Rz. 13
Erste Voraussetzung ist, dass in der Geschäftsordnung des Betriebsrats nach § 36 BetrVG die Möglichkeit einer solchen Teilnahme unter Vorrang der Präsenzsitzung festgelegt ist.
Welche Anforderungen an die Regelung in der Geschäftsordnung zu stellen sind, regelt das Gesetz nur rudimentär. Vorgegeben ist allein, dass der Vorrang der Präsenzsitzung gewahrt ist. Daher wird in der Geschäftsordnung geregelt werden müssen, unter welchen konkreten Vorgaben eine virtuelle Sitzungsteilnahme möglich ist. Dabei hat der Betriebsrat jedoch einen erheblichen Ermessensspielraum.
Die Gesetzesbegründung[1] schlägt vor, dass der Vorrang der Präsenzsitzung beispielsweise
- durch eine Begrenzung der Anzahl von Sitzungen, die ganz oder teilweise als Video- und Telefonkonferenz durchgeführt werden können, oder
- durch eine Beschränkung auf bestimmte Themen oder auf Sachverhalte, bei denen der Betriebsrat eine möglichst schnelle Befassung für angezeigt hält oder
- durch eine Begrenzung auf Fälle, in denen sie dem Gesundheitsschutz der Betriebsratsmitglieder dient,
gesichert werden kann. Hierbei sind die Gestaltungsmöglichkeiten in der Geschäftsordnung nicht begrenzt. In der Geschäftsordnung kann auch die virtuelle Teilnahme auf die Nutzung von Videokonferenzen begrenzt und die Telefonkonferenz ausgeschlossen werden, da die Videokonferenz deutlich bessere Kommunikationsmöglichkeiten als die Telefonkonferenz bietet.
Zur Sicherung des Regelfalls der Präsenzsitzung kann auch geregelt werden, dass in einem regelmäßigen Turnus eine Präsenzsitzung stattzufinden hat oder es kann eine Mindestzahl von Präsenzsitzungen vorgeschrieben werden.
Auch wenn das Gesetz nicht zwischen Hybrid- und vollständig virtuellen Sitzungen unterscheidet, sollte in der Geschäftsordnung hier gleichwohl eine Unterscheidung vorgenommen werden.[2] So kann geregelt werden, dass Betriebsratssitzungen grundsätzlich als Präsenzsitzungen stattfinden, ortsabwesende Betriebsratsmitglieder (z.B. bei Außendiensttätigkeit oder im Falle einer Schulungsteilnahme) aber immer die Möglichkeit haben, an dieser Sitzung mittels Telefon- oder Videokonferenz teilzunehmen. Hier bietet es sich auch an, eine Unzumutbarkeit der Anreise zur Sitzung konkret zu definieren. Denkbar ist auch, dass Betriebsratsmitglieder, die arbeitsunfähig erkrankt sind oder Angehörige zu betreuen haben, gleichwohl an der Sitzung teilnehmen können.
Ein andere Regelungsmöglichkeit besteht darin, die virtuelle Teilnahme auf Fälle zu begrenzen, in denen eine eilbedürftige Entscheidung zu treffen ist, z.B. im Rahmen einer Anhörung zu einer fristlosen Kündigung. Auch ist es denkbar, die virtuelle Teilnahme nur für solche Sitzungen zu ermöglichen, in denen keine Beschlüsse mit Außenwirkung gefasst werden. Betriebsratssitzungen, in denen der Abschluss einer Betriebsvereinbarung auf der Tagesordnung steht, wären dann als Präsenzsitzung einzuberufen..
Weiterhin sollte in der Geschäftsordnung geregelt werden, wer im Einzelfall über die Art der Sitzung oder die Sitzungsteilnahme entscheidet. Auch hier ist eine differenzierte Vorgehensweise empfehlenswert. So kann sich der Betriebsrat - und auch der Gesamt- oder Konzernbetriebsrat - als Gremium vorbehalten, in welchen Fällen eine virtuelle Sitzung stattfinden kann. . In der Geschäftsordnung kann auch konkret festgelegt werden, wann die virtuelle Teilnahme einzelner Mitglieder zulässig ist. Es ist dann vor der jeweiligen Sitzung noch die Prüfung vorzunehmen, ob diese Voraussetzungen tatsächlich vorliegen. Enthält die Geschäftsordnung keine Regelungen zur Frage, wer im Einzelfall über die Art der Durchführung der Sitzung entscheidet, so kommt diese Aufgabe dem Vorsitzenden des Betriebsrats zu.
Demgegenüber kann in der Geschäftsordnung für den Widerspruch nach § 30 Abs. 2 Nr. 2 BetrVG keine abweichende Regelung getroffen werden, da die Geschäftsordnung nicht von gesetzlichen Vorgaben abweichen kann.[3]
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