Essenszuschuss für Kantine und Homeoffice

Es muss nicht immer die Kantine sein: Auch im Homeoffice oder unterwegs können sich Beschäftigte über Essenszuschüsse vom Arbeitgeber freuen. Hier erfahren Sie, was Arbeitgeber dabei beachten müssen und erhalten Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Verpflegungszuschuss.

Beim Essenszuschuss, auch Verpflegungszuschuss genannt, handelt es sich um einen Sachbezug für Mahlzeiten nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 der Lohnsteuerrichtlinien (LStR). Vor allem große Betriebe nutzen häufig die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden über eine Kantine vergünstigte Mahlzeiten zur Verfügung zu stellen. Andere setzen auf Gutscheine oder Guthabenkarten, die bei den Akzeptanzstellen und Partnerrestaurants des jeweiligen Anbieters eingesetzt werden können. Bei digitalen Lösungen können die Mitarbeitenden selbst entscheiden, wo sie gerne essen möchten, denn diese haben keine festen Akzeptanzstellen, sondern sind überall einsetzbar (Bäcker, Supermarkt, Imbiss, Restaurant etc.). Auch Angestellte im Homeoffice können so ohne großen Aufwand vom Essenszuschuss profitieren.

Möglichkeiten für Essenzuschuss: Kantine, Gutschein, Guthabenkarte oder App

Prinzipiell lassen sich beim Essenszuschuss drei Umsetzungsformen unterscheiden: Kantinen, digitale und analoge Lösungen. Diese sind wiederum je nach Produkt verschieden gestaltet.

  1. Kantine: Der Arbeitgeber stellt vergünstigte Mahlzeiten in einer Kantine zur Verfügung. Der Preis der angebotenen Kantinenmahlzeit wird im Vorfeld um die Höhe des Essenszuschusses gemindert. 
  2. Analog mit Gutscheinen aus Papier oder Guthabenkarten: Der Essenszuschuss wird im Voraus vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt und kann von dem oder der Mitarbeitenden eingesetzt werden.
  3. Digitale Belegeinreichung: Der Arbeitnehmende geht essen und bezahlt zunächst selbst. Er reicht im Anschluss per App, E-Mail, Whatsapp oder Ähnlichem den Kassenbeleg ein und erhält dann die Erstattung.

Anspruch auf Essenszuschuss nur im Ausnahmefall

Der Essenszuschuss ist grundsätzlich eine freiwillige soziale Zusatzleistung des Arbeitgebers. Das heißt, im Normalfall besteht seitens des oder der Arbeitnehmenden kein Anspruch darauf - es sei denn, die Gewährung eines Verpflegungszuschusses ist ausdrücklich im Arbeits- oder Tarifvertrag festgeschrieben. Voraussetzung für die arbeitstäglichen Zuschüsse zu Mahlzeiten ist eine Ergänzungsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden.

Die Sachbezugswerte für den Essenszuschuss orientieren sich an den Verbraucherpreisen und werden jährlich bekanntgegeben. Die Fest- und Zusammensetzung der als Sachbezugswert geltenden Verpflegung wird in § 2 Abs. 1, 2 SvEV definiert. Für Arbeitgeber besteht eine Nachweispflicht, dass der Essenszuschuss nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt wird. Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage entfällt jedoch, wenn pro Kalendermonat maximal 15 Zuschüsse gewährt werden.

Verpflegungszuschuss 2021: So viel kann steuerfrei bezuschusst werden

Für das Jahr 2021 gilt für ein Mittag- oder Abendessen der amtliche Sachbezugswert von 3,47 Euro und für ein Frühstück in Höhe von 1,83 Euro. Hinzu kommt jeweils der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss von 3,10 Euro. Somit beträgt der maximale Essenszuschuss pro Tag für einen Mitarbeitenden 6,57 Euro für ein Mittag- oder Abendessen beziehungsweise 4,93 Euro für ein Frühstück (lesen Sie dazu: Neue Sachbezugswerte für Mahlzeiten im Jahr 2021).

