12.01.2016 | Serie Jahreswechsel 2015/2016

Neues bei elektronisch unterstützter Betriebsprüfung ab 2016

Serienelemente
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung bietet ab 2016 weiteren Komfort
Bild: Haufe Online Redaktion

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung verringert den Aufwand, der bei einer Prüfung vor Ort entsteht und spart dadurch Zeit. Seit dem 1. Januar 2016 wird das Prüfergebnis für teilnehmende Arbeitgeber in einer Art elektronischem Postfach bei der Rentenversicherung bereitgestellt.

Das Verfahren funktioniert unkompliziert: Zunächst vereinbaren die Beteiligten mit dem Betriebsprüfer bei der Terminplanung, dass eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung durchgeführt werden soll. Dann können Arbeitgeber (und Steuerberater) die für die Prüfung relevanten Daten elektronisch im Online-Verfahren an den prüfenden Rentenversicherungsträger übermitteln. Dort werden die Daten mit Hilfe einer Prüfsoftware analysiert und die Erkenntnisse daraus als Hinweise für die Durchführung der Betriebsprüfung genutzt.

Datenübermittlung bei elektronisch unterstützter Betriebsprüfung

Die Vorbereitung und Durchführung der Betriebsprüfung wird dem Arbeitgeber durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung vereinfacht. Das spart Zeit und Geld, denn dem Betriebsprüfer müssen vor Ort weniger oder keine Unterlagen mehr vorgelegt werden. Allerdings: Die Art und der Umfang der relevanten Daten und Unterlagen ändern sich nicht, sondern lediglich die Form der Bereitstellung.
Die Teilnahme an diesem Verfahren ist freiwillig. Entscheidet sich ein Arbeitgeber dafür, muss er die erforderlichen Daten in der durch die Verfahrensgrundsätze vorgegebenen Struktur übermitteln.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: einheitliche Datensatzbeschreibung

Die Vielzahl an Abrechnungsprogrammen macht für eine unkomplizierte Abwicklung eine einheitliche Datensatzbeschreibung (Schnittstelle) für die Datenanlieferung erforderlich. Von der einheitlichen und verbindlichen Schnittstelle profitieren alle Beteiligten: Erst dadurch wird ein nachvollziehbarer Export der prüfrelevanten Daten aus den Abrechnungssystemen ermöglicht. Die für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten werden konkret angegeben und deren Struktur und Feldformate entsprechend vorgegeben.

Wichtig: Der jeweilige Software-Hersteller des Abrechnungsprogramms muss die Funktionen zum Export der Daten in das Abrechnungsprogramm integrieren, damit die prüfrelevanten Datensätze erzeugt und übermittelt werden können.

Datenannahmestelle bei der Rentenversicherung

Für das Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung wird ausschließlich die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung als Datenannahmestelle tätig. Sicherheit wird dabei ganz groß geschrieben: Die Dateiübertragung erfolgt ausschließlich über gesicherte und verschlüsselte Übertragungswege aus systemgeprüften Abrechnungsprogrammen. Maschinelle Ausfüllhilfen sind hier nicht vorgesehen.

Hinweis: Die Übernahme von Daten aus Datenträgern, wie z. B. CD, DVD, USB-Sticks, wird aus Gründen der Datensicherheit technisch nicht unterstützt. Daten werden ausschließlich im gesicherten Online-Verfahren angenommen.

Gespeichert werden die Daten für die Dauer der Betriebsprüfung ausschließlich in speziell gesicherten Systemen der Deutschen Rentenversicherung. Arbeitgeber können sich über den aktuellen Stand der Verarbeitung ihrer Daten über ein bestimmtes Abrufverfahren erkundigen.

Belegsichtung bei Klärungsbedarf

Soweit sich für den Betriebsprüfer zu den Abrechnungsdaten Rückfragen ergeben, fordert er die entsprechenden Belege beim Arbeitgeber an. Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung müssen vorher jedoch keine Unterlagen mehr kopiert und zusammengestellt werden.
Durch die vorherige Auswertung der Daten kann der Prüfer gezielt Sachverhalte aufgreifen. Dies kann den Besuch vor Ort wesentlich verkürzen. Soweit keine Rücksprachen notwendig sind und auch keine weiteren Belege in den Geschäftsräumen angesehen werden müssen, kann eine Prüfung direkt beim Arbeitgeber unter Umständen sogar entbehrlich sein.

Berichtigung von Meldungen

Die Deutsche Rentenversicherung stellt – soweit notwendig - maschinell Grunddaten für die Berichtigung von Meldungen zur Verfügung. Bei Beanstandungen mit Entgeltdifferenzen wird der Arbeitgeber im Bescheid auf die bereitgestellten Datensätze für Meldekorrekturen hingewiesen. Dabei werden notwendigen Meldekorrekturen aus Nachberechnungen bzw. Erstattungen durch die Rentenversicherung maschinell aufgezeigt.

Wenn das Abrechnungssystem über eine Meldeunterstützung der elektronischen Betriebsprüfung verfügt, kann der Schritt der manuellen Korrektur über eine Ausfüllhilfe wie z. B. SV-net künftig entfallen. Dies entbindet Arbeitgeber allerdings nicht von den normalen Meldepflichten.

Hinweis: Die Korrektur der Meldung muss von demjenigen getätigt werden, der sie ursprünglich vorgenommen hat. Das gilt auch für die Richtigstellung der eigenen Meldebestände.

Tipp: Soweit die Daten durch die mit dem Modul "euBP" zertifzierte Entgeltabrechnungssoftware maschinell verarbeitet werden, kann der Arbeitgeber ab 1.7.2016 die Meldekorrekturen im eigenen Abrechnungssystem veranlassen. In diesem Fall beinhaltet die Meldekorrektur eine Stornierung der Ursprungsmeldung und die Abgabe einer korrigierten Meldung (die Daten der Betriebsprüfung werden dabei berücksichtigt).

Die Prüfmitteilung in elektronischer Form wird bereits ab 1.1.2016 als PDF-Datei in einer Art elektronischem Postfach bei der DSRV zum Abruf im eXTra-Verfahren bereitgestellt. Parallel dazu wird sie aber nach wie vor auch per Post übersandt.

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