Nur wenige Arbeitnehmende arbeiten gerne und freiwillig an Sonn- und Feiertagen. Deshalb zahlen viele Unternehmen ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum normalen Lohn einen Sonn- oder Feiertagszuschlag. Ebenso wird Nachtarbeit oftmals zusätzlich vergütet. Werden die steuerlichen Vorschriften beachtet, bleiben die Zuschläge steuerfrei. Die Gerichte haben sich zuletzt mit mehreren Zweifelsfragen beschäftigt.
Lohnzuschläge bleiben in begrenztem Umfang steuerfrei, wenn sie für tatsächlich geleistete Sonntags- oder Feiertagsarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden. Ein Feiertagszuschlag für die Arbeit an gesetzlichen Feiertagen bleibt steuerfrei, wenn der Zuschlag 125 Prozent des Grundlohns nicht übersteigt. Ein Sonntagszuschlag bleibt steuerfrei, wenn er 50 Prozent des Grundlohns nicht übersteigt.
Für die Steuerbefreiung ist eine zusätzliche Lohnzahlung erforderlich. Das bedeutet, der Zuschlag darf nicht aus dem arbeitsrechtlich geschuldeten Lohn "herausgerechnet" werden.
Steuerfreiheit bedeutet nicht immer zugleich Beitragsfreiheit
Zwischen Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht gibt es einen wichtigen Unterschied: Für die Beitragsfreiheit darf der Grundlohn mit maximal 25 Euro zugrunde gelegt werden; im Steuerrecht darf der Grundlohn dagegen bis zu maximal 50 Euro betragen.
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Feiertagszuschlag: Wann Arbeit als "Feiertagsarbeit" zählt
Als Feiertagsarbeit gilt die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 24 Uhr des jeweiligen Feiertags. Auch die Arbeit am Folgetag von 0 Uhr bis 4 Uhr gilt als Feiertagsarbeit, wenn der Dienst am Feiertag begonnen wurde.
Der steuerfreie Feiertagszuschlag darf nur für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt werden und 125 Prozent des Grundlohns nicht übersteigen. Für Arbeit am Heiligabend, am 1. und 2. Weihnachtsfeiertag sowie am 1. Mai bleiben sogar bis zu 150 Prozent unbesteuert.
Höherer Feiertagszuschlag am 1. Mai: bis zu 150 Prozent möglich
Wird am 1. Mai gearbeitet, handelt es sich um "besondere Feiertagsarbeiten", für die ein steuerfreier Zuschlag von 150 Prozent gezahlt werden darf.
Gut zu wissen: Der erhöhte Zuschlag von 150 Prozent gilt auch für Arbeit an Heiligabend ab 14 Uhr, sowie ganztags an Weihnachten (25. und 26. Dezember).
An Silvester ist die Arbeit ab 14 Uhr steuerlich begünstigt - analog zum Heiligabend -, jedoch darf der Feiertagszuschlag an Silvester nur maximal 125 Prozent betragen.
Sonntagszuschlag und Feiertagszuschlag schließen sich aus
Der Feiertagszuschlag und der Sonntagszuschlag von 50 Prozent sind steuerlich nicht nebeneinander begünstigt: Es ist also nicht zulässig, insgesamt Zuschläge von 175 Prozent steuerfrei abzurechnen (125 Prozent Feiertagszuschlag plus 50 Prozent Sonntagszuschlag).
Nachtarbeitszuschlag zusätzlich zum Feiertagszuschlag zahlbar
Wird an Sonntagen und Feiertagen zusätzlich Nachtarbeit geleistet, kann neben dem steuerfreien Feiertagszuschlag (125 Prozent) zusätzlich der Nachtarbeitszuschlag in Höhe von bis zu 25 Prozent gezahlt werden. Als Nachtarbeit gilt die Arbeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr.
