| Auswärtstätigkeit

Kürzung der Verpflegungspauschale in besonderen Fällen

Frühstück verschlafen? Die Verpflegungspauschale muss trotzdem gekürzt werden.
Bild: Haufe Online Redaktion

Die Verpflegungspauschale muss einem neuen Verwaltungsschreiben zufolge auch für nicht eingenommene Mahlzeiten gekürzt werden. Allerdings besteht die Möglichkeit der steuerfreien Gestellung einer „Ersatzmahlzeit“.

Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden (in Deutschland 12 bzw. 24 Euro). Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter bei einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung und trägt er hierfür die Kosten, erfolgt eine typisierende Kürzung der Verpflegungspauschale (in Deutschland um 4,80 Euro bzw. 9,60 Euro).


Wann auf eine Kürzung der Verpflegungspauschale verzichtet werden kann

Die Kürzung kann nach Auffassung der Finanzverwaltung nur dann unterbleiben, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z.B. weil er die entsprechende Mahlzeit abbestellt oder der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt (Rz. 75 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014, BStBl 2014 I Seite 1412).

Besondere Fälle: Wann eine Kürzung der Verpflegungspauschale trotzdem Pflicht ist

In der Praxis tauchen jedoch Fälle auf, in denen eine arbeitgeberveranlasste Mahlzeit vorliegt, der Mitarbeiter diese aus verschiedensten Gründen aber nicht einnimmt (z. B. wegen Lebensmittelunverträglichkeiten). 
Die  Spitzenverbände der deutschen gewerblichen Wirtschaft hatten sich deshalb an das Bundesministerium der Finanzen (BMF) gewandt und darum gebeten, zur Kürzung der Verpflegungspauschale in besonderen Fällen Stellung zu nehmen.
 In seiner Antwort hat das BMF bestätigt, dass die Verpflegungspauschale in diesen Fällen trotzdem regelmäßig zu kürzen ist.


Verpflegungspauschale bei Mahlzeitengestellung: Wann eine "Kürzung der Kürzung" in Betracht kommt

Die Verwaltung weist aber darauf hin, dass der Arbeitgeber dem Mitarbeiter anstelle einer nicht eingenommenen, von ihm zur Verfügung gestellten Mahlzeit eine weitere gleichartige Mahlzeit zur Verfügung stellen kann. Voraussetzung ist, dass eine arbeitsrechtliche Erstattung und Belegvorlage beim Arbeitgeber erfolgt und der Preis der insgesamt zur Verfügung gestellten Mahlzeiten 60 Euro nicht übersteigt. Sofern der Mitarbeiter für eine solche weitere vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit eine Zuzahlung zu leisten hat, kommt eine „Kürzung der Kürzung“ in Betracht.


Berechnungsbeispiel: Frühstück verschlafen

Ein Mitarbeiter verschläft auf dem vom Arbeitgeber gebuchten Flug das Frühstück. Nach seiner Ankunft nimmt er ein Frühstück zum Preis von 16 EUR im Flughafenrestaurant ein. Er reicht die Frühstücksrechnung beim Arbeitgeber ein und erhält die Kosten erstattet (Annahme: maßgeblich soll die Verpflegungspauschale für An-/Abreisetage im Inland sein).

Verpflegungspauschale 12,00 Euro
Kürzung für 2 gestellte Frühstücke insgesamt   4,80 Euro
verbleibende Verpflegungspauschale 7,20 Euro

Fazit: Auch wenn eine zweites Frühstück gewährt wird, ist nur einmal zu kürzen. Voraussetzung ist, dass beide Frühstücke zusammen nicht den Wert von 60 Euro überschreiten. Die Rückerstattung der Kosten in Höhe von 16 Euro für das zweite Frühstück stellt dann steuerfreien Auslagenersatz dar.

Abwandlung:

Der Arbeitgeber verlangt für das zweite Frühstück ein Entgelt in Höhe von 6 Euro.

Die Zuzahlung von 6 Euro übersteigt in diesem Fall die Kürzung von 4,80 Euro, sodass die Verpflegungspauschale von 12 Euro ungemindert ausgezahlt werden kann.

Hinweis: Weitere Abwandlungen und Anwendungsbeispiele enthält die Internetveröffentlichung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks vom 30. November 2015  - "Lohnsteuer – BMF-Schreiben zur Kürzung der Verpflegungspauschale in besonderen Fällen" - www.zdh.de.

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Schlagworte zum Thema:  Auswärtstätigkeit, Verpflegungspauschale

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