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| Versteuerung Firmenwagen

Diktiergerät und Excel-Tabelle: Kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt insbesondere voraus, dass es zeitnah und in geschlossener Form geführt wird
Bild: Michael Bamberger

Mitarbeiter, die einen Firmenwagen privat nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil lohnversteuern. Dieser kann nach der Ein-Prozent-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode berechnet werden. Diktiergerät und Excel-Tabellen gelten dabei nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Grundsätzlich wird der geldwerte Vorteil durch einen privat genutzten Firmenwagen monatlich pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises bewertet. Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden, wenn der Betroffene das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen kann. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen.

Steuerliche Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung für die Versteuerung der Privatnutzung eines zur Verfügung gestellten Firmenwagens nur anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Nachträgliche Veränderungen müssen nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sein oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Nach diesen Maßstäben ist ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (vergleiche Bundesfinanzhof, Urteil vom 16. November 2005 zu einer Computerdatei als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch).

Kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch per Diktiergerät

In einem aktuellen Urteilsfall vor dem Finanzgericht Köln führte der Kläger sein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts. Dabei diktierte er zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den Kilometerstand. Unterwegs sprach er besondere Vorkommnisse (zum Beispiel Staus, Straßensperrungen oder Umleitungen) und am Ende wiederum den Kilometerstand auf das Gerät. Während der Eingaben lief das Radio, nach Angaben des Klägers, um seine Angaben zu untermauern. Die Ansagen auf dem Band wurden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel–Dateien übertragen. Die Blätter wurden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Die Bänder wurden ebenfalls aufbewahrt und nicht überspielt. Der Lohnsteuer-Außenprüfer erkannte das Fahrtenbuch jedoch nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Regelung.

Diktierte Aufzeichnungen jederzeit veränderbar

Die hiergegen gerichtete Klage beim Finanzgericht hatte keinen Erfolg. Das Fahrtenbuch, dessen Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen ist, sind nach dem Urteil die einzelnen vom Kläger im Pkw besprochenen Kassetten und nicht die Excel-Tabellen. Denn letztere können jederzeit geändert werden. Die besprochenen Kassetten stellen aber kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Sie sind, wenn auch unter Umständen mit Schwierigkeiten verbunden, jederzeit änderbar. Jedes einzelne Band kann komplett neu besprochen werden und sie sind nicht gegen Verlust gesichert. Zudem ist nach Auffassung der Richter nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder "eins zu eins" in die Excel-Tabellen übertragen wurden.

Anforderung an elektronische Aufzeichnungen

Nach Auffassung des Gerichts ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

Hinweis: Finanzgericht Köln, Urteil vom 18. Juni 2015 zu einem Diktiergerät als Fahrtenbuch, Aktenzeichen 10 K 33/15 - Revision zugelassen

Haufe Online Redaktion

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