16.08.2012 | Serie Wie Sie Azubis rechtssicher beschäftigen

Arbeitgebererstattungen für Auszubildende

Serienelemente
Bild: Haufe Online Redaktion

In wenigen Wochen beginnt der neue Ausbildungsjahrgang. Für viele Azubis bedeutet das auch den erstmaligen Kontakt mit der Lohnsteuer. Damit für Arbeitgeber, Azubis und natürlich auch für deren Eltern steuerlich nichts daneben geht, geben wir Ihnen in dieser Serie alle wichtigen Informationen an die Hand und beantworten die häufigsten Zweifelsfragen.

Können Arbeitgeber steuerfreie Leistungen gewähren?

Im Grundsatz gelten für Azubis die gleichen Lohnsteuer-Regelungen wie für reguläre Mitarbeiter. Dies bedeutet, dass auch für sie steuerfreie und pauschalbesteuerte Leistungen durch den Arbeitgeber möglich sind. So können auch Auszubildende beispielsweise von der 44-EUR-Sachbezugsfreigrenze profitieren.

Ebenso können Auszubildende steuerfreie Reisekostenerstattungen erhalten. Dabei sind jedoch einige Besonderheiten zu beachten:

·         Fahrten zum Ausbildungsbetrieb

Im Ausbildungsbetrieb selbst haben Auszubildende vielfach eine regelmäßige Arbeitsstätte, weil dort der Tätigkeitsmittelpunkt liegt. Fahrtkostenerstattungen für diese Fahrten sind steuerpflichtig, aber bis zur Höhe von 0,30 EUR je Entfernungskilometer mit 15 % pauschal besteuerbar.

Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die tatsächlichen Aufwendungen mit 15 % pauschaliert werden. Die Pauschalbesteuerung führt in beiden Fällen zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

Steuerfreie Erstattungen für Übernachtungskosten und Spesen scheiden ebenfalls aus.

In Betracht kommt ggf. eine doppelte Haushaltsführung in der Nähe des Ausbildungsbetriebs. Die Finanzverwaltung verweigert aber regelmäßig die Anerkennung, wenn der oder die Auszubildende zwar eine Übernachtungsmöglichkeit am Arbeitsort anmietet, aber ansonsten noch bei den Eltern wohnt.

·         Umzugskosten

Umzugskosten, die ein Arbeitgeber seinem Azubi ersetzt, sind steuerfrei, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist und die durch den Umzug entstandenen Aufwendungen nicht überschritten werden. Ein beruflicher Anlass ist dabei auch der erstmalige Antritt einer Stellung. Die Erstattung ist begrenzt auf den Betrag, der nach dem Bundesumzugskostenrecht als höchstmögliche Umzugskosten­vergütung gezahlt werden könnte

·         Berufsschule oder andere Ausbildungsstätte

Wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seines Ausbildungsdienstverhältnisses eine Ausbildungs- oder Fortbildungsstätte außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte im Betrieb des Arbeitgebers aufsucht, sind die Grundsätze für Auswärtstätigkeiten maßgebend (R 9.2 Abs. 2 Sätze 2 und 3 LStR).

Dies gilt insbesondere für die Fahrten zur Berufsschule. Das bedeutet, dass die entstandenen Fahrtkosten in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden können. Bei Benutzung eigener Fahrzeuge können pauschal je gefahrenen Kilometer 0,30 EUR für Pkw, 0,13 EUR für Motorrad/-roller  sowie 8 bzw. 5 Cent für Mofa bzw. Fahrrad gewährt werden.

Der steuerfreie Ersatz der Fahrtkosten ist unabhängig davon möglich, ob die Fahrten von der Wohnung oder vom Ausbildungsbetrieb aus angetreten werden.

Für Berufsschultage können zudem Spesen für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der Pauschalen von 6, 12 oder 24 EUR je nach Abwesenheitsdauer von Betrieb und Wohnung gezahlt werden. Allerdings ist zumindest bei Blockunterricht die sog. Dreimonatsfrist zu beachten (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 i. V. m. § 9 Abs. 5 EStG). Findet der Besuch einer Berufsschule nicht in Form eines Blockunterrichts, sondern an maximal zwei Tagen in der Woche statt, können die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für diese Tage hingegen zeitlich unbegrenzt vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (R 9.6 Abs. 4 Satz 1 LStR).

Übernachtungskosten am Berufsschulort können in voller Höhe ohne zeitliche Begrenzung steuerfrei erstattet werden. Hier kommt es auf die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung nicht an. Übernachtungskosten für die Übernachtung am Berufsschulort können deshalb auch an Auszubildende erstattet werden, die noch zu Hause bei ihren Eltern wohnen. 

Tipp: Nach neuester Rechtsprechung ist eine Bildungseinrichtung nicht als regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen, auch wenn diese häufig über einen längeren Zeitraum hinweg zum Zweck eines Vollzeitunterrichts aufgesucht wird (BFH, Urteil v. 9.2.2012, VI R 42/11). Findet die Ausbildung somit ausschließlich außerhalb des Betriebes statt, liegt während der gesamten Ausbildung eine Auswärtstätigkeit vor.

Schlagworte zum Thema:  Erstattung, Auszubildende, Arbeitgeber

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