Erstattung zu Unrecht gezahlter Sozialversicherungsbeiträge

Zu Unrecht gezahlte Sozialversicherungsbeiträge werden grundsätzlich auf Antrag erstattet. Aufgrund erbrachter Sozialleistungen oder wegen der Verjährung, kann sich jedoch ein Erstattungsausschluss ergeben. Was Sie als Arbeitgeber beachten müssen.

Zu Unrecht gezahlte Beiträge sind solche, die entweder in voller Höhe (in der irrtümlichen Annahme von Versicherungs- bzw. Beitragspflicht) oder nur in teilweiser (falscher) Höhe gezahlt worden sind. Grundsätzlich können Arbeitgeber diese Beiträge innerhalb vorgegebener Fristen mit der laufenden Beitragszahlung verrechnen. Sobald dies nicht mehr möglich ist, kann die Erstattung nur schriftlich beantragt werden. Hierbei ist einiges zu beachten.

Antragsformular für Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge

Sofern Arbeitgeber Erstattungsansprüche für einen Arbeitnehmer geltend machen möchten, sollten sie den „Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung“ nutzen. Das Formular wurde von den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung entwickelt und enthält die Angaben, die vom Versicherungsträger für die Prüfung des Erstattungsanspruchs benötigt werden. Unter anderem werden auch Fragen nach der Inanspruchnahme von Sozialleis­tungen in den einzelnen Versicherungszweigen gestellt. Insofern bietet es sich auch an, den Erstattungsantrag gemeinsam mit dem Arbeitnehmer auszufüllen und zu stellen.

Erstattung zu Unrecht gezahlter SV-Beiträge: Erstattungsberechtigter

Der Anspruch auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge steht dem zu, der sie getragen hat. Dies sind in der Regel Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Beide könnten ihren Anspruch unabhängig voneinander geltend machen. Eine Auszahlung der Arbeitnehmeranteile an den Arbeitgeber darf insofern auch nur erfolgen, wenn der Arbeitnehmer dies durch seine Unterschrift auf dem Erstattungsantrag bestätigt. In der Regel kehrt der Arbeitgeber die überzahlten Arbeitnehmerbeitragsanteile dann mit dem Lohn aus.

Beitragserstattung: Zuständige Stelle für die Antragsbearbeitung

Der Erstattungsantrag ist immer bei der Einzugsstelle einzureichen. Dies ist für Minijobber die Minijob-Zentrale und für alle anderen Arbeitnehmer die jeweils zuständige Krankenkasse. Das gilt beispielsweise auch, wenn nur Beiträge zur Renten- oder Arbeits­losenversicherung beantragt werden. Die Einzugsstelle entscheidet dann nach von den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung festgelegten Regeln, ob der Antrag für die Beiträge zur Rentenver­sicherung oder zur Arbeitslosenversicherung zuständigkeitshalber an den Rentenversiche­rungsträger oder die Arbeitsagentur weiterzuleiten ist. Die Antragsteller werden in diesem Fall über die Antragsabgabe informiert.

Erstattungsausschluss wegen Leistungsgewährung

Abhängig von dem Zeitpunkt der Antragstellung ist nicht ausgeschlossen, dass der Arbeit­nehmer zwischenzeitlich Sozialleistungen in Anspruch genommen hat. Dies kann in der Krankenversicherung beispielsweise bereits der bloße Arztbesuch sein, in der Rentenver­sicherung eine Rehabilitationsmaßnahme oder in der Arbeitslosenversicherung der Bezug von Arbeitslosengeld. Die Inanspruchnahme von Leistungen begründet für den jeweiligen Versicherungszweig in der Regel einen Erstattungsausschluss.

Erstattungsausschluss wegen Verjährung

Zu Unrecht gezahlte Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung verjähren innerhalb von 4 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind. Insofern sind beispielsweise Erstattungsansprüche für die Monate Januar bis Dezember 2014 bis zum 31.12.2018 geltend zu machen, da sie im Jahr 2019 bereits verjährt sind. Die Versicherungsträger entscheiden über die Erhebung der Einrede der Verjährung im Rahmen ihres Ermessens.

Besondere Verjährungsregelung in der Rentenversicherung

Zu Unrecht gezahlte Rentenversicherungsbeiträge werden ausdrücklich beanstandet. Dies bedeutet, dass der Rentenversicherungsträger den Arbeitnehmer mittels Bescheid auf die unrechtmäßige Beitragszahlung hinweist und ihm Optionen (Erstattung der Beiträge oder Umwandlung in freiwillige Rentenversicherungsbeiträge) aufzeigt. Dieser Zeitpunkt ist maßgebend für die Bestimmung der Verjährungsfrist in der Rentenversicherung. Deshalb verjähren zu Unrecht gezahlte Rentenversicherungsbeiträge innerhalb von 4 Jahren nach dem Kalenderjahr der Beanstandung.

Meldungen zur Sozialversicherung

Sofern für den Erstattungszeitraum Meldungen zur Sozialversicherung abgegeben worden sind, hat der Arbeitgeber diese bei Erstattung in voller Höhe zu stornieren und bei Erstattung in teilweiser Höhe zu korrigieren.

Schlagworte zum Thema:  Sozialversicherungsbeitrag, Erstattung