8.4.1 Einberufung und Leitung
Die erste (konstituierende) Sitzung des Personalrats wird vom Wahlvorstand einberufen und bis zur Bestellung eines Wahlleiters vom Wahlvorstand geleitet (§ 36 Abs. 1 BPersVG). Die weiteren Sitzungen des Personalrats werden vom Personalratsvorsitzenden anberaumt. Jedoch können die in § 36 Abs. 3 BPersVG aufgezählten Personen (z. B. der Dienststellenleiter) und Gruppen (z. B. ein Viertel der Personalratsmitglieder) die Einberufung einer Sitzung und die Aufnahme bestimmter Gegenstände in die Tagesordnung verlangen. Verweigert der Vorsitzende dem nachzukommen, handelt es sich hierbei um eine grobe Vernachlässigung der gesetzlichen Pflichten im Sinne des § 30 BPersVG und eröffnet den übrigen Personalratsmitgliedern die dort genannten Optionen.
Der Vorsitzende legt die Tagesordnung fest und leitet die Verhandlung. Er muss die Mitglieder und weitere teilnahmeberechtigte Personen (z. B. die Schwerbehindertenvertretung) so rechtzeitig laden, dass diese noch ausreichend Zeit haben, sich auf die gleichzeitig übermittelte Tagesordnung vorzubereiten (§ 36 Abs. 2 BPersVG).
Es genügt nicht, die Tagesordnung erst in der Sitzung zu überreichen.
Punkte, die nicht auf der Tagesordnung benannt sind oder aber nicht rechtzeitig bekannt gemacht wurden, dürfen in der Sitzung grundsätzlich auch nicht beschlossen werden (Ausnahmen s. u.).
Außerdem erfüllt die Tagesordnung ihren Vorbereitungszweck nur dann, wenn sie über die geplanten Sitzungsthemen so ausreichend informiert, dass die Teilnehmer sich darüber bereits vorbereitend Gedanken machen können. Die Tagesordnung muss also gezielt Rückfragen zu den einzelnen Themen erlauben, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.[1]
Wird ein Tagesordnungspunkt nicht rechtzeitig bekannt gegeben, so kann darüber nur dann im Personalrat entschieden werden, wenn alle geladenen Mitglieder erschienen und mit der Beschlussfassung einverstanden sind. Das heißt, eine nachträgliche Änderung der Tagesordnung ist nur möglich, wenn der Personalrat vollzählig ist und die Änderung einstimmig beschließt.[2]
8.4.2 Zeitpunkt der Sitzungen
Die Personalratssitzungen finden in der Regel während der Arbeitszeit statt (§ 38 Abs. 1 Satz 1 BPersVG). Als Ausfluss aus dem Gebot der vertrauensvollen Zusammenarbeit bestimmt § 38 Abs. 1 Satz 2 BPersVG die Verpflichtung des Vorsitzenden, bei der Anberaumung auf dienstliche Belange Rücksicht zu nehmen. Nicht zuletzt deshalb ist der Dienststellenleiter vom Zeitpunkt der Sitzung zu unterrichten. Dies kann im Ausnahmefall dazu führen, dass Sitzungen auch außerhalb der Arbeitszeit stattfinden. Für diese Fälle gebietet es jedoch § 51 Satz 2 BPersVG, den Personalratsmitgliedern in entsprechendem Umfang Dienstbefreiung zu gewähren.
8.4.3 Nichtöffentlichkeit – Teilnahme anderer Personen
Die Sitzungen des Personalrats sind nicht öffentlich.
Dieser Grundsatz der Nichtöffentlichkeit wird jedoch an einigen Stellen im Gesetz aufgeweicht:
- Der Dienststellenleiter nimmt an den Sitzungen, die auf sein Verlangen anberaumt worden sind, und an den Sitzungen, zu denen er ausdrücklich eingeladen wurde, teil (§ 37 Abs. 3 BPersVG).
- Auf Antrag eines Viertels der Mitglieder oder der Mehrheit einer Gruppe des Personalrats kann von Fall zu Fall je ein Beauftragter der im Personalrat vertretenen Gewerkschaften an den Sitzungen beratend teilnehmen (§ 37 Abs. 2 BPersVG).
- Der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit verbietet nicht, dass der Personalrat beispielsweise Antragsteller, von einer Maßnahme betroffene Personen oder auch Sachverständige zu Sitzungen hinzuzieht. Desgleichen kann der Leiter der Dienststelle mit Einverständnis des Personalrats Mitarbeiter (z. B. Referenten, Sachbearbeiter) mitbringen. Alle diese Personen dürfen aber bei der Beratung und Beschlussfassung des Personalrats nicht anwesend sein.
8.4.4 Befangenheit von Personalratsmitgliedern
Befangene Mitglieder dürfen weder an der Beratung noch an der Beschlussfassung des entsprechenden Tagesordnungspunktes teilnehmen. Wann ein Fall der Befangenheit vorliegt, bedarf der Entscheidung im Einzelfall. Sie liegt wohl regelmäßig dann vor, wenn die Entscheidung einer Sache dem Personalratsmitglied selbst oder einer ihm nahestehenden Person (insbesondere Ehegatten, Verwandten und Verschwägerten) einen unmittelbaren Vor- oder Nachteil bringen kann.
Das Verbot zur Abstimmung und Mitberatung folgt aus dem allgemeinen verfahrensrechtlichen Grundsatz, dass zur Vermeidung von Interessenkollisionen niemand "Richter in eigener Sache" sein kann.[1]
Beispiele:
- Einstellung des Neffen eines Personalratsmitglieds
- Kündigung der Schwester des Ehegatten eines Personalratsmitglieds
Hat an der Beratung oder Beschlussfassung ein befangenes Personalratsmitglied mitgewirkt, so ist der Beschluss unwirksam.
8.4.5 Sitzungsprotokoll
Von jeder Sitzung ist eine Niederschrift (Protokoll) anzufertigen. Dies dient zum einen der Dokumentation der Sitzung, zum anderen auch der Information der nicht anwesenden Mitglieder.
Das Protokoll muss Ort, Tag und Beginn und Ende der Sitz...
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