03.11.2015 | Serie Betriebsveranstaltung

Was fällt unter den neuen Freibetrag für Betriebsveranstaltungen?

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Für Betriebsveranstaltungen wird seit diesem Jahr eine steuerlicher Freibetrag von 110 Euro gewährt.
Bild: Haufe Online Redaktion

Für Betriebsveranstaltungen wird seit diesem Jahr ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung gewährt. Welche Kosten sind nach dem Anwendungserlass vom 14. Oktober 2015 in die Berechnung einzubeziehen?

Zuwendungen des Arbeitgebers bleiben nach der gesetzlichen Neuregelung bis zu einem Betrag von 110 EUR je Feier steuerfrei. Darüber hinaus liegt – ab 2015 erstmals aufgrund gesetzlicher Definition  – steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Die bisherige Freigrenze von 110 EUR ist in einen Freibetrag umgewandelt worden. Auch wenn der absolute Betrag gleich bleibt, bringt das eine Menge Veränderungen. Durch die Umwandlung fallen mögliche Steuerzahlungen bei Überschreiten der 110 EUR deutlich kleiner aus. Beispielsweise müssen bei einer Feier für 120 EUR je Person nur noch 10 statt vorher 120 EUR versteuert werden. Der neue Freibetrag gilt weiterhin für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Bei Überschreiten ist eine Pauschalbesteuerung des Restbetrags mit 25 % möglich.

Nachteile durch die gesetzliche Neuregelung 

Die Gesetzesänderung hat aber auch Nachteile. Im Gegenzug zur Einführung des Freibetrags werden alle Zusatzkosten rund um die Feier in die Berechnung der geldwerten Vorteile einbezogen. Es spielt keine Rolle mehr, ob die Kosten einzelnen Mitarbeitern individuell zurechenbar sind. Auch Kosten für das Rahmenprogramm, wie z.B. Raummiete, sind zu berücksichtigen, ebenso wie Kosten für Begleitpersonen des Mitarbeiters (z. B. Ehegatten). Beide Fallgruppen (nicht individualisierbare Kosten sowie Kosten für Begleit­per­sonen) wollte der BFH außen vor lassen (BFH-Urteile vom 16.05.13, VI R 94/10 und VI R 7/11, BStBl 2015 II S. 186 und 189).

Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Mitarbeitern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um Kosten handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere: 

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten, 
wie bisher.
  • Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten; Reisekosten liegen hingegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebs­veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem Mitarbeiter obliegt. Steuerfreie Reisekosten-Erstattungen durch den Arbeitgeber sind zulässig.

Beispiel 1: Arbeitgeber A veranstaltet einen Betriebsausflug. Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an. Diese Fahrtkosten - sowie ggf. im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten - gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. 

Beispiel 2: Arbeitgeber B veranstaltet einen Betriebsausflug. Für die Fahrt vom Unternehmen zum Ausflugsziel organisiert er eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche 
Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft. Insoweit ergibt sich keine Änderung zur bisherigen Rechtslage.
  • Geschenke; Sachgeschenke anlässlich von Betriebsveranstaltungen konnten nach der bis 2014 geltenden Rechtslage nur bis zur Höhe von 40 EUR im Rahmen der Freigrenze lohnsteuerfrei gewährt werden. Ab 2015 sind Geschenke (und auch Verlosungsgewinne) ohne Höchstgrenze und von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Ist der Freibetrag überstiegen, können die Vorteile insoweit mit 25 % pauschal besteuert werden. Das Geschenk muss aber unverändert aus Anlass der Betriebsveranstaltung erfolgen und dabei den Charakter eines typischen Bestandteils der Betriebsfeier aufweisen. 

  • Zuwendungen an Begleitpersonen des Mitarbeiters: Nach der Rechtsprechung zur bisherigen Rechtslage (BFH-Urteil v. 16.05.13, VI R 7/11) sollten diese Vorteile unberücksichtigt bleiben. Ab 2015 sind sie in die Berechnung einzubeziehen. 

Was bei der Berechnung zu beachten ist

Wichtig: Zur Berechnung, ob sich die Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen des Freibetrags bewegen oder darüber hinausgehen, sind die zu berücksichtigenden Aufwendungen des Arbeitgebers zunächst zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Auf die Anzahl der eingeladenen Personen kommt es demgegenüber nicht an.

In einem zweiten Schritt ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 EUR anzusetzen.

Beispiel 3: Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 EUR. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Mitarbeitern zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden. 

Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, sodass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 EUR entfällt. Sodann ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. 50 Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 EUR, der den Freibetrag von 110 EUR nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. Bei 25 Arbeitnehmern beträgt der geldwerte Vorteil 200 EUR; nach Abzug des Freibetrags von 110 EUR ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 EUR.

  • Barzuwendungen, die statt der vorgenannten genannten Sachzuwendungen gewährt werden, 
wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist.
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager: Nach der Rechtsprechung zur bisherigen Rechtslage (BFH-Urteil v. 16.05.13, VI R 94/10) sollten diese Vorteile unberücksichtigt bleiben. Ab 2015 sind sie in die Berechnung einzubeziehen. Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Mitarbeiters führen, wie z. B. Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder. 

Selbstkosten sind keine Aufwendungen für äußeren Rahmen

Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind aber die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z. B. die anteiligen Kosten der Lohn­buchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige Abschreibung sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers. 

Hinweis: BMF-Schreiben vom 14.10.2015, IV C 5 - S 2332/15/10001

Schlagworte zum Thema:  Betriebsveranstaltung, Pauschalsteuer

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