28.06.2010 | Entgelt

Geschäftswagen: Wenn der Prüfer kleine Mängel im Fahrtenbuch kritisiert

Bei Betriebs-, Umsatzsteuer- oder Lohnsteuerprüfungen gilt ein kritischer Blick stets den Fahrtenbüchern für den betrieblichen Fuhrpark. Bei der kleinsten Ungereimtheit werden die mühevoll geführten Aufzeichnungen dann meist als unwirksam eingestuft.

Doch hiergegen lohnt sich Gegenwehr. Denn bereits mehrmals wurden die Prüfer von den Gerichten zurückgepfiffen. Hier die häufigsten Fehlerquellen rund um das Thema Fahrtenbuch und wie sich Selbständige gegen Zweifel des Prüfers wehren können.

 

Kleinere Aufzeichnungsmängel

Stellt der Prüfer des Finanzamts fest, dass in der Prüfungsjahren vier bis fünf Kilometerstände um ein paar Kilometer von dem Kilometerstand laut Werkstattrechnung abweichen, ist das kein Indiz dafür, dass die gesamten Aufzeichnungen manipuliert oder fehlerhaft sind.

Tipp 1
Das Fahrtenbuch kann nur dann als unwirksam eingestuft werden, wenn neben diesen Mängeln weitere Versäumnisse festgestellt werden (z.B. nicht zeitnah geführt, mehrere Fahrziele nicht aufgezeichnet).

 

Elektronisches Fahrtenbuch manipulierbar

Führt ein Selbständiger sein Fahrtenbuch mittels einer Excel-Datei, hat er Pech. Denn er könnte, so die Verdachtsvermutung, bei dieser Form der Aufzeichnungen nachträglich manipulieren. Elektronische Aufzeichnungen werden vom Finanzamt nur akzeptiert, wenn die Aufzeichnungen nach Überspielen der Daten auf den Computer nicht mehr verändert werden können.

Tipp 2
Entscheidet sich ein Selbstständiger für das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs, sollte er sich vom Hersteller des Fahrtenbuchs bestätigen lassen, dass die Daten nachträglich nicht mehr änderbar sind. Kommt das Finanzamt zu einer anderen Auffassung, kann der Hersteller für die Steuernachteile in Haftung genommen werden.

 

Digitale Betriebsprüfung

Nicht selten spielen die Prüfer des Finanzamts die Daten des Fahrtenbuchs in ihre Finanzamts-Software ein und machen einen Zeitreihenvergleich oder einen Chi-Quadrattest. Dadurch fällt es ihnen auf, dass bei frei erfundenen Eintragungen unbewusst bestimmte Zahlen häufiger verwendet wurden, als es üblich ist.

Tipp 3
Doch auch hier gilt. Hat der Prüfer keine weiteren Indizien für die Fehlerhaftigkeit der Aufzeichnungen, können die digitalen Prüferergebnisse für sich alleine betrachtet noch nicht zur Unwirksamkeit des Fahrtenbuchs führen.

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