunft mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet. Dieser beträgt 2014 für ein Frühstück 1,63 EUR und für Mittag- oder Abendessen je 3 EUR.

Übliche Mahlzeiten bis 60 EUR

Als "üblich" gilt ab 2014 eine Mahlzeit, deren Preis 60 EUR nicht übersteigt (derzeit nur 40 EUR). Die 60-Euro-Grenze ist als Bruttobetrag zu verstehen, der sämtliche - anlässlich der Bewirtung - gewährten Speisen und Getränke umfasst. Die Gestellung einer Mahlzeit gilt insbesondere dann als vom Arbeitgeber veranlasst, wenn die Rechnung auf ihn lautet und er die Kosten erstattet. 

Kürzung der Verpflegungspauschalen anstelle Vorteilsbesteuerung

Die mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeiten sollen ab 2014 generell nicht mehr besteuert werden, wenn dem Mitarbeiter für die auswärtige Tätigkeit eine Verpflegungspauschale zustehen würde. Die Sachbezugsbesteuerung entfällt demnach

  • bei mindestens achtstündiger Abwesenheit sowie generell

  • bei mehrtägigen Reisen (Ausnahme: bei Überschreitung der Dreimonatsfrist).

Im Gegenzug erfolgt eine Kürzung der steuerfreien Verpflegungspauschalen. Bei vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellten Mahlzeiten wird die dem Arbeitnehmer zustehende Verpflegungspauschale gekürzt

  • um 20 % für ein Frühstück und

  • um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen. 

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer vierundzwanzigstündigen Abwesenheit gilt. Bei beruflichen Auswärtstätigkeiten im Inland entspricht das einer Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale um 4,80 EUR für ein Frühstück (20 % von 24 EUR) und jeweils 9,60 EUR für ein Mittag- und Abendessen (40 % von 24 EUR). Die Kürzung ist zwingend und erfolgt tagesbezogen und maximal bis auf 0 EUR je Tag. Tatsächlich geleistete Zuzahlungen des Mitarbeiters mindern die Kürzung. 

Beispiel

Ein Arbeitnehmer ist auf einer dreitägigen beruflichen Auswärtstätigkeit. Sein Arbeitgeber bucht und zahlt für ihn in einem Hotel zwei Übernachtungen - jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen.

Ergebnis: Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern; es sind zwingend die Verpflegungspauschalen zu kürzen. Folgender Werbungskostenabzug bzw. steuerfreier Arbeitgeberersatz ist möglich:

Anreisetag

12,00 EUR

Kürzung

keine Kürzung

./. 0,00 EUR

Zwischentag

24,00 EUR

Kürzung

Frühstück ./. 4,80 EUR

Mittagessen ./. 9,60 EUR

Abendessen ./. 9,60 EUR

./. 24,00 EUR

Abreisetag

12,00 EUR

Kürzung

Frühstück ./. 4,80 EUR

./. 4,80 EUR

Gesamt

19,20 EUR

Kürzung auch bei geschäftlich veranlasster Bewirtung

Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist immer dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Sie gilt daher auch für die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung oder an einem Arbeitsessen, sofern der Arbeitgeber die Mahlzeit zur Verfügung stellt.

Nimmt der Arbeitnehmer hingegen an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder an einem Arbeitsessen eines Dritten teil, werden die Verpflegungspauschalen nicht gekürzt.

(Vgl. BMF, Schreiben vom 30. September 2013, IV C 5 - S 2353/13/10004).

Schlagworte zum Thema:  Reisekosten, Arbeitnehmerbewirtung, Mahlzeitengestellung, Doppelte Haushaltsführung, Erste Tätigkeitsstätte, Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand

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