Wird an Sonntagen und Feiertagen oder in der zu diesen Tagen gehörenden Zeit Nachtarbeit geleistet, ist der steuerfreie Zuschlagssatz für Nachtarbeit mit dem steuerfreien Zuschlagssatz für Sonntags- oder Feiertagsarbeit auch dann zusammenzurechnen, wenn nur ein Zuschlag gezahlt wird (R 3b Abs. 3 LStR 2023).
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Steuerfreier Zuschlag berechnet sich nach Grundlohn
Grundsätzlich ist die Höhe des Zuschlags zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden frei verhandelbar. Steuerfrei bleibt er allerdings nur bis zu den zuvor genannten Prozentsätzen des sogenannten Grundlohns. Grundlohn ist der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum zusteht; er ist in einen Stundenlohn umzurechnen und mit höchstens 50 Euro anzusetzen.
Vereinfacht gesagt wird das monatliche Bruttogehalt des jeweiligen Arbeitnehmenden durch die monatliche Arbeitszeit dividiert - das ergibt den maßgeblichen Grundlohn. Multipliziert man den Grundlohn (maximal 50 Euro pro Stunde) mit dem prozentualen Feiertagszuschlag, erhält man den steuerfreien Feiertagszuschlag. Dieser Betrag kann mit den "steuerfreien" Arbeitsstunden an den Feiertagen multipliziert werden.
Die Steuerfreiheit des Feiertagszuschlags, des Sonntagszuschlags und des Nachtzuschlags sowie die Berechnung des Grundlohns sind in § 3b des Einkommensteuergesetzes gesetzlich geregelt. Weitere Ausführungen und Berechnungsbeispiele enthalten R 3b der Lohnsteuerrichtlinien 2023 und H 3b der Amtlichen Hinweise im Lohnsteuerhandbuch 2023.
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Grundlohn: Anspruch entscheidend
Nach einer aktuellen Entscheidung des obersten Steuergerichts ist es unerheblich, ob und in welchem Umfang der Grundlohn den Arbeitnehmenden tatsächlich zufließt. Maßgebend ist nur der Anspruch (BFH, Urteil vom 10. August 2023, Aktenzeichen VI R 11/21). Im Urteilsfall war die Berücksichtigung von Beiträgen des Arbeitgebers an eine Unterstützungskasse streitig, die dem Arbeitnehmer keinen eigenen Rechtsanspruch auf Versorgung einräumte. Der BFH rechnete sie dem Grundlohn zu.
Überstunden- und Mehrarbeitszuschläge immer steuerpflichtig
Überstundenzuschläge und Mehrarbeitszuschläge zählen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn; sie sind zusammen mit den übrigen Bezügen monatlich abzurechnen. Steuer- und beitragsfrei sind nur die Sonntagszuschläge, die Feiertagszuschläge und die Nachtarbeitszuschläge - und die auch nur innerhalb bestimmter Grenzen. Alle anderen Zuschläge sind grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig.
Pauschale Nachtzuschläge sind nicht steuerfrei
Nachtzuschläge sind nur dann steuerfrei, wenn sie für tatsächlich geleistete (Nacht-)Arbeit gezahlt werden. Dies gilt sinngemäß auch für Sonntagszuschläge und Feiertagszuschläge. Die Steuerbefreiung für Zuschläge setzt grundsätzlich Einzelaufstellungen der tatsächlich (in der Nacht) erbrachten Arbeitsstunden voraus.
Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass Zuschläge, die pauschal vergütet werden - das heißt, ohne Rücksicht darauf, wann die Tätigkeit erbracht wurde -, nicht zu den steuerfreien Feiertagszuschlägen, Sonntagszuschlägen oder Nachtzuschlägen gehören können (Urteil vom 29. November 2016, Aktenzeichen VI R 61/14). Auch wenn tatsächlich zu den begünstigten Zeiten gearbeitet wurde: Wird die Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit lediglich allgemein abgegolten und liegen keine Einzelnachweise vor, können diese Zuschläge nicht steuerfrei abgerechnet werden.
