Aktuelle Neuerungen zu den ELStAM

Der neue Erlass der Finanzverwaltung beschreibt die Grundlagen des ELStAM-Verfahrens. Dabei ersetzt das BMF-Schreiben vom 13. Dezember 2024 (IV C 5 - S 2363/19/10007 :004) mit Wirkung ab dem 1. Januar 2025 das Vorgängerschreiben vom 8. November 2018 (BStBl I Seite 1137). Das Schreiben zur Einbeziehung beschränkt Steuerpflichtiger in das ELStAM-Verfahren vom 7. November 2019 (BStBl I Seite 1087) wurde in den neuen Erlass integriert.

Aus Arbeitgebersicht ist auf die folgenden Punkte und Neuerungen besonders hinzuweisen.

Abruf ELStAM

Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren muss sich ein Arbeitgeber zunächst einmalig auf der Internetseite www.elster.de unter "Mein ELSTER" registrieren (sog. ELSTER-Authentifizierung). Die Authentifizierung erfolgt durch die Wirtschafts-Identifikationsnummer bzw. die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte.

Für den Abruf elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale von Beschäftigten muss der Arbeitgeber folgende Angaben mitteilen:

• Steueridentifikationsnummer des/der Beschäftigten,
• Tag der Geburt des Arbeitnehmers,
• Tag des Beginns des Dienstverhältnisses,
• sog. Referenzdatum ab dem ELStAM bereitgestellt werden sollen,
• Angabe, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt.

Die Anmeldung eines ersten Dienstverhältnisses ist nur bei Vorliegen einer entsprechenden Mitteilung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin zulässig. Teilt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber auch auf Nachfrage nicht mit, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt, muss der Arbeitgeber ein weiteres Dienstverhältnis anmelden und die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI ermitteln (§ 39c Absatz 1 Satz 1 EStG).

Das Referenzdatum ist das Datum, ab dem ELStAM bereitgestellt werden sollen ("gültig ab"). Es ist bei neu eingestellten Arbeitnehmenden in der Regel identisch mit dem Datum des Beschäftigungsbeginns. Das Referenzdatum darf weder in der Zukunft noch vor dem Beschäftigungsbeginn liegen.

Meldet der Arbeitgeber seine Arbeitnehmenden pflichtwidrig nicht an, kann er die ELStAM seiner Arbeitnehmenden nicht abrufen. Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI einzubehalten und abzuführen. Kommt er dieser Verpflichtung nicht nach, haftet er in Höhe des Differenzbetrages zu der von ihm einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zuzüglich ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zur Steuerklasse VI (Rn. 130).

ELStAM bei Arbeitgeberwechsel

In Fällen des Arbeitgeberwechsels ist der bisherige Arbeitgeber verpflichtet, die Beendigung des Dienstverhältnisses der Finanzverwaltung unverzüglich durch Datenübertragung mitzuteilen und den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin bei der Finanzverwaltung zeitnah elektronisch abzumelden. Nachdem der Arbeitgeber des neuen Dienstverhältnisses den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin bei der Finanzverwaltung angemeldet hat, bildet die Finanzverwaltung die ELStAM automatisch und stellt sie dem Arbeitgeber zum Abruf bereit.

Erfolgt bei einem Hauptarbeitgeberwechsel die Anmeldung des Arbeitnehmers durch den neuen Hauptarbeitgeber bevor der bisherige Hauptarbeitgeber die Abmeldung vorgenommen hat, ist die Bereitstellung von ELStAM an die beteiligten Arbeitgeber von dem bei dieser Anmeldung verwendeten Referenzdatum unter Beachtung einer Kulanzfrist
("Sechs-Wochen-Frist") abhängig. In der Regel wird in diesen Fällen ein bereits vorhandenes Hauptarbeitsverhältnis zu einem Nebenarbeitsverhältnis umqualifiziert.

Tipp: Die möglichen Fallgestaltungen und damit verbundenen Konsequenzen sind im Dokument "Fallbeispiele" unter www.elster.de dargestellt.

Ist der Hauptarbeitgeberwechsel durch eine zu Unrecht durchgeführte Anmeldung als Hauptarbeitgeber erfolgt (z. B. unberechtigter Hauptarbeitgeber ist eigentlich Nebenarbeitgeber), kann der tatsächliche Hauptarbeitgeber die Hauptarbeitgebereigenschaft als solcher durch eine erneute (rückwirkende) Anmeldung als Hauptarbeitgeber zurückerlangen.

