Reisekosten / 25.1 Vorbemerkung

Seit dem Jahr 2014 sind die gesetzlichen Regelungen zum steuerlichen Reisekostenrecht mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20.2.2013^[1] in Kraft getreten, das das bisherige Verwaltungsrecht ablöst. Im Schreiben des BMF vom 30.9.2013^[2] wird die Reform des Reisekostenrechts umfassend erläutert. Nachfolgend sind die ab dem 1.1.2014 geltenden gesetzlichen Bestimmungen des EStG zur steuerlichen Beurteilung von Reisekosten der Arbeitnehmer dargestellt.

Reisekosten können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, wenn sie durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Zu den steuerlichen Reisekosten gehören die Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Bei der steuerlichen Behandlung der Erstattung durch den Arbeitgeber wird unterschieden zwischen

• Reisekostenvergütungen, die Arbeitnehmern aus öffentlichen Kassen gewährt werden. Die Steuerfreiheit beruht insoweit auf § 3 Nr. 13 EStG. Es handelt sich dabei um eine besondere Form der Aufwandsentschädigung aus öffentlichen Kassen.
• Reisekostenvergütungen an Arbeitnehmer im privaten Dienst. Diese Reisekostenvergütungen sind nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit die erstatteten Beträge die durch die Auswärtstätigkeit entstandenen steuerlich zu berücksichtigenden Mehraufwendungen nicht übersteigen.

Der Arbeitgeber darf bei der Erstattung von Reisekosten die einzelnen unterschiedlichen Aufwendungsarten zusammenfassen. In diesem Fall ist die Erstattung steuerfrei, soweit sie die Summe der steuerlich zulässigen Einzelerstattungen nicht übersteigt. Hierbei können mehrere Reisen zusammengefasst abgerechnet werden. Soweit der Arbeitgeber keinen Ersatz leistet oder geringere Beträge, als steuerlich zulässig sind, kann der Arbeitnehmer seine beruflichen Reisekosten als Werbungskosten geltend machen.

[1] BStBl I S. 188.

[2] BStBl I S. 1279.