Wenn vom Urlaubsstau die Rede ist, hat das im Personalbüro seine besondere Bedeutung, behauptet Thomas Muschiol in seiner Kolumne "Arbeitsrecht.
Liebe Personalexperten, was haben Straßenverkehrs- und Personalplaner gemeinsam? Beide müssen sich alljährlich mit dem „Urlaubsstau“ beschäftigen und beide versuchen, diesen immer wieder neu zu vermeiden. Oftmals ein untauglicher Versuch, denn jeder weiß: Es gibt in beiden Bereichen unkalkulierbare Ereignisse, die auch eine noch so kluge Vorsorge zunichte machen. Ist dies bei der Verkehrslenkung der unvorhergesehene Unfall auf der Autobahn, so kommt es in der betrieblichen Urlaubsplanung zum Beispiel regelmäßig deswegen zu Rückstaus, weil unvorhersehbare Vertretungsfälle bewältigt werden müssen.
Nicht wenige Unternehmen verdrängen dieses Problem regelmäßig damit, dass sie die betroffenen Mitarbeiter auf das Folgejahr verweisen und ihnen zur Beruhigung noch mit auf den Weg geben, dass der alte Urlaub noch bis mindestens in den Sommer des nächsten Jahres genommen werden könne. Dass dies keine echte Lösung ist, liegt auf der Hand, denn so ist die Stausituation für die Folgejahre schon vorprogrammiert und irgendwann nicht mehr wirklich beherrschbar.
Mitunter sind diese Probleme aber auch hausgemacht, denn es gibt immer wieder Mitarbeiter, die von vornherein in ihrer Urlaubsplanung das Folgejahr im Kopf haben und beispielsweise schon fest einkalkulieren, ihren „alten Urlaub“ noch für die Skiferien im Februar aufzuheben. Dem kann und sollte mit dem Bundesurlaubsgesetz im Rücken vorgebeugt werden: Die Übertragung des Jahresurlaubs in das Folgejahr setzt entweder voraus, dass der Urlaub aus unverschuldeten persönlichen Gründen (zum Beispiel Krankheit) nicht genommen werden konnte oder aus betrieblichen Gründen nicht gegeben wurde. Letzteres setzt aber voraus, dass sich die betroffenen Arbeitnehmer ausreichend um die rechtzeitige Planung des Urlaubs im dafür vorgesehenen Urlaubsjahr gekümmert haben. Zwar gibt es den Grundsatz, dass auf die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer Rücksicht zu nehmen ist, bei einer bewussten Vorausplanung des Alturlaubs für das Folgejahr kann sich darauf jedoch niemand berufen.
Übrigens: Wenn es wirklich einmal eng wird, ein endgültiger Urlaubsverfall droht und ein Mitarbeiter, der eigentlich dringend für ein Projekt benötigt wird, die „Auszahlung“ des einen oder anderen Urlaubstags ins Spiel bringt, können Sie diesem Wunsch durchaus auch einmal nachkommen. Hier müssen Sie jedoch streng darauf achten, dass dies nur bezüglich der Urlaubstage möglich ist, die über den gesetzlichen oder tariflichen Mindesturlaub hinaus gewährt werden. Zahlen Sie ihm dagegen auch Teile seines gesetzlichen oder tariflichen Mindesturlaubs aus, so kann er Ihnen eine lange Nase machen und trotz Unterschrift unter diese Vereinbarung den Urlaub später noch einmal einfordern. Im Regelfall muss er auch nicht die ausgezahlte Urlaubsabgeltung zurückzahlen.