Ein neueres Urteil weist jedoch darauf hin, dass die Aufzeichnungen keinen Selbstzweck erfüllen. Liegen die materiell-rechtlichen Voraussetzungen für die Steuerfreiheit unstreitig vor, dann bildet der bloße Umstand, dass die Aufzeichnungen des Arbeitgebers keine genaue Anfangszeit und Schlusszeit der jeweiligen Nachtarbeit beinhalten, keinen Grund, um von einer Anwendung des § 3b EStG abzusehen (FG Schleswig-Holsteinisch, Urteil vom 9. November 2022, Aktenzeichen 4 K 145/20; rechtskräftig). Im Urteilsfall stand fest, dass die vom Kläger in seinen Aufzeichnungen festgehaltenen Personen die Nachtarbeit durchgeführt hatten und dass die aufgezeichneten Summen entsprechend den Aufzeichnungen neben dem Grundlohn für die Nachtarbeit bezahlt und die Höchstgrenzen (25 Prozent des Grundlohns) nicht überschritten wurden. Angeben wurde aber lediglich der Zeitrahmen und die darin geleistete Stundenzahl (z. B. 4 Stunden innerhalb der Zeit von 20:00 Uhr bis 6:00 Uhr). Weil es sich nicht um eine höchstrichterliche Entscheidung handelt, ist die Anwendung in der Praxis jedoch risikobehaftet.
Steuerfreie Zuschläge müssen einzeln abgerechnet werden
Die Steuerpflicht pauschaler Zuschläge wurde hingegen auch vom Finanzgericht Düsseldorf bestätigt (Urteil vom 27. November 2020, Aktenzeichen 10 K 410/17 H (L); rechtskräftig). Der Arbeitgeber im Urteilsfall betrieb ein Kino und zahlte an einige der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen neben dem Grundlohn eine monatliche Pauschale für Nacht- und/oder Sonntagsarbeit. Zur Begründung machte der Arbeitgeber geltend, dass die pauschalen Zuschläge so bemessen worden seien, dass sie innerhalb der steuerfreien Grenzen bleiben würden. Trotzdem hat das Finanzgericht die Steuerfreiheit verweigert. Der Arbeitgeber hätte eine Einzelabrechnung der geleisteten Stunden erstellen müssen. Diesen Anforderungen genügte die vorgelegte Kontrollrechnung nach Auffassung des Gerichts nicht.
Ausnahme: Abschlagszahlung oder Vorschuss
Pauschale Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit können ausnahmsweise steuerfrei bleiben, wenn sie als Abschlagszahlung oder Vorschuss geleistet werden. Erforderlich ist eine Verrechnung der pauschal gezahlten Zuschläge mit den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden an Sonntagen, Feiertagen und zur Nachtzeit - wichtig: jeweils vor dem Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung (vgl. BFH, Urteil vom 8. Dezember 2011 Aktenzeichen VI R 18/11).
Begünstigte Tätigkeit muss nicht anstrengend sein
Für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiungsvorschrift genügt es, wenn Beschäftigte zu den genannten Zeiten
- im Interesse ihres Arbeitgebers tatsächlich tätig werden,
- für die Tätigkeit ein Vergütungsanspruch besteht und
- noch zusätzlich Zuschläge gewährt werden.
Ob die zu diesen Zeiten verrichtete Tätigkeit die Arbeitnehmenden in besonderer Weise fordert oder ihnen "leicht von der Hand" geht, ist nach Auffassung des Bundesfinanzhofs nicht entscheidend (Urteil vom 16. Dezember 2021 - VI R 28/19). Im Ergebnis konnten Zuschläge für Profisportler für die Fahrten im Mannschaftsbus zu Auswärtsspielen steuerfrei gezahlt werden.
Hinweis: Für die Beiträge zur Sozialversicherung besteht keine vollständige Übereinstimmung mit dem Steuerrecht. Was bei der Berechnung von SV-Beiträgen aus Feiertagszuschlägen zu beachten ist, lesen Sie hier.
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