13.12.2013 | Serie Reisekostenreform 2014: Die endgültigen Neuregelungen

Übernachtungskosten: 1.000-Euro-Grenze nach 48 Monaten

Serienelemente
Die Angemessenheitsprüfung bezüglich Hotelkategorie oder Unterkunftsgröße entfällt künftig.
Bild: Christie + Co

Die Änderungen bei der Mahlzeitenbesteuerung wirken sich ab 2014 auch bei der Erstattung von Übernachtungskosten aus. Zudem kommt es in einigen Fällen zu einer neuen Höchstbetragsbegrenzung.

Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, bleiben auch nach der Reisekostenreform 2014 abzugsfähig. Die bisherigen Grundsätze für die steuerliche Berücksichtigung von Übernachtungskosten werden unverändert in einen neuen § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG übernommen.

Wie bisher ist der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Im Unterschied zu den Werbungskosten darf der Arbeitgeber Übernachtungskosten im In- und Ausland mit Pauschbeträgen steuerfrei ersetzen.

Wegfall der bisherigen Angemessenheitsprüfung

Der Gesetzwortlaut begrenzt den Werbungskostenabzug bzw. steuerfreien Arbeitgeberersatz auf die notwendigen Mehraufwendungen der beruflich veranlassten Übernachtung. Auch wenn danach eine Angemessenheitsprüfung bzgl. der Höhe der begünstigten Übernachtungskosten möglich erscheint, etwa die Begrenzung auf eine bestimmte Hotelkategorie oder hinsichtlich der Größe der Unterkunft, ist die Notwendigkeit der Aufwendungen nach Auffassung der Finanzverwaltung nur dem Grunde nach unter dem Gesichtspunkt der beruflichen Veranlassung zu prüfen. Der berufliche Anlass indiziert die Notwendigkeit des Übernachtungsmehraufwands aufgrund der Reisetätigkeit des Arbeitnehmers.

Mahlzeitenkürzung

Die Kosten für Mahlzeiten gehören zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung, die nur über die Spesensätze berücksichtigt werden können. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. bei einer Tagungspauschale), so ist dieser Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungs­kosten zu kürzen. Als Kürzungsbeträge sind dabei anzusetzen:

  • für Frühstück 20 %,
  • für Mittag- und Abendessen jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungs­mehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer übernachtet während einer zweitägigen beruflichen Auswärtstätigkeit im Hotel. Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Das Hotel rechnet die Übernachtung mit Frühstück wie folgt ab: „Pauschalarrangement 70 EUR.“

Der Arbeitgeber hat bei der Reisekostenabrechnung folgende Möglichkeiten:

a) Kürzung der Übernachtungskosten: Zur Ermittlung der steuerfrei erstattbaren Übernachtungskosten kann der Gesamtpreis um 4,80 EUR gekürzt werden (20 % von 24 EUR für die auf das Frühstück entfallenden anteiligen Kosten). Der verbliebende Betrag von 65,20 EUR kann dann vom Arbeitgeber als Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden.

Für den An- und Abreisetag stehen dem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen von gesamt 24 EUR (jeweils 12 EUR für den An- und Abreisetag) zu. Die Verpflegungspauschale für den Abreisetag ist nicht zu kürzen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lediglich die 65,20 EUR als Übernachtungskosten erstattet.

Insgesamt kann der Arbeitgeber somit 89,20 EUR steuerfrei erstatten (62,20 EUR Unterkunft plus 24 EUR Verpflegungspauschalen).

b) Kürzung der Verpflegungspauschalen: Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Gesamtpreis von 70 EUR (also einschließlich Frühstück), sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen auf einen Betrag von 19,20 EUR (2 x 12 EUR abzüglich 4,80 EUR für ein Frühstück).

Insgesamt könnte der Arbeitgeber somit 89,20 EUR steuerfrei erstatten (70 EUR Unterkunft und Frühstück plus 19,20 EUR Verpflegungspauschalen).

Das sich in beiden Fällen der gleiche Erstattungsbetrag ergibt, liegt daran, dass sich der Kürzungsbetrag in beiden Fällen mit derselben Rechengröße von 20 % von 24 EUR berechnet.

1.000-EUR-Höchstgrenze nach 48 Monaten

Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland, können nach Ablauf von 48 Monaten die tatsächlich entstehenden Unterkunftskosten zukünftig höchstens nur noch bis zur Höhe von 1.000 EUR pro Kalendermonat als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden; das gilt auch für Hotelübernachtungen. Maßgeblich für den Beginn der 48-Monatsfrist ist der jeweilige Beginn der Tätigkeit, der ggf. auch schon vor dem 1. Januar 2014 liegen kann.

Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt aber nach Verwaltungsauffassung nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser Tätigkeitsstätte mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig werden soll oder tätig wird. Dadurch dürfte sich die Zahl der Betroffenen deutlich verringern.

Der Höchstbetrag von 1.000 EUR gilt jedoch auch bei einer doppelten Haushaltsführung. Welche Änderungen dort zu erwarten sind erfahren Sie im letztenTeil der Serie.

(Vgl. BMF, Schreiben vom 30. September 2013, IV C 5 - S 2353/13/10004)

Schlagworte zum Thema:  Doppelte Haushaltsführung, Erste Tätigkeitsstätte, Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand

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