Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Dienststelle und Personalrat setzt voraus, dass der Personalvertretung alle Informationen zugänglich gemacht werden, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt. Nach § 66 Abs. 1 BPersVG ist die Personalvertretung zur Durchführung ihrer Aufgaben rechtzeitig und umfassend zu unterrichten und sind ihr die hierfür erforderlichen Unterlagen vorzulegen. Obwohl dies nicht ausdrücklich gesagt wird, gibt das Recht auch die Befugnis, die Vorlage der Bruttolohn- und Gehaltslisten zu verlangen.
Personalakten sind der Kenntnisnahme des Personalrats solange entzogen, wie hierfür nicht die Zustimmung des Beschäftigten vorliegt. Diese ist zudem auf einzelne Personalratsmitglieder beschränkbar (§ 66 Abs. 2 Satz 1 BPersVG). Allerdings bedeutet diese Beschränkung nicht, dass dem Personalrat sämtliche Inhalte der Personalakte entzogen sind. Er kann zur Wahrnehmung seiner Aufgaben durchaus einzelne sachdienliche Informationen aus der Personalakte verlangen. Andernfalls wäre die Möglichkeit für die Dienststellenleitung gegeben, durch Beiordnen sämtlicher persönlicher Daten in die jeweilige Personalakte diese der Kenntnisnahme des Personalrats zu entziehen.
§ 66 Abs. 1 BPersVG verpflichtet die Dienststelle, den Personalrat zur Durchführung seiner Aufgaben rechtzeitig und umfassend zu unterrichten.
Rechtzeitig ist eine Unterrichtung unabhängig von der Form nur, wenn der Personalrat noch genügend Zeit hat, sich mit der Angelegenheit gründlich zu befassen. Darüber hinaus muss die Maßnahme durch den Personalrat noch beeinflussbar sein. Andernfalls läuft der Beteiligungszweck in den allermeisten Fällen leer.
Umfassend ist die Unterrichtung nur, wenn sie vollständig ist. Grundvoraussetzung hierfür ist, dass der Personalrat die ihm jeweils obliegende Aufgabe (z. B. Mitbestimmung bei einer Einstellung) auch korrekt wahrnehmen kann. Davon ist wohl nur auszugehen, wenn der Personalrat in Kenntnis aller für die Dienststellenleitung in der konkreten Beteiligungsangelegenheit entscheidungserheblichen Sachverhaltsumstände gesetzt wurde.
Damit dies gewährleistet ist, hat der Personalrat zur Wahrnehmung seiner Beteiligungsrechte einen Anspruch auf Vorlage der erforderlichen, das heißt aller Unterlagen, die für die Dienststelle die Grundlage der beteiligungspflichtigen Maßnahme gebildet haben. Ihm sind also grundsätzlich dieselben Entscheidungsunterlagen zugänglich zu machen, die auch der Dienststelle für ihre Meinungsbildung zur Verfügung standen.[1]
Aufgrund der Vielzahl der Beteiligungsrechte wird über die umfassende Unterrichtung und ausreichende Überlassung von Unterlagen von Fall zu Fall entschieden werden müssen.
Bei der Einstellung eines Beschäftigten hat der Personalrat Anspruch auf Vorlage aller Bewerbungsunterlagen, auch der nicht zur Einstellung vorgesehenen Mitbewerber.
Einen generellen Anspruch auf Einsichtnahme in sämtliche bei der Dienststelle vorhandenen Unterlagen besitzt der Personalrat nicht.
Verstößt der Arbeitgeber gegen das Gebot der rechtzeitigen und umfassenden Unterrichtung, hemmt dies regelmäßig den Lauf etwaiger Fristen des Personalrats im Beteiligungsverfahren.
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