05.05.2014 | Serie FAQ zur Mahlzeitengestellung auf Dienstreisen

Welche Nachweispflichten zu beachten sind

Serienelemente
Entlastung der Arbeitgeber bei den Aufzeichnungs- und Nachweispflichten
Bild: Michael Bamberger

Steuerfrei gezahlte Spesen sind auch 2014 weiterhin grundsätzlich in der (elektronischen) Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. Viele Unternehmen machen allerdings seit Jahren von einer (nach wie vor gültigen) Ausnahmeregelung Gebrauch und bescheinigen hier nichts.

Was hat sich gegenüber 2013 geändert?

Neu hinzugekommen ist der Kennbuchstabe M. Hat der Arbeitgeber dem Mitarbeiter auf einer oder mehreren Dienstreisen eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe "M" aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (Zeile 2) bescheinigt werden.

Hat das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag des Arbeitgebers für die Spesen eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen, gilt diese Aufzeichnungserleichterung bis zum 31.12.2015 auch für den Großbuchstaben "M" weiter. Dies be­deutet für viele Unternehmen noch eine knapp 2-jährige Übergangsfrist.

Insbesondere Arbeitgeber mit separater Reisekostenabrechnungsstelle sind daher häufig von der Bescheinigungspflicht ausgenommen und brauchen diese Angaben lediglich freiwillig zu bescheinigen.

Praxishinweis

Sofern in der Lohnsteuerbescheinigung keine entsprechenden Eintragungen enthalten sind, der Arbeitnehmer aber steuerfreie Erstattungsleistungen von seiner Firma erhalten hat, empfiehlt es sich für den Arbeitnehmer, vor Abgabe der Einkommensteuererklärung eine entsprechende schriftliche Bescheinigung über den Umfang der steuerfreien Reisekostenleistungen vom Arbeitgeber einzufordern.


Welcher Spesenbetrag muss ggf. bescheinigt werden, der gekürzte oder der ungekürzte Satz?

Abweichend von der bisherigen Rechtslage ist ab 2014 nur der tatsächlich an den Mitarbeiter steuerfrei ausgezahlte Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen in der Jahreslohn­steuerbescheinigung aufzuführen (Zeile 20). Das ist der Betrag abzüglich der Kürzungsbeträge für erhaltene Arbeitgebermahlzeiten.

Bei 12 EUR Pauschale und einem gewährten "Arbeitgeberfrühstück", wären also beispielsweise für diesen Tag 7,20 EUR einzutragen (12 EUR ./. 4,80 EUR).

Praxistipp

Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern steuerfrei Reisekosten ausbezahlen, sollten sich zum besseren Nachweis bei Lohnsteuerprüfungen immer ordentliche Reisekostenabrechnungen von ihren Arbeitnehmern erstellen lassen. Diese Abrechnungen sind zusammen mit den Originalrechnungen des Arbeitnehmers bei den Lohnbelegen aufzubewahren.

Schlagworte zum Thema:  Reisekosten, Arbeitgeberbewirtung, Mahlzeitengestellung, Verpflegungspauschale, Sachbezugswerte

Aktuell

Meistgelesen