In der Regel wird der Pflichtanteil (3,47 Euro) vom Arbeitgeber übernommen und mit 25 Prozent pauschal versteuert. Bei 15 Zuschüssen pro Mitarbeitenden werden damit monatlich bis zu 52,00 Euro mit 25 Prozent versteuert. Es ist auch möglich, dass der oder die Mitarbeitende den Pflichtanteil selbst zahlt, vom Arbeitgeber kommen dann lediglich 3,10 Euro, die steuerfrei bezuschusst werden können.

Wie bleibt der Essenszuschuss steuerfrei?

Bei digitalen Lösungen für den Essenszuschuss kann die Steuerlast reduziert werden. Entscheidend ist hierbei der tatsächliche Rechnungsbetrag der Mahlzeit eines oder einer Beschäftigten. Denn wenn der oder die Mitarbeitende selbst einen Anteil zur Mahlzeit zahlt, ist nach § 2 Abs. 5 SvEV der Betrag von 3,47 Euro um den Zusatzbeitrag des oder der Mitarbeitenden zu mindern.

  1. Zunächst muss vom Arbeitgeber der Pflichtanteil von 3,47 Euro erbracht und eine Pauschalversteuerung mit 25 Prozent angesetzt werden. Die Steuerlast des Arbeitgebers steigt damit in Abhängigkeit vom Wert des Belegs von 0,00 Euro auf 0,87 Euro (25 Prozent von 3,47 Euro).
  2. Sobald ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mehr als 6,57 Euro für sein oder ihr Mittagessen ausgibt, mindert der ausgegebene Betrag den zu versteuernden Pflichtanteil, wodurch sich die Steuerlast des Arbeitgebers reduziert. Ab einem Belegwert von 10,04 Euro ist der komplette Essenszuschuss für den Arbeitgeber somit steuerfrei.

Beispielsrechnung Essenszuschuss

Checkliste: steuerfreier Essenszuschuss

Um von den Steuervorteilen beim Essenszuschuss zu profitieren, ist die korrekte Anwendung unerlässlich. Prüfen Sie deshalb vor Gewährung, ob Sie die folgenden Regeln beachtet haben:

  • Der Essenszuschuss wird nur für eine Mahlzeit an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt, nicht an Urlaubs- oder Krankheitstagen.
  • Der Zuschuss gilt nur für Mahlzeiten, die zum unmittelbaren Verzehr oder Verbrauch während der Pausen bestimmt sind. Vorratskäufe oder Non-Food-Artikel können nicht bezuschusst werden.
  • Es wird kein Essenszuschuss bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten gewährt, da in diesem Fall bereits Anspruch auf Spesen besteht.
  • Zudem gibt es keinen Zuschuss für alkoholische Getränke, Tabakwaren oder andere ähnliche Produkte.

Essenszuschuss über digitale Lösungen

Problematisch wird es, wenn Mitarbeitende entgegen der rechtlichen Regeln zur Steuerfreiheit mehrere Essensmarken gleichzeitig einsetzen oder nicht erlaubte Artikel konsumieren können. Digitale Lösungen bieten hier Sicherheit, da überprüft und nachgewiesen werden kann, wann und wofür der Essenszuschuss tatsächlich eingesetzt wird. Gute Apps verfügen über eine automatische Belegprüfung, bei der alle über die App eingereichten Belege auf ihre Zuschussfähigkeit überprüft werden und für nicht erlaubte Produkte, für mehrere Belege pro Tag oder Rechnungsbelege mit unklaren Angaben kein Zuschuss erstattet wird. Achten Sie bei der Auswahl der Softwarelösung auch darauf, dass die eingereichten Belege anonymisiert, verschlüsselt und archiviert werden, um im Falle einer Steuerprüfung die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.


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Schlagworte zum Thema:  Zuschuss, Verpflegung, Mitarbeiterbenefits, Homeoffice