04.07.2013 | Einmalzahlungen

Urlaubsgeld richtig abrechnen

Mit dem Urlaubsgeld kann mancher Traumurlaub finanziert werden.
Bild: Haufe Online Redaktion

Fast die Hälfte aller Arbeitnehmer erhält Urlaubsgeld - teils als zusätzliches 13. Monatsgehalt, teils als Zuschussbetrag. In der Entgeltabrechnung sind beim Urlaubsgeld die Regelungen zu Einmalzahlungen der Dreh- und Angelpunkt.

Das neben der laufenden Urlaubsvergütung gezahlte Urlaubsgeld wird nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt. Es ist daher eine Einmalzahlung und nicht dem laufenden Arbeitsentgelt zuzuordnen. Einzige Ausnahme: Wenn Urlaubsgeld als regelmäßiger Zuschlag monatlich ausgezahlt wird, gilt es nicht als Einmalzahlung.

Einmalzahlung – auch bei Zahlung für jeden Urlaubstag

Achtung: Auch wenn das Urlaubsgeld nicht einmal jährlich in einer Summe, sondern für jeden genommenen Urlaubstag in dem jeweiligen Monat gezahlt wird, zählt es als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt. Grundsätzlich gilt: Es ist die bei Einmalzahlungen übliche Vergleichsberechnung anzustellen. Das gilt selbst dann, wenn die Zahlung in eine beitragsfreie Zeit fällt, etwa im Falle einer Arbeitsunfähigkeit mit Krankengeldbezug des Arbeitnehmers.

Beitragsrechtliche Zuordnung zum geplante Auszahlungsmonat

Das Urlaubsgeld ist immer dem Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem es ausgezahlt wird. Die Regelungen zur Beitragsfälligkeit in Höhe der voraussichtlichen Beitragsschuld führen jedoch dazu, dass die Fälligkeit der Beiträge aus einmalig gezahltem Arbeitsentgelt nicht allein an der tatsächlichen Zahlung festgemacht werden können.

Wird die voraussichtliche Beitragsschuld für den Beitragsmonat ermittelt, ist daher festzustellen, ob die Einmalzahlung mit hinreichender Sicherheit in diesem Beitragsmonat ausgezahlt wird. Damit werden die Beiträge aus dem Urlaubsgeld in dem Monat fällig, in dem diese Einmalzahlung ausgezahlt werden soll. Dies gilt auch dann, wenn das Urlaubsgeld zwar noch in dem laufenden Monat, aber erst nach dem für diesen Monat geltenden Fälligkeitstermin ausgezahlt wird.

Beispiel zum richtigen Abrechnungsmonat

  • Die Entgeltzahlung für August soll am 30.8.2013 erfolgen.

  • Die Sozialversicherungsbeiträge sind bereits am 28.8. fällig, der Beitragsnachweis muss am 26.8. bei der Einzugsstelle vorliegen.

  • Die Entgeltabrechnung und Beitragsberechnung erfolgt am 24.8.2013.

Wenn zu diesem Zeitpunkt keine Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass das Urlaubsgeld am 30.8. nicht zur Auszahlung gelangt, ist das Urlaubsgeld bei der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld für den Monat August zu berücksichtigen.

Besonderheit Umlagekasse

Urlaubsgeld ist zwar beitragspflichtiges Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung und wird glücklicherweise beitragsrechtlich für alle SV-Zweige einheitlich beurteilt. Doch keine Regel ohne Ausnahme: Bei der Berechnung der Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit und Mutterschaft) ist Urlaubsgeld nicht zu berücksichtigen, also nicht umlagepflichtig.

Urlaubabgeltung ist auch eine Einmalzahlung

Wichtig ist zunächst, das Urlaubgeld nicht mit einer Urlaubsabgeltung zu verwechseln. Denn Urlaubsabgeltung ist  die Geldzahlung für zustehenden, jedoch aus bestimmten Gründen nicht gewährten Erholungsurlaub. Urlaubsabgeltungen, die wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses gezahlt werden, sind grundsätzlich ebenfalls Einmalzahlungen und immer dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen.

Eine weitere Besonderheit ist bei nach dem Tod des Arbeitnehmers an den Ehegatten bzw. die unterhaltsberechtigten Angehörigen gezahlten Urlaubsabgeltungen zu beachten: Dabei handelt es sich stets um einen originären Anspruch der Hinterbliebenen und die Zahlung ist in diesem Fall beitragsfrei.

Schlagworte zum Thema:  Einmalzahlung, Urlaubsgeld, Urlaubsabgeltung, Beitragsfälligkeit

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