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Es gilt ein umfassender, materieller Begriff der Personalakte. Jede Sammlung von Unterlagen über einen konkreten Arbeitnehmer fällt hierunter, unabhängig von der Bezeichnung und der Form. Auch elektronische Datenbanken werden daher erfasst. Gleiches gilt für Nebenakten, z. B. vom Werksschutz angelegte Informationssammlungen über einen bestimmten Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch darauf, dass in die Hauptakte ein entsprechender Hinweis aufgenommen wird. Die Führung von Geheimunterlagen ist nicht zulässig. Auch Unterlagen, die außerhalb des Betriebs über einen Arbeitnehmer geführt werden, sind Bestandteile der Personalakte und unterliegen dem Einsichtsrecht. Dies gilt insbesondere für solche Unterlagen, die überbetrieblich auf der Ebene des Unternehmens oder Konzerns geführt werden. Auch Unterlagen, die bei einem Außenstehenden, z. B. einem Rechenzentrum geführt werden, gehören materiell zur Personalakte. Nicht dazu gehören hingegen statistische Zusammenstellungen von Personaldaten einer Mehrzahl von Arbeitnehmern (z. B. Lohn- und Gehaltslisten).

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