Besonders bei Seminaren und Fortbildungsveranstaltungen werden die Kosten der Unterkunft und der Verpflegung mit einem nicht aufgeschlüsselten Gesamtbetrag berechnet. Oftmals schließt dieser Gesamtbetrag auch die eigentlichen Seminargebühren (z. B. die vom Ausrichter berechneten Kosten für die Bereitstellung der Tagungsstätte, das Honorar für Referenten usw.) ein. Teilweise rechnet der Veranstalter mit den die Teilnehmer entsendenden Behörden ab. In anderen Fällen ist die Rechnung auf den Teilnehmer ausgestellt, der sie auch beim Veranstalter bezahlt.
Die Ermittlung der Reisekostenvergütung ist unproblematisch, wenn die gesamten Veranstaltungskosten dem Dienstherrn berechnet werden und dieser sie begleicht. In diesem Fall ist der Teilnehmer unentgeltlich untergebracht und verpflegt mit der Folge, dass ihm außer Ersatz von Fahrtkosten und Nebenkosten (z. B. für dienstliche Telefonate) allein das nach § 6 Abs. 2 BRKG gekürzte Tagegeld zusteht. Die vorstehende Fallgestaltung dürfte in der Praxis am häufigsten vorkommen.
Praxis-Beispiel3-tägiges Seminar; Anreise am 9.7. um 7.30 Uhr, Rückkehr in die Wohnung am 11.7. um 17.15 Uhr; die unentgeltliche Verpflegung beginnt mit dem Mittagessen am 9.7. und endet mit dem Frühstück am 11.7.; unentgeltliche Unterkunft; für die Fahrt wird aus erheblichem dienstlichen Interesse das Kfz des Beschäftigten benutzt (zurückgelegte Strecke insgesamt 430 km).
Tagegeld 9.7. Anreisetag 14,00 EUR ./. (2 × 40 % von 28 EUR (Mittag- und Abendessen) =22,40 EUR 0 EUR 10.7. 28,00 EUR ./. 100 % von 28 EUR (Vollverpflegung) 28,00 EUR 0 EUR 11.7. Abreisetag 14,00 EUR ./. 20 % von 28 EUR (Frühstück) 5,60 EUR 8,40 EUR Übernachtungsgeld 9./10.7. – 10./11.7. – Wegstreckenentschädigung 430 km × 0,30 EUR 129,00 EUR Die Ermittlung der Reisekosten ist auch problemlos, wenn der selbstzahlende Teilnehmer Rechnungen der Veranstalter vorlegt, in denen die Übernachtungs- und Verpflegungskosten oder nur die Übernachtungskosten getrennt aufgeführt sind und die Teilnehmergebühr gesondert berechnet wird. In diesem Fall steht das nach § 6 BRKG bemessene Tagegeld zu. Außerdem werden die nachgewiesenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet, wobei solche bis 70 EUR je Übernachtung als notwendig angesehen werden; dabei sind in den Übernachtungskosten enthaltene Frühstückskosten um 5,60 EUR (im Ausland um 20 % des Auslandstagegeldes für eine mehrtägige Dienstreise) zu kürzen. Teilnehmergebühren sind als Nebenkosten (§ 10 Abs. 1 BRKG) zu ersetzen.
Praxis-Beispieleinwöchiges Seminar; Anreise 6.8. um 13.30 Uhr, Rückkehr 10.8. um 14.30 Uhr; von dem täglichen Vollpensionspreis von 90 EUR entfallen 60 EUR auf Übernachtung, 30 EUR auf Verpflegung; die höheren Übernachtungskosten waren unvermeidbar.
Tagegeld 6.8. Anreisetag 14,00 EUR 7. bis 9.8. 3 × 28 EUR 84,00 EUR 10.8. Abreisetag 14,00 EUR Übernachtungsgeld in Euro Übernachtungskosten 4 × 60 EUR 240,00 EUR ./. Frühstücksanteile 4 × 5,60 EUR 22,40 EUR 217,60 EUR Tage- und Übernachtungsgeld 329,60 EUR Sind nur die Übernachtungskosten in der Rechnung ausgewiesen, ist davon auszugehen, dass der restliche Betrag der Vollpension auf Verpflegungskosten entfällt.
Sind bei Voll- oder Halbpension in der vom Beschäftigten zu bezahlenden Rechnung nicht die Unterkunfts- und Verpflegungskosten aufgeschlüsselt, ist nach folgendem Beispiel zu verfahren:
Praxis-Beispiela) Halbpension Die Halbpension für einen Tag kostet 60,00 EUR Davon sind als Verpflegungskosten einzuhalten für das Frühstück 5,60 EUR für das Abendessen 11,20 EUR 16,80 EUR Als Übernachtungskosten werden erstattet 43,20 EUR b) Vollpension Die Vollpension für einen Tag kostet 80,00 EUR Davon sind als Verpflegungskosten einzuhalten für das Frühstück 5,60 EUR für das Mittagessen 11,20 EUR für das Abendessen 11,20 EUR 28,00 EUR Als Übernachtungskosten werden erstattet 52,00 EUR - Enthält eine Teilnehmergebühr, Tagungspauschale usw. außer den Kosten der Vollpension andere Aufwendungen (z. B. für die Referenten, die Gestellung des Tagungsraums), ohne dass die Kosten aufschlüsselbar sind, können die über 28 EUR (= Tagegeld) und 70 EUR (notwendige Übernachtungskosten, vgl. Nr. 8.1.3 BRKGVwV, vorstehende Nr. 13.4) hinausgehenden Tageskosten als Teilnehmergebühr usw. anerkannt und nach § 11 erstattet werden.
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