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21.08.2013 | Serie Reisekostenreform 2014: Das BMF-Entwurfschreiben

Bewertung von Mahlzeitengestellung auf Dienstreisen ab 2014

Serienelemente
Hotelübernachtung mit Frühstück: künftig ist in solchen Fällen die Verpflegungspauschale um 4,80 EUR zu kürzen
Bild: Haufe Online Redaktion

Die Besteuerung von auf Reisen gewährten Mahlzeiten wird ab 2014 – wieder einmal – weitgehend geändert. Statt den Sachbezugswert zu versteuern, wird ab 2014 in vielen Fällen die Verpflegungspauschale gekürzt.

Eine vom Arbeitgeber während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte "übliche" Mahlzeit wird heute - und im Grundsatz auch in Zukunft - mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet. Er beträgt derzeit für ein Frühstück 1,60 EUR und für ein Mittag- oder Abendessen je 2,93 EUR.

Anhebung der Üblichkeitsgrenze auf 60 EUR

Als "üblich" gilt zukünftig eine Mahlzeit, deren Preis 60 EUR nicht übersteigt (aktuell: 40 EUR); hierbei sind auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke einzubeziehen. Die 60-EUR-Grenze ist als Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer zu verstehen. Die Gestellung einer Mahlzeit gilt insbesondere dann vom Arbeitgeber veranlasst, wenn die Rechnung auf ihn lautet und er die Kosten erstattet (insbesondere Hotelfrühstück). 

Ab 2014 gilt: Kürzung der Verpflegungspauschalen anstelle Vorteilsbesteuerung 

Die mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeiten sollen generell nicht mehr besteuert werden, wenn dem Mitarbeiter für die auswärtige Tätigkeit aus steuerlicher Sicht eine Verpflegungspauschale zustehen würde. Die Sachbezugswertversteuerung entfällt demnach

  • bei mindestens 8-stündiger Abwesenheit sowie generell

  • bei mehrtägigen Reisen (Ausnahme: bei Überschreitung der Dreimonatsfrist). 

Im Gegenzug erfolgt eine Kürzung der steuerfreien Verpflegungspauschalen. Bei vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellten Mahlzeiten wird die dem Arbeitnehmer zustehende Verpflegungspauschale gekürzt

  • um 20 % für ein Frühstück und

  • um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen. 

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Bei beruflichen Auswärtstätigkeiten im Inland entspricht das einer Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale um 4,80 EUR für ein Frühstück (20 % von 24 EUR) und jeweils 9,60 EUR für ein Mittag- und Abendessen (40 % von 24 EUR). Die Kürzung erfolgt tagesbezogen und maximal bis auf 0 EUR je Tag. Tatsächlich geleistete Zuzahlungen des Mitarbeiters mindern die Kürzung.

Beispiel

Ein Mitarbeiter nimmt an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer auf dieser Fortbildungsveranstaltung ein Mittagessen gebucht und bezahlt. Aufgrund Fortbildungsveranstaltung war der Mitarbeiter insgesamt 10 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend.

Verpflegungspauschale für eintägige Auswärtstätigkeit

12,00 EUR

Kürzung wegen Mittagessen

./. 9,60 EUR

Verbleiben als steuerfreier Höchstbetrag

2,40 EUR

Kürzung auch bei geschäftlich veranlasster Bewirtung

Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist immer dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Sie gilt daher auch für die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung oder an einem Arbeitsessen, sofern der Arbeitgeber die Mahlzeit zur Verfügung stellt. Ausnahme: Nimmt der Arbeitnehmer hingegen an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder an einem Arbeitsessen eines Dritten teil, werden die Verpflegungspauschalen nicht gekürzt.

Berücksichtigung von Arbeitnehmerzuzahlungen

Zahlt der Arbeitnehmer für die gewährte Mahlzeit ein Entgelt (= verbilligte Verpflegung), so mindert dieses den von der Verpflegungspauschale abzuziehenden Kürzungsbetrag.

Neue Bescheinigungspflicht "Großbuchstabe M"

Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Mitarbeiter auf einer Auswärtstätigkeit eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der "Großbuchstabe M" aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Die Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr, also schon ab einer Mahlzeit jährlich.

Für eine Übergangszeit bis Ende 2015 sollen jedoch Aufzeichnungserleichterungen für Betriebe gelten, die bereits die heutigen Bescheinigungspflichten nicht erfüllen können, weil Reisekostenabrechnung und Lohnabrechnung getrennt sind. 

Haufe Online Redaktion

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Verpflegungsmehraufwand, Mahlzeit, Arbeitgeberbewirtung, Doppelte Haushaltsführung, Fahrtkosten, Reisekosten, Übernachtungskosten

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