Behebung innerhalb der Sechs-Wochen-Frist: Zunächst muss der tatsächliche Hauptarbeitgeber den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin unter Berücksichtigung des neu mitgeteilten Referenzdatums rückwirkend als Nebenarbeitgeber abmelden. Frühestens einen Tag nach der Abmeldung ist eine erneute Anmeldung als Hauptarbeitgeber erforderlich. Als Referenzdatum für die erneute Anmeldung ist der Folgetag anzugeben, ab dem die Hauptarbeitgeber-Eigenschaft zu Unrecht entfallen war. Ob sich der irrtümlich unzutreffend angemeldete Hauptarbeitgeber bereits wieder abgemeldet hat, ist innerhalb der Sechs-Wochen-Frist irrelevant.

Fehlende oder fehlerhafte ELStAM-Daten

Bei fehlenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen hat der Arbeitgeber die Lohnsteuererhebung grundsätzlich nach der Steuerklasse VI durchzuführen. Behält der Arbeitgeber bei fehlenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen, z. B. weil Beschäftigte den Arbeitgeber nicht zum Abruf der ELStAM berechtigt haben, die Lohnsteuer nicht nach der Steuerklasse VI ein und führt diese nicht entsprechend ab, haftet er in Höhe des Differenzbetrages zu der von ihm einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer (Rn. 131).

Kann der Arbeitgeber die ELStAM wegen technischer Störungen nicht abrufen oder hat der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der Identifikationsnummer nicht zu vertreten, kann der Arbeitgeber nach Rn. 88 davon abweichend für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtlichen ELStAM längstens für drei Kalendermonate zugrunde legen. Als Störungen kommen technische Schwierigkeiten des Arbeitgebers bei Anforderung und Abruf, Bereitstellung oder Übermittlung der ELStAM in Betracht. Hat nach Ablauf der drei Kalendermonate der Arbeitnehmer die Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt nicht mitgeteilt, ist rückwirkend Steuerklasse VI anzuwenden.

Die Drei-Monats-Regelung bei technischen Störungen findet nach Verwaltungsregelung auch in solchen Fällen Anwendung, in denen ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse beim Arbeitnehmer dem Arbeitgeber unzutreffende ELStAM bereitgestellt werden, die einen unzutreffenden Lohnsteuerabzug bewirken (Rn. 35 und 91). Der Arbeitgeber kann unter dieser Voraussetzung den bisher dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegten ELStAM-Datensatz für die Dauer von längstens drei Monaten weiter anwenden.

Fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale können dadurch entstehen, dass aufgrund einer unvollständigen Datenlieferung der Meldebehörden die Ehegattenverknüpfung entfällt, weshalb die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber rückwirkend eine fehlerhafte Steuerklasse mitteilt (z. B. Steuerklasse I statt der bisherigen Steuerklasse III).

Wichtig: Weggefallen ist die Anwendung der Kulanzregelung für Fälle, in denen durch einen Fehler des ehemaligen Arbeitgebers dem gegenwärtigen Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses zu Unrecht die Steuerklasse VI zugeteilt wird. Zum Verfahren in diesen Fällen vgl. vorstehende Ausführungen zum Arbeitgeberwechsel.

Die Weiteranwendung der bisherigen ELStAM in den verbleibenden Fällen der Kulanzregelung ist davon abhängig, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schriftlich versichert, dass sich seine persönlichen Verhältnisse nicht geändert haben. Innerhalb des Drei-Monats-Zeitraums muss der Arbeitnehmer die Korrektur der ELStAM beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt beantragen. Andernfalls ist rückwirkend die Besteuerung nach der Steuerklasse VI durchzuführen.

Mögliche Arbeitgeberhaftung bei fehlerhaften oder fehlenden ELStAM

Neu im Erlass sind auch die Hinweise auf eine mögliche Arbeitgeberhaftung bei fehlerhaften oder fehlenden ELStAM. Dabei wird differenziert nach Fällen, in denen

• der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nicht zur ELStAM-Datenbank angemeldet worden ist (Rn. 130),
• der Lohnsteuerabzug ohne elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale durchgeführt wurde (Rn. 131),
• der Lohnsteuerabzug bei fehlerhaften ELStAM anhand der voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale durchgeführt worden ist (Rn. 132) oder
• bei unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmenden für den Lohnsteuerabzug keine Identifikationsnummer vorlag (Rn. 133).

In diesen Fällen ergibt sich grundsätzlich ein Haftungsrisiko in Höhe des Differenzbetrages zwischen der vom Arbeitgeber einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zuzüglich ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zur Steuerklasse VI.

