Vom Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten sind oftmals beim Lohnsteuerabzug mit den sogenannten Sachbezugswerten anzusetzen, die für 2019 leicht steigen. Bei Aus­wärtstätigkeiten sind sie zudem ein Auslöser für den ab 2019 im Lohnkonto zwingenden Kenn­buchstaben M.

Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter Mitarbeiter während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine mit Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe "M" aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden.

Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht  

Die Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen im Kalenderjahr. Es kommt nicht darauf an, ob eine Besteuerung der Mahlzeiten ausgeschlossen ist oder die Mahlzeit pauschal oder individuell besteuert wurde (Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts vom 24. Oktober 2014, Rz. 90 ff.,  BStBl 2014 I Seite 1412).

Übergangsregelung für die Aufzeichnungspflicht  

Für die Aufzeichnungspflicht gilt seit ihrer Einführung im Jahr 2014 eine mehrfach verlängerte Übergangsregelung. Wenn das Betriebsstättenfinanzamt für die steuerfreien Verpflegungsspesen bei Auswärtstätigkeiten eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat (Fälle mit getrennter Lohn- und Reisekostenabrechnung) ist eine Bescheinigung des Großbuchstabens "M" nicht zwingend erforderlich.

Nach einem Erlass (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 27. September 2017, IV C 5 - S 2378/17/10001) läuft die zur programmtechnischen Umsetzung gewährte Übergangsregelung endgültig zum 31. Dezember 2018 aus. Ab 1. Januar 2019 ist "M" entsprechend einzutragen. 

Sachbezugswerte 2019 

Die Sachbezugswerte ab dem Kalenderjahr 2019 sind neu festgesetzt und bekannt gemacht worden (Zehnte Verordnung zur Änderung der Sozial­versicherungs­entgeltverordnung vom 6. November 2018; BGBl I Seite 1842). Demzufolge beträgt der Wert für Mahlzeiten, die ab 2019 gewährt werden (vergleiche hierzu auch Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 16. November 2018, IV C 5 - S 2334/08/10005-11):

  • für ein Mittag- oder Abendessen 3,30 Euro,
  • für ein Frühstück 1,77 Euro.

Wann die Sachbezugswerte gelten

Die Sachbezugswerte gelten für arbeitstägliche Mahlzeiten,

  • die durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden.
  • die die Mitarbeiter in einer nicht selbst betriebenen Einrichtung erhalten, wenn der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarung durch Barzuschüsse oder andere Leistungen zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt.

Ein geldwerter Vorteil ist als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der vom Mitarbeiter gezahlte Preis (einschließlich Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert unterschreitet.

Zuschüsse in Form von Essensmarken

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers aus Barzuschüssen in Form von Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) ist die Mahlzeit mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten, wenn (R 8.1 Abs. 7 LStR)

  • tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird.
  • für jede Mahlzeit nur eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird,
  • und der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt, das heißt die Essenmarke darf 2019 einen Wert von höchstens 6,40 Euro haben

(Zur Verwendung von elektronischen Essensmarken vergleiche das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 24. Februar 2016, BStBl 2016 I Seite 238).

Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten 

Die Sachbezugswerte gelten grundsätzlich auch für Mahlzeiten, die dem Mitarbeiter während einer beruflichen Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellt werden, wenn der Preis der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt. Die Besteuerung einer üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn ist jedoch gesetzlich ausgeschlossen, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte. Das ist der Fall bei mehr als achtstündiger Abwesenheit sowie bei mehrtägigen Reisen. Ein Sachbezugswertansatz kommt demnach nur bei eintägigen Auswärtstätigkeiten unter acht Stunden in Betracht.

Wann der Großbuchstabe M im Lohnkonto nicht verpflichtend ist  

Im Fall der Gewährung von Mahlzeiten, die keinen Arbeitslohn darstellen oder deren Preis 60 Euro übersteigt und die daher nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind, besteht keine Pflicht im Lohnkonto den Großbuchstaben "M" aufzuzeichnen und zu bescheinigen.