Reisekosten / 19 Nebenkosten (§ 10 Abs. 1 BRKG)

Nebenkosten müssen ursächlich notwendig sein, um den dienstlichen Auftrag überhaupt oder unter zumutbaren Bedingungen ausführen zu können. Sie müssen in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung der Dienstreise stehen; Folgekosten im privaten oder häuslichen Bereich sind nicht erstattungsfähig. Nebenkosten sind nicht solche, die bereits nach anderen Vorschriften des BRKG erstattet werden.

Der geforderte Nachweis der Nebenkosten erfordert nicht in jedem Fall den urkundlichen Nachweis, sondern dürfte i. S. d. § 26 VwVfG zu verstehen sein (Grundsatz der Unbeschränktheit der Beweismittel). Oftmals ist ein solcher Nachweis zudem faktisch ausgeschlossen. In diesen Fällen sind andere Formen des Nachweises zulässig (z. B. dienstliche Erklärung, Versicherung des Dienstreisenden). Der Nachweis muss aber auch dann glaubhaft und plausibel sein.

Als Nebenkosten kommen besonders in Betracht Auslagen für

  • Kommunikationskosten (einschl. Porti)
  • Gepäckversendung (ab 15 kg Handgepäck), -aufbewahrung und -versicherung
  • Parkgebühren und Garagenmiete in angemessenem Umfang, Straßenbenutzungsgebühren (einschl. Kosten für Plaketten) und Fährkosten, sofern die Kfz-Benutzung aus erheblichen dienstlichen Gründen erfolgt (§ 5 Abs. 2 BRKG) oder eine Mietwagennutzung i. S. v. § 4 Abs. 4 BRKG vorliegt
  • Parkgebühren bei Kfz-Benutzung nach § 5 Abs. 1 BRKG bis zu 10 EUR täglich
  • Reservierungskosten für Hotelzimmer
  • Vermittlungsgebühren von Reisebüros
  • Schließfachkosten
  • Teilnehmergebühren (z. B. bei Lehrgängen), Eintrittsgelder für Messen, Tagungen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen, für deren Teilnahme ein dienstliches Interesse vorliegt Nr. 14
  • Straßenbenutzungsgebühren (Maut), auch in Form von Plaketten
  • Aufwendungen für vorgeschriebene oder notwendige Schutzimpfungen (einschl. Sera) und andere prophylaktische Maßnahmen (z. B. gegen Malaria) und Gesundheitsatteste (einschl. Tropentauglichkeitsbescheinigungen) bei Auslandsdienstreisen in Infektions- und Epidemiegebiete
  • Makler- und sonstige Wohnungs-Vermittlungsgebühren bei länger dauernden Dienstreisen
  • Reisepass (einschl. Passbild) sowie Visum, wenn Personalausweis nicht für den Grenzübertritt ausreicht, das Nationalitätszeichen "D" sowie einen internationalen Führerschein, soweit eigens für die Dienstreise beschafft, sowie Zolldokumente
  • die Begleitperson eines schwer behinderten Beschäftigten (Merkzeichen im Ausweis über die Eigenschaft als schwerbehinderter Mensch "B" mit dem Zusatz "Die Notwendigkeit ständiger Begleitung ist nachgewiesen"), die nicht im öffentlichen Dienst tätig ist. Voraussetzung ist, dass ohne die Begleitung das Dienstgeschäft nicht durchführbar wäre. Erstattungsfähig sind die nachgewiesenen und angemessenen Kosten einschließlich der Kosten für Verpflegung und Unterkunft; für die Letzteren darf höchstens das dem Beschäftigten für den gleichen Zeitraum zustehende Tage- und Übernachtungsgeld gewährt werden.
  • Gebühren für den Umtausch von Fahrkarten und für Telefonauskünfte der Bahn
  • Gebühren für den Kauf ausländischer Zahlungsmittel im In- und Ausland sowie anlässlich der Bezahlung ausländischer Reisedienstleistungen unter Einsatz von Kreditkarten und der Beschaffung von Euro im EU-Ausland

Keine Nebenkosten sind Auslagen für

  • Reiseausstattung (z. B. Koffer, Taschen), Gastgeschenke, Trinkgelder
  • Garderobenaufbewahrung, ausgenommen bei der dienstlichen Teilnahme an Kongressen, Tagungen usw.
  • Tageszeitungen, Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten
  • Geldbußen, Verwarnungsgelder
  • Betreuung von minderjährigen Kindern, pflegebedürftigen Angehörigen oder Haustieren
  • zusätzliche Reiseversicherungen (Flugunfallversicherung, Auslandsreise-Krankenversicherung, Reiseunfallversicherung, Reisehaftpflichtversicherung, Reiserücktrittsversicherung, Kaskoversicherung)
  • Kreditkarten (Jahresgebühr, auch nicht, wenn häufig für hohe Hotelkosten in Vorlage getreten werden muss; kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Wahrnehmung des Dienstgeschäfts)
  • Arzt- und Arzneimittelkosten
  • Reinigung, Verlust und Beschädigung von persönlichen Gegenständen (z. B. Kleidung, Ausstattungsstücken, Fahr- und Flugscheinen, Geld, Schmuck); Ausnahmen bestehen für Auslandsdienstreisen

    Hier kommt ggf. Schadensersatz im Wege der Unfallfürsorge in Betracht. Ansprüche können auch gegen eine Reisegepäck- oder erweiterte Hausratversicherung bestehen. Bei Verlust von Fahrscheinen durch Raub und Diebstahl dürfte ein Ersatz in Betracht kommen. Bei Verlust des Flugscheins wird anhand des Flugregisters eine kostenfreie Flugberechtigung erteilt.

  • Kurtaxe
  • Dolmetscher und Gebärdendolmetscher (ggf. Ersatz aus besonders dafür zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln)

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