Neu: Anzahl Kinder für die Pflegeversicherung aus den ELStAM

In der Pflegeversicherung wirken sich Kinder auf die Höhe des Beitragssatzes der beitragspflichtigen Eltern aus. Seit Kurzem steht das digitale Verfahren zum Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder für die Beitragsberechnung zur Pflegeversicherung (DaBPV) zur Verfügung. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ist in dem digitalen Verfahren die zentrale Datenquelle und hält die dezentralen Daten der Meldebehörden und Finanzämter zu Elterneigenschaft und Kindern von Beschäftigten und Versorgungsbeziehern vor. Das Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung für die soziale Pflegeversicherung ist in das ELStAM-Verfahren integriert. Die technische Anbindung von Arbeitgebern und Zahlstellen erfolgt hier jedoch über die Datenstelle der Rentenversicherung.

Die Teilnahme am DaBPV ist für alle beitragsabführenden Stellen obligatorisch, sofern sie zur Berücksichtigung von Zu- und Abschlägen in der sozialen Pflegeversicherung verpflichtet sind. Arbeitgeber und Zahlstellen haben sich zu gesetzlich definierten Zeitpunkten am Verfahren elektronisch an- und abzumelden. Auf Grundlage der notwendigen Anmeldung erfolgen eine unmittelbare Rückmeldung durch das BZSt sowie weitere proaktive Meldungen bei Änderungen in Bezug auf die Elterneigenschaft und die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder (Abonnement). Die Anzahl der für den Lohnsteuerabzug zu berücksichtigenden Kinder ist ein ELStAM-Merkmal (§ 39 Abs. 4 Nr. 2 EStG). Das BZSt speichert zum Zweck der Bereitstellung der ELStAM weitere Daten hinzu. Dazu gehören u. a. der Familienstand sowie die Kinder mit ihrer jeweiligen Identifikationsnummer (§ 39e Abs. 2 EStG).

Hintergrund: Die Berücksichtigung von Kindern erfolgt im laufenden Kalenderjahr bei Arbeitnehmenden über das Kindergeld. Die Kinderfreibeträge als Lohnsteuerabzugsmerkmal wirken sich nur auf die Zuschlagsteuern (Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) aus. Bis zum Ablauf des Kalenderjahres, in dem das im Inland ansässige Kind das 18. Lebensjahr vollendet, wird der Kinderfreibetragszähler in der Regel automatisiert berücksichtigt. Für volljährige Kinder wird der Kinderfreibetragszähler bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen (u. a. Ausbildung) nur auf Antrag berücksichtigt.

Bestandteil des Datenaustauschverfahrens sind alle Kinder, die lohnsteuerlich erfasst und damit im Datenbestand des Verfahrens ELStAM des BZSt vorhanden sind. Die beim BZSt gespeicherten Daten dürfen nach ausdrücklicher Gesetzesregelung auch zur Ermittlung des reduzierten Beitragssatzes (§ 55 Abs. 3 Satz 3 bis 5 SGB XI) verarbeitet werden (§ 39e Abs. 10 EStG).

Lesetipp: Einzelheiten zum neuen Verfahren, u. a. zur Berücksichtigung von steuerlich nicht erfassten Kindern, lesen Sie in unserem Beitrag "Digitales Verfahren in der Pflegeversicherung gestartet". 

Ausblick: Neue ELStAM ab 2026 im Zusammenhang mit der privaten Krankenversicherung

Ab 2026 erfolgt ein Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung (PKV), der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern. Zur Umsetzung des neuen Verfahrens und zur Berücksichtigung der tatsächlichen PKV-Beiträge im Lohnsteuerabzugsverfahren ab 2026 werden zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt (§ 39 Absatz 4 Nummer 4 EStG):

• die Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, wenn für diese Beiträge die Voraussetzungen für einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss vorliegen (vgl. § 3 Nr. 62 EStG),
• die Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, die – ggf. nach Abzug eines steuerfreien Arbeitgeberzuschusses - bei der Berechnung der sogenannten Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigen sind.

Die neuen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dem Arbeitgeber üblicherweise im Dezember für das Folgejahr übermittelt. Der Arbeitgeber muss regelmäßig die (monatlichen) PKV-Beiträge in der Höhe berücksichtigen, in der sie in den ELStAM angegeben sind. In den Jahren 2026 und 2027 gilt eine Übergangsregelung, die die Berücksichtigung von Ersatzbescheinigungen ermöglicht. Die Finanzverwaltung hat bereits im Vorfeld mit einem Anwendungsschreiben zu den Änderungen und deren Auswirkungen im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens Stellung genommen (BMF-Schreiben vom 3. Juni 2025 - IV C 5 - S 2363/00047/004/136). Weitere Informationen dazu lesen Sie in unserem Beitrag "Neuerungen bei privat Krankenversicherten ab 2026".

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