Nachweisgesetz: Informationspflichten bAV

Ausweislich des neuen Nachweisgesetzes (NachweisG) müssen Arbeitgeber alle wesentlichen Arbeits- und Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses fristgerecht an die Arbeitnehmer aushändigen. Seit dem 1. August 2022 sind Verstöße bußgeldbewehrt in Höhe von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß.

Eine "digitale" Aushändigung, zum Beispiel per E-Mail ist dabei nach § 2 NachweisG nicht zulässig. Vielmehr ist die sogenannte Schriftform vorgeschrieben, also die Übergabe eines Dokuments, das eine eigenhändige Unterschrift trägt. Da die betriebliche Altersversorgung (bAV) sowohl Bestandteil des Arbeitsverhältnisses als auch des Arbeitsentgelts ist, gelten die Regeln des NachweisG auch hierfür. Dies gilt zumindest dann, wenn es sich um eine arbeitgeberfinanzierte bAV handelt. Ob das neue NachweisG auch auf Entgeltumwandlungsvereinbarungen Anwendung findet, ist derzeit noch umstritten.

Welche Informationspflichten gelten für die arbeitgeberfinanzierte bAV?

Gemäß § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 NachweisG sind die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts schriftlich niederzulegen. Das NachweisG betrifft somit auch die bAV, die Teil des Arbeitsentgelts ist. In Bezug auf die Informationspflicht im Rahmen der bAV sind seit dem 1. August 2022 im Hinblick auf die arbeitgeberfinanzierte bAV bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung die Höhe und Fälligkeit der Versorgungsbeiträge, die Höhe oder die Berechnung der Versorgungsleistungen, die Angabe der abgesicherten Risiken (Tod, Invalidität, Alter), die Voraussetzungen für den Eintritt des Versorgungsfalles sowie der gewählte Durchführungsweg mitzuteilen.

Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist durch den Arbeitgeber an dem Tag, an dem sie wirksam wird, schriftlich mitzuteilen. Für den Zeitpunkt der Aushändigung der Niederschrift über die Höhe des Arbeitsentgeltes ist der Zeitpunkt der Begründung des Arbeitsverhältnisses entscheidend. Wurde das Arbeitsverhältnis bereits vor dem 1. August 2022 begründet, ist auf Verlangen der Arbeitnehmenden diesen die Niederschrift innerhalb von sieben Tagen auszuhändigen. Für Arbeitsverhältnisse, die erst nach dem 1. August 2022 begründet worden sind, gilt, dass den Arbeitnehmenden die Niederschrift über die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgeltes laut § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 NachweisG spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung mitzuteilen ist.

Gelten die Informationspflichten auch für die Entgeltumwandlung?

Ob die bAV in Form von Entgeltumwandlung ebenfalls unter das NachweisG fällt, ist derzeit noch umstritten. Bisher ist die Fachwelt und auch die juristische Literatur davon ausgegangen, dass die Entgeltumwandlung unter das NachweisG fällt. Schließlich ist die Entgeltumwandlung "nur" eine Finanzierungsform der bAV. Allerdings vertritt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im dortigen Schreiben vom 7. Juli 2022 die Auffassung, dass die Entgeltumwandlung nicht unter das NachweisG fällt.

Das BMAS begründet diese Auffassung damit, dass das Nachweisgesetz zwar die Arbeitgeber verpflichtet, über die Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts zu informieren, nicht aber über die Verwendung. Das Schreiben liefert jedoch keinen Hinweis darauf, wie mit den gesetzlich verpflichtenden beziehungsweise freiwilligen Zuschüssen des Arbeitgebers zur Entgeltumwandlung zu verfahren ist. Da sich die Auffassung des BMAS zudem nicht ohne Weiteres aus dem Gesetz entnehmen lässt, bleibt abzuwarten, wie die Gerichte die Rechtslage beurteilen werden. Vorsorglich dürfte es daher ratsam sein, das NachweisG auch auf die Entgeltumwandlung anzuwenden.

Was ist bei der Durchführung der bAV über einen Versorgungsträger zu beachten?

Wird die bAV über einen Versorgungsträger durchgeführt, sind dessen Name und Anschrift anzugeben, sofern dieser nicht selbst zur Mitteilung der entsprechenden Informationen verpflichtet ist. Eine solche Informationspflicht besteht für Pensionsfonds, Pensionskassen und Direktversicherungen. Für Unterstützungskassen kann die Verpflichtung in den Leistungsplan aufgenommen werden. Sofern der Versorgungsträger statt des Arbeitgebers Name und Anschrift mitteilt, ist keine Originalunterschrift erforderlich, da der Versorgungsträger nicht die Nachweispflicht als Ganzes übernimmt, sondern nur die Information, welche als Niederschrift spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen ist. Beginnt die bAV erst zu einem späteren Zeitpunkt, gilt die kurze Frist für Änderungen, das heißt, der Versorgungsträger ist mit Inkrafttreten mitzuteilen.

Welche Besonderheiten gelten bei Bestehen von Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen?

Die nach § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7, 13 NachweisG notwendigen Angaben zur bAV können durch einen unterschriebenen Verweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen ersetzt werden, welche dann aber die Anforderungen des NachweisG vollständig erfüllen müssen. Auch die Angaben zum Versorgungsträger müssen darin ordnungsgemäß erfolgen. Es besteht allerdings die Möglichkeit, dass Name und Anschrift des Versorgungsträgers vorsorglich mit dem Vorbehalt einer späteren Änderung durch den Arbeitgeber in die Betriebsvereinbarung aufgenommen werden.

Inwiefern drohen Bußgelder bei Verstößen gegen das NachweisG?

Der Verstoß gegen das NachweisG wird mit einem Bußgeld geahndet. Hiernach handelt derjenige ordnungswidrig, der entgegen § 2 Abs. 1 S. 2 NachweisG die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß geahndet werden. Ein Verstoß gegen das NachweisG hat jedoch keine Auswirkungen auf die Gültigkeit von Rechtsakten wie die Erteilung von Versorgungszusagen oder Entgeltumwandlungsvereinbarungen. Die insbesondere formelle Wirksamkeit von Rechtsakten bestimmt sich weiterhin nach den für den jeweiligen Rechtsakt maßgeblichen Bestimmungen. Hierbei können beispielsweise einschlägige, besondere Formvorschriften, die sich aus dem Arbeitsvertrag, Tarifverträgen oder Ähnlichem ergeben, zu berücksichtigen sein.

Fazit

Eine nachhaltige Veränderung der bestehenden Regelungen zum NachweisG wurde seitens des Gesetzgebers nicht vorgenommen, denn die relevanten Arbeitsbedingungen müssen den Arbeitnehmenden seitens des Arbeitgebers auch weiterhin schriftlich ausgehändigt werden. Arbeitgeberinnen und ARbeitgebern sollte allerdings bewusst sein, dass Verstöße gegen das NachweisG nunmehr eine Ordnungswidrigkeit darstellen, die mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro pro Verstoß geahndet werden kann. In diesem Zusammenhang ist es bemerkenswert, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen weiterhin schriftlich niederzulegen sind und die elektronische Form gemäß § 2 Abs. 1 Satz 3 NachweisG ausgeschlossen bleibt, zumal Art. 3 der Arbeitsbedingungenrichtlinie ausdrücklich die elektronische Form zulässt. Insofern ist es erstaunlich, dass der deutsche Gesetzgeber diese Möglichkeit im digitalen Zeitalter nicht aufgegriffen hat.

Was ist zu tun?

Die Änderungen des NachweisG verpflichten Arbeitgeber grundsätzlich nicht zur Erstellung einer Versorgungsordnung, sondern lediglich zur unterzeichneten Angabe der Mindestinhalte. In diesem Zusammenhang ist es empfehlenswert, die Aushändigung der entsprechenden Unterlagen stets schriftlich zu dokumentieren. Zudem ist es ratsam, die Einführung einer Versorgungsordnung zu prüfen, um die bAV-Abwicklung besser zu strukturieren. Denn eine solche Versorgungsordnung unterstützt erheblich bei der Umsetzung neuer Gesetze und Regelungen. Insbesondere aufgrund der neuen Bußgeldregelung sollten Arbeitgeber ihre derzeitige Vorgehensweise in Bezug auf das NachweisG überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Sofern Arbeitgeber bereits die Voraussetzungen des NachweisG erfüllen, besteht für diese allerdings kein weiterer Handlungsbedarf.

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