Personalrat/Personalvertretung / 8.8 Personalrat und Datenschutz

Der Personalrat ist Teil der Dienststelle und ist daher den für diese geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen unterworfen. Hierzu zählen vor allem die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes.

Die Personalvertretungen haben in eigener Verantwortung ergänzende Regelungen zu treffen, soweit dies notwendig ist, um einen datengerechten Umgang mit den ihnen zugänglichen personenbezogenen Daten sicherzustellen.

In Betracht kommen im Rahmen der Geschäftsordnung etwa Regelungen darüber,

  • ob und auf welche Weise den Mitgliedern der Personalvertretung vor Sitzungen Unterlagen mit personenbezogenen Daten zugeleitet werden,
  • dass Unterlagen mit besonders schutzbedürftigen Daten nur in der Sitzung eröffnet werden,
  • dass den Personalratsmitgliedern vor der Sitzung überlassene Unterlagen mit personenbezogenen Daten nach der Sitzung dem Personalratsvorsitzenden zurückzugeben sind,
  • wer für die Bearbeitung (z. B. Speicherung, Berichtigung, Löschung) der dem Personalrat zur Verfügung stehenden personenbezogenen Daten zuständig ist.

Die Personalvertretung darf personenbezogene Daten nur soweit und solange speichern, wie dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Zur Durchführung dieses allgemeinen datenschutzrechtlichen Grundsatzes verpflichtet die Vorschrift den Personalrat, die ihm im Zusammenhang mit einem Beteiligungsverfahren zur Verfügung gestellten und danach nicht mehr benötigten Daten zu löschen und Unterlagen mit personenbezogenen Daten der Dienststelle zurückzugeben.

Grunddaten der Beschäftigten dürfen auf Dauer gespeichert werden. Hierzu zählen Name, Funktion sowie ihre Bewertung, Besoldungs-, Vergütungs- oder Lohngruppe, Geburts-, Einstellungs- und Ernennungsdatum sowie Datum der letzten Beförderung, Höher- oder Rückgruppierung.

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