Es ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht aber die Angemessenheit der Unterkunft (bestimmte Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft). Die Anerkennung von Unterkunftskosten im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit erfordert, dass noch eine andere Wohnung besteht, an der der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat, ohne dass dort jedoch ein eigener Hausstand vorliegen muss. Für die Berücksichtigung von Unterkunftskosten anlässlich einer Auswärtstätigkeit wird somit – anders als bei der doppelten Haushaltsführung – nicht vorausgesetzt, dass der Arbeitnehmer eine Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter innehat und eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung leistet. Es genügt, wenn der Arbeitnehmer z. B. im Haushalt der Eltern ein Zimmer bewohnt.
Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor.
Um eine Gleichstellung langfristiger beruflicher Auswärtstätigkeiten mit der doppelten Haushaltsführung für den Bereich der Unterbringungskosten zu erreichen, wurde ab dem Jahr 2014 in § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisetätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland eine Begrenzung der steuerlich begünstigten Unterbringungskosten eingeführt. Es gilt dieselbe Obergrenze von 1.000 EUR pro Monat wie bei der doppelten Haushaltsführung.
Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser regelmäßig mindestens an 3 Tagen wöchentlich tätig werden soll oder tätig wird. Die 48-Monatsfrist ist daher nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Zudem führt eine Unterbrechung von mindestens 6 Monaten zu einem Neubeginn der Frist von 48 Monaten. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich. Für den 48-Monatszeitraum gelten dieselben Grundsätze wie für die Anwendung der bei den Verpflegungsmehraufwendungen zu beachtenden 3-Monatsfrist. Sowohl für die Frage, welche Auswärtstätigkeiten unter die Frist fallen, als auch für die Unterbrechungsfrist von 6 Monaten, die einen neuen 4-Jahreszeitraum in Gang setzt, sind die zur 3-Monatsfrist für den Ansatz der Verpflegungspauschbeträge dargestellten Regelungen in entsprechender Weise anzuwenden. Eine Unterbrechung von weniger als 6 Monaten, z. B. wegen Urlaub, Krankheit, beruflicher Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte, führt nicht zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist.
Ein Arbeitnehmer ist in der sich an seinem Wohnort befindlichen ersten Tätigkeitsstätte an 2 Tagen in der Woche tätig. An den anderen 3 Tagen betreut er aufgrund arbeitsrechtlicher Festlegungen eine 200 km entfernte Filiale. Dort übernachtet er regelmäßig 2-mal wöchentlich.
Da der Arbeitnehmer längerfristig infolge seiner beruflichen Tätigkeit an 3 Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, tätig wird und dort übernachtet, können die ihm tatsächlich entstehenden Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur Höhe von 1.000 EUR monatlich steuerfrei erstattet werden.
Für die Prüfung der 48-Monatsfrist wird auf den tatsächlich verwirklichten Sachverhalt abgestellt. Erst nach Ablauf von 48 Monaten greift die Begrenzung der Höhe nach auf den Betrag von 1.000 EUR im Monat. Die unbegrenzte Berücksichtigung der entstandenen Aufwendungen in den ersten 48 Monaten bleibt davon unberührt. Maßgeblich für den Beginn der 48-Monatsfrist ist der jeweilige Beginn der längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland.
Bei Übernachtungen im Ausland im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit gelten die bisherigen Grundsätze zur beruflichen Veranlassung und Notwendigkeit der entstandenen Aufwendungen unverändert weiter. Die Höchstgrenze von 1.000 EUR gilt hier nicht.
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