Personalakten / 9 Kann der Beschäftigte den Inhalt der Personalakte beeinflussen?

Zum Schutz des Persönlichkeitsrechts des Mitarbeiters ist im Personalaktenrecht ein umfassendes abgestuftes Rechtsschutzsystem entwickelt worden.

Dieses Stufensystem sieht wie folgt aus:

Einsichtungsrecht

Anhörungsrecht

Erörterungsrecht

Recht zur Abgabe von Erklärungen zur Personalakte

Berichtigungsrecht

9.1 Welche Wirkung hat das Einsichtsrecht auf den Inhalt?

Das Einsichtsrecht soll in erster Linie dem Beschäftigten Kenntnis vom Inhalt der Personalakten verschaffen. Darüber hinaus hat aber das Einsichtsrecht erhebliche mittelbare Wirkungen auf den Inhalt der Personalakten. Der Arbeitgeber bezieht natürlich im Rahmen der Personalaktenführung den Umstand mit ein, dass diese vom betroffenen Mitarbeiter eingesehen werden können. So wird auf viele Vermerke und Angaben verzichtet, die er einer dem Mitarbeiter unzugänglichen Personalakte anvertraut hätte.

9.2 Welche Wirkung hat das Anhörungsrecht auf den Inhalt?

Nach § 13 Abs. 2 BAT musste über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für ihn ungünstig sind oder nachteilig werden können, vor ihrer Aufnahme in die Personalakte angehört werden. Diese Regelung ist im TVöD nicht mehr enthalten. Damit ist aber nicht die Anhörungspflicht als solche entfallen. Vielmehr ist – wie auch in § 82 Abs. 1 BetrVG ausdrücklich geregelt – der Beschäftigte in allen betrieblichen Angelegenheiten, die seine Person betreffen, vorher anzuhören. Dies gilt gleichermaßen auch im Bereich des Personalvertretungsrechts. Diese Anhörungspflicht ist Ausfluss des allgemeinen Grundsatzes auf rechtliches Gehör und beruht zugleich auch auf der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Danach ist der Beschäftigte stets zu hören, wenn Vorgänge, aus denen für ihn ungünstige Folgerungen gezogen werden können, in die Personalakten aufgenommen werden. Der Arbeitgeber darf aus einem Sachverhalt nur dann eine für den Beschäftigten ungünstige Folgerung ziehen, wenn er ihm zuvor Gelegenheit gegeben hat, zu diesem Sachverhalt Stellung zu nehmen. Hierzu gehörten insbesondere schriftliche Ermahnungen und Abmahnungen. Allerdings genügt eine einmalige Anhörung vor Ergreifen der beabsichtigten Maßnahme z. B. einer Abmahnung. Eine weitere Anhörung nach Durchführung der Maßnahme, z. B. Erteilen einer Abmahnung und vor Aufnahme des Vorgangs in die Personalakte besteht nicht mehr. Damit ist zugleich auch die Rechtsprechung hinfällig geworden, wonach ein ohne vorherige Anhörung zur Personalakte gelangter Vorgang zu entfernen, die Anhörung durchzuführen und danach erneut zu entscheiden ist, ob der Vorgang in die Personalakte aufzunehmen ist oder nicht.

Zur Anhörung gehört auch die Mitteilung, dass der Vorgang zur Personalakte genommen wird. Das Ergebnis einer Anhörung kann auf den Inhalt der Personalakten verschieden wirken. Z. B. kann sich der Arbeitgeber veranlasst sehen, die Maßnahme und damit auch die Dokumentation in der Akte gänzlich zu unterlassen oder eine Berichtigung vorzunehmen.

Der Beschäftigte ist auch seinerseits befugt, eine Stellungnahme abzugeben. Dieses Erklärungsrecht entspricht inhaltlich dem Recht auf Gegendarstellung. Bei einer mündlichen Erklärung hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber die Erklärung protokolliert und zur Personalakte nimmt. Eine schriftliche Erklärung hat der Arbeitgeber zu den Personalakten zu nehmen ohne Rücksicht darauf, ob sie eine nach seiner Auffassung zutreffende Tatsachenbehauptung oder ein zutreffendes Werturteil enthält, und unabhängig davon, ob er die Auffassung des Arbeitnehmers teilt oder sie missbilligt. Die Grenze ist hier der Rechtsmissbrauch. Beleidigende als auch offenkundig und nachweisbar unwahre Äußerungen müssen nicht zur Personalakte genommen werden.

Die Erklärung ist unmittelbar bei dem beanstandeten Schriftstück abzuheften. Dies darf nicht mit dem Hinweis verwehrt werden, die Personalakte sei chronologisch geordnet. Erst recht ist es unzulässig, derartige Stellungnahmen in einer Sonderakte zu sammeln.

Wird das in der Stellungnahme beanstandete Schriftstück aus der Personalakte entfernt, ist auch die sich darauf beziehende Erklärung zu entfernen.

Unabhängig vom Erklärungsrecht – für den Bereich des Betriebsverfassungsrechts ausdrücklich geregelt in § 82 Abs. 2 BetrVG – kann der Beschäftigte den Inhalt der Personalakte unmittelbar dadurch gestalten, dass er nicht nur Erklärungen zu bestimmten Vorgängen abgibt, sondern für seine Beurteilung und Rechtsstellung wichtige Unterlagen zur Ergänzung der Personalakte beifügt, damit sie seiner Ansicht nach ein möglichst objektives und vollständiges Bild über ihn abgibt. So kann er z. B. Zeugnisse, Zertifikate über Weiter- und Fortbildungsmaßnahmen, Eingaben im Hinblick auf eine anderweitige oder höherwertige Beschäftigung im Betrieb, oder aber auch eine schriftliche Bestätigung einer wesentlichen mit dem Arbeitgeber mündlich getroffenen Abrede zur Personalakte geben.

Die Erklärungen oder nachgereichten Unterlagen müssen sich auf den Inhalt der Personalakte beziehen. Erklärungen, die keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben oder die sich mit einem Punkt befassen, der in der Personalakte nicht angesprochen wird, bra...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt TVöD Office Professional. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich TVöD Office Professional 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge