Hat der Mitarbeiter einen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten?

Arbeitgeber und Arbeitsnehmer müssen sich ab 2014 mit einem neuen Reisekostenrecht befassen. Zahlreiche Regelungen wurden geändert.

Wenn es aber um die Erstattung von Reisekosten geht, muss der erste Blick zunächst auf die arbeitsrechtlichen Regeln geworfen werden, denn hier entschiedet es sich, ob überhaupt ein Anspruch auf Erstattung besteht.

Im zweiten Schritt kommt dann das lohnsteuerrechtliche Reisekostenrecht ins Spiel. Denn dies regelt nicht das „Ob“, sondern das „Wie“, nämlich die steuerliche Behandlung bereits bestehender Erstattungsansprüche.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer gem. §§ 670, 675 BGB diejenigen Aufwendungen/Reisekosten  (z. B. Kosten für Kraftstoffe, Übernachtungskosten oder der Kauf einer Fahrkarte) als Auslagenersatz zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeit gemacht hat und die er den Umständen nach für erforderlich halten durfte.

Meist sind Einzelheiten der Reisekostenerstattung in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder einseitigen Richtlinien des Arbeitgebers enthalten. Eine Verweisung auf die beamtenrechtlichen Vorschriften, die das Gebot sparsamer Verwendung öffentlicher Gelder berücksichtigen, in einer Tarifnorm ist zulässig; im öffentlichen Dienst gilt zusätzlich das Bundesreisekostengesetz (BRKG).