BEM und Datenschutz

Beim Verfahren zum betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) werden zwangsläufig Gesundheitsdaten der Mitarbeiter erhoben. Welche datenschutzrechtliche Anforderungen im BEM-Verfahren zu beachten sind, erläutern die Rechtsanwälte Lisa-Maria Allramseder und Christian Flogaus.

Das betriebliche Eingliederungsverfahren (BEM) soll die Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit des Mitarbeiters fördern. Zudem ist es eine wichtige Vorstufe bei krankheitsbedingten Kündigungen. Um ein BEM-Verfahren durchführen zu können, ist der Arbeitgeber darauf angewiesen, dass sensible und vom Gesetz besonders geschützte Gesundheitsdaten der betroffenen Beschäftigten verarbeitet werden. Nur wenn er weiß, was dem Beschäftigten fehlt, kann es in dem ergebnisoffenen Suchprozess gelingen, die Ziele des BEM auch im Interesse des betroffenen Beschäftigten zu erreichen. 

BEM und Datenschutz: Arbeitgeber hat gesetzliche Hinweispflicht

Gemäß § 167 Abs. 2 Satz 3 SGB IX muss der Arbeitgeber bei einem BEM, den betroffenen Mitarbeiter auf Art und Umfang der in diesem Zusammenhang erhobenen und verwendeten Daten hinweisen. Die Erhebung und Verwendung von Daten bedarf einer besonderen Ermächtigungsgrundlage. In Betracht kommen hierfür verschiedene allgemeine datenschutzrechtliche Vorschriften wie eine Betriebsvereinbarung, eine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage und eine vom Betroffenen erklärte Einwilligung.

Betriebsvereinbarung als Ermächtigungsgrundlage möglich

Das Heranziehen einer Betriebsvereinbarung als Ermächtigungsgrundlage für die Erhebung und Verwertung von Daten im BEM ist dann aber wieder an weitere Voraussetzungen geknüpft: Diese Betriebsvereinbarung muss das von der DSGVO vorgegebene Schutzlevel erreichen und insbesondere müssen die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 5 DSGVO eingehalten werden. Ob eine Betriebsvereinbarung diese Anforderungen tatsächlich erfüllt, lässt sich in der Praxis aber oft nur sehr schwer feststellen.

Besser ist eine gesonderte schriftliche Datenschutzerklärung

Eine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage zur Datenerhebung dürfte dagegen nicht für alle Fälle ausreichend sein. Nach § 26 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn die Verarbeitung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Das müsste also auch für die Daten gelten, die beim BEM erhoben werden. Der Begriff der Erforderlichkeit ist dabei aber restriktiv auszulegen. Da das BEM als „ergebnisoffener Suchprozess“ ausgestaltet ist, ist die Abgrenzung, welche Daten erforderlich sind oder nicht, in der Praxis schwer. Auch aus diesem Grund empfiehlt sich unbedingt eine gesonderte schriftliche Datenschutzerklärung im Rahmen des BEM.

BEM: Anforderungen an eine Einwilligungserklärung 

Die Datenerhebung und Datenverarbeitung für das BEM bedarf einer ausdrücklichen und schriftlichen Einwilligung des Betroffenen. Die Einwilligung muss zudem freiwillig und wirksam erteilt werden. Der Arbeitgeber muss den Beschäftigten also genau darauf hinweisen, dass und für welchen Umfang die Einwilligungserklärung erteilt wird. Auch den Zweck der Datenerhebung muss er mitteilen, denn im Hinblick auf die Reichweite der Einwilligungserklärung ist der Zweckbindungsgrundsatz zu beachten. Eine Datenerhebung ist demnach nur zulässig, wenn die Daten für einen festgelegten, eindeutigen und legitimen Zweck erhoben werden. Für den Arbeitgeber empfiehlt es sich, immer eine ausdrückliche Einwilligungserklärung zur Datenerhebung im BEM einzuholen.

Welche Daten dürfen beim BEM erhoben werden?

Zudem ist unbedingt zu beachten, dass nur solche Daten erhoben werden dürfen, deren Kenntnis der Arbeitgeber benötigt, um einen ordnungsgemäßes BEM durchführen zu können. Daher bietet sich auch in diesem Fall an, sicherheitshalber für die personenbezogenen Daten im BEM eine eigenständige Einwilligung des Betroffenen einzuholen.

Einwilligungserklärung der Einladung zum BEM-Gespräch beifügen

Es sollte daher unbedingt darauf geachtet werden, dass die Einwilligungserklärung in dem BEM-Prozess entsprechend Berücksichtigung findet. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass es empfehlenswert ist, die Einwilligungserklärung zum Datenschutz dem Anschreiben an den Beschäftigten auf die Durchführung eines Gesprächs zum BEM beizufügen und in dieser detaillierte Aussagen zur Art und Umfang der im Rahmen des BEM-Verfahrens erhobenen und verwendeten Daten zu treffen. So gelingt es rechtssicher, der Hinweispflicht nach § 167 Abs. 2 Satz 3 SGB IX nachzukommen.

Checkliste für die Durchführung eines BEM

  • Der Beschäftigte ist innerhalb der zurückliegenden zwölf Monate länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig (Überwachung des Krankenstandes)
  •  Kontakt mit dem betroffenen Beschäftigten aufnehmen: BEM-Anschreiben und Einwilligungsformular bezüglich Datenschutzes

Bei einem Einverständnis mit dem BEM-Verfahren:

  •   Erstgespräch mit dem Betroffenen durchführen: Analyse der entstandenen Arbeitsunfähigkeitszeiten und möglicher Maßnahmen
  •   Einzelfall prüfen und analysieren
  •   Handlungsplan erstellen

Bei Ablehnung des BEM-Verfahrens oder keiner Reaktion des Beschäftigten:

  •   erneute Einladung
  •   Abschluss des betrieblichen Eingliederungsmanagements

Die Autoren: 

Lisa-Maria Allramseder ist Syndikusrechtsanwältin beim Verband der Metall- und Elektroindustrie Baden-Württemberg e. V. (Südwestmetall).

Christian Flogaus ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Syndikusrechtsanwalt beim Verband der Metall- und Elektroindustrie Baden-Württemberg e. V.


Welche Folgen es hat, wenn der Arbeitgeber seiner gesetzlichen Hinweispflicht zur Datenverarbeitung beim BEM nicht nachkommt, lesen Sie im Personalmagazin 07/2019 oder in der Personalmagazin-App.