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Endlich Rechtssicherheit beim elektronischen Fahrtenbuch?

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn es die Bedingungen der Finanzverwaltung erfüllt.
Bild: Michael Bamberger

Derzeit wird vielfach für elektronische Fahrtenbücher geworben. Ein Fahrtenbuch per Smartphone-App? Eine moderne Variante. Dabei ist jedoch Vorsicht geboten.

Mitarbeiter, denen von ihrem Arbeitgeber ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Grundsätzlich wird der Vorteil monatlich pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises bewertet. Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden, wenn der Betroffene das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen kann. Das mag vielfach lohnend sein, ist aber aufwendig zu führen. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen.

Elektronisches Fahrtenbuch muss von Finanzamt anerkannt werden

Zur Erleichterung sind technische Lösungen am Markt erhältlich. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung für die Versteuerung der Privatnutzung eines zur Verfügung gestellten Firmenwagens aber nur anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Nachträgliche Veränderungen müssen nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sein oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Nach diesen Maßstäben ist ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (BFH-Urteil vom 16.11.2005, BStBl 2006 II S. 410). Zuletzt hatte ein Finanzgericht selbst mit einem Diktiergerät aufgenommene Kassetten, die in Excel übertragen worden sind, als unzulässig verworfen (FG Köln, Urteil vom 18.6.2015, EFG 2015 S. 1598).

Fahrtenbuch via App 

In den Medien und auch vom deutschen Steuerberaterverband (www.dstv.de) wird derzeit eine neue Lösung angepriesen. Ein kleiner Stecker, der vom Fahrer einfach im Fußraum seines Fahrzeugs in einer standardmäßig vorhandenen Schnittstelle installiert werden kann, erfasst jede getätigte Fahrt. Die Daten werden dann in einer Smartphone-App zur Verfügung gestellt. Das System soll über einen GPS Empfänger sowie SIM-Karte verfügen.

Damit sollten die wichtigsten Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt sein. Nachfolgende Hinweise sind jedoch zu beachten:

  • Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuchsoftware besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird.
  • Das im Rahmen einer Außenprüfung bestehende Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung erfasst auch elektronische Fahrtenbücher einschließlich der maschinellen Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten.
  • Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Die Finanzverwaltung empfiehlt aber den tatsächlichen Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand zu dokumentieren.

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Haufe Online Redaktion

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