Nichtselbstständig Tätige können ab 2018 Arbeitsmittel bis zur neuen Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter von 800 Euro sofort bei der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Ein steuerfreier Arbeitgeberersatz ist jedoch ausgeschlossen.
Aufwendungen für Arbeitsmittel sind als Werbungskosten bei der Steuererklärung abzugsfähig (§ 9 Absatz 1 Nr. 5 EStG), wenn die Gegenstände nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden (private Nutzung maximal zehn Prozent). Zu den Arbeitsmitteln gehören typische Berufskleidung, Fachbücher, Fachzeitschriften, Werkzeug oder insbesondere auch Elektronik wie Computer, Tablets, Notebooks etc. Auch Einrichtungsgegenstände eines häuslichen Arbeitsplatzes wie Schreibtisch, Bücherregal, Bürostuhl und Schreibtischlampe gehören zu den Arbeitsmitteln.
Dies gilt sogar dann, wenn die übrigen Aufwendungen für das Zimmer wie Miete und Nebenkosten nicht abzugsfähig sind, weil die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht erfüllt sind.
Geringwertige Wirtschaftsgüter richtig abschreiben
Die Wirtschaftsgüter können im Wirtschaftsjahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn deren Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer den Betrag von 410 Euro nicht übersteigen (R 9.12 LStR). Diese sogenannte GWG-Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter ist für Arbeitnehmer ebenfalls anzuwenden (§§ 9 Absatz 1 Nr. 7 in Verbindung mit 6 Absatz 2 Satz 1 bis 3 EStG). Sind die Anschaffungskosten eines Arbeitsmittels höher als 410 Euro netto und wird es erfahrungsgemäß länger als ein Jahr genutzt, müssen sie auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt werden - bei Computern beispielsweise auf drei Jahre.
GWG-Sofortabschreibung ab 2018 bis zu 800 Euro
Nach einer gerade beschlossenen Gesetzesänderung (Gesetz gegen schädliche Steuerpraktiken im Zusammenhang mit Rechteüberlassungen – Bundesrats-Drucksache 366/17) ist zukünftig eine Sofortabschreibung für Anschaffungen bis zu 800 Euro möglich (Änderung § 6 Absatz 2 Satz 1 EStG). Die Grenze wird also fast verdoppelt. Weil es sich unverändert um eine "Nettogrenze" handelt, ergibt sich für den sofortigen Werbungskostenabzug im Jahr der Anschaffung (nicht im Jahr der Bezahlung!) eine Betragsgrenze von rund 950 Euro (800 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer). Die neue Wertgrenze findet erstmals bei Wirtschaftsgütern Anwendung, die nach dem 31. Dezember 2017 angeschafft werden und kann sich damit frühestens bei der Steuererklärung für 2018 positiv auswirken.
GWG: Steuerfreier Arbeitgeberersatz ist ausgeschlossen
Ein steuerfreier Arbeitgeberersatz für Arbeitsmittel ist jedoch regelmäßig ausgeschlossen. Leistungen des Arbeitgebers, mit denen er Werbungskosten von Mitarbeitern ersetzt, sind steuer- und beitragspflichtig, soweit nicht durch eine ausdrückliche gesetzliche Regelung Steuerfreiheit angeordnet ist (R 19.3 Absatz 3 Satz 1 LStR). So gibt es ausnahmsweise eine Steuerbefreiung für das sogenannte Werkzeuggeld (§ 3 Nr. 30 EStG). Für Arbeitgeber bieten sich jedoch alternative Gestaltungsmöglichkeiten, wie die steuerfreie Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte (§ 3 Nr. 45 EStG) und die Ausnutzung der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze.