Personalakten / 8.3 Einsichtnahme durch bevollmächtigte Dritte

Der Anspruch auf Einsichtnahