Reisekosten / 16 Voll- und Halbpension bei Lehrgängen usw.

Besonders bei Seminaren und Fortbildungsveranstaltungen werden die Kosten der Unterkunft und der Verpflegung mit einem nicht aufgeschlüsselten Gesamtbetrag berechnet. Oftmals schließt dieser Gesamtbetrag auch die eigentlichen Seminargebühren (z. B. die vom Ausrichter berechneten Kosten für die Bereitstellung der Tagungsstätte, das Honorar für Referenten usw.) ein. Teilweise rechnet der Veranstalter mit den die Teilnehmer entsendenden Behörden ab. In anderen Fällen ist die Rechnung auf den Teilnehmer ausgestellt, der sie auch beim Veranstalter bezahlt.

  1. Die Ermittlung der Reisekostenvergütung ist unproblematisch, wenn die gesamten Veranstaltungskosten dem Dienstherrn berechnet werden und dieser sie begleicht. In diesem Fall ist der Teilnehmer unentgeltlich untergebracht und verpflegt mit der Folge, dass ihm außer Ersatz von Fahrtkosten und Nebenkosten (z. B. für dienstliche Telefonate) allein das nach § 6 Abs. 2 BRKG gekürzte Tagegeld zusteht. Die vorstehende Fallgestaltung dürfte in der Praxis am häufigsten vorkommen.

     

    Praxis-Beispiel

    3-tägiges Seminar; Anreise am 9.7. um 7.30 Uhr, Rückkehr in die Wohnung am 11.7. um 17.15 Uhr; die unentgeltliche Verpflegung beginnt mit dem Mittagessen am 9.7. und endet mit dem Frühstück am 11.7.; unentgeltliche Unterkunft; für die Fahrt wird aus erheblichem dienstlichen Interesse das Kfz des Beschäftigten benutzt (zurückgelegte Strecke insgesamt 430 km).

     
    Tagegeld    
    9.7. Anreisetag 12,00 EUR  
      ./. (2 × 40 % von 24 EUR (Mittag- und Abendessen) = 19,20 EUR   0 EUR
    10.7.   24,00 EUR  
      ./. 100 % von 24 EUR (Vollverpflegung) 24,00 EUR 0 EUR
    11.7. Abreisetag 12,00 EUR  
      ./. 20 % von 24 EUR (Frühstück)  4,80 EUR  7,20 EUR
    Übernachtungsgeld    
    9./10.7.    
    10./11.7.    
    Wegstreckenentschädigung    
      430 km × 0,30 EUR   129,00 EUR
  2. Die Ermittlung der Reisekosten ist auch problemlos, wenn der selbstzahlende Teilnehmer Rechnungen der Veranstalter vorlegt, in denen die Übernachtungs- und Verpflegungskosten oder nur die Übernachtungskosten getrennt aufgeführt sind und die Teilnehmergebühr gesondert berechnet wird. In diesem Fall steht das nach § 6 BRKG bemessene Tagegeld zu. Außerdem werden die nachgewiesenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet, wobei solche bis 60 EUR je Übernachtung als notwendig angesehen werden; dabei sind in den Übernachtungskosten enthaltene Frühstückskosten um 4,80 EUR (im Ausland um 20 % des Auslandstagegeldes für eine mehrtägige Dienstreise) zu kürzen. Teilnehmergebühren sind als Nebenkosten (§ 10 Abs. 1 BRKG) zu ersetzen.

     

    Praxis-Beispiel

    einwöchiges Seminar; Anreise 6.8. um 13.30 Uhr, Rückkehr 10.8. um 14.30 Uhr; von dem täglichen Vollpensionspreis von 90 EUR entfallen 60 EUR auf Übernachtung, 30 EUR auf Verpflegung; die höheren Übernachtungskosten waren unvermeidbar.

     
    Tagegeld    
    6.8. Anreisetag 12,00 EUR
    7. bis 9.8. 3 × 24 EUR 72,00 EUR
    10.8. Abreisetag 12,00 EUR
    Übernachtungsgeld in Euro    
    Übernachtungskosten 4 × 60 EUR 240,00 EUR  
    ./. Frühstücksanteile 4 × 4,80 EUR  19,20 EUR  220,80 EUR
    Tage- und Übernachtungsgeld   316,80 EUR

    Sind nur die Übernachtungskosten in der Rechnung ausgewiesen, ist davon auszugehen, dass der restliche Betrag der Vollpension auf Verpflegungskosten entfällt.

  3. Sind bei Voll- oder Halbpension in der vom Beschäftigten zu bezahlenden Rechnung nicht die Unterkunfts- und Verpflegungskosten aufgeschlüsselt, ist nach folgendem Beispiel zu verfahren:

     

    Praxis-Beispiel

     
    a) Halbpension    
      Die Halbpension für einen Tag kostet   60,00 EUR
      Davon sind als Verpflegungskosten einzuhalten    
      für das Frühstück 4,80 EUR  
      für das Abendessen 9,60 EUR 14,40 EUR
      Als Übernachtungskosten werden erstattet   45,60 EUR
    b) Vollpension    
      Die Vollpension für einen Tag kostet   80,00 EUR
      Davon sind als Verpflegungskosten einzuhalten    
      für das Frühstück 4,80 EUR  
      für das Mittagessen 9,60 EUR  
      für das Abendessen 9,60 EUR 24,00 EUR
      Als Übernachtungskosten werden erstattet   56,00 EUR
  4. Enthält eine Teilnehmergebühr, Tagungspauschale usw. außer den Kosten der Vollpension andere Aufwendungen (z. B. für die Referenten, die Gestellung des Tagungsraums), ohne dass die Kosten aufschlüsselbar sind, können die über 24 EUR (= Tagegeld) und 70 EUR (notwendige Übernachtungskosten, vgl. Nr. 8.1.3 BRKGVwV, vorstehende Nr. 13.4) hinausgehenden Tageskosten als Teilnehmergebühr usw. anerkannt und nach § 11 erstattet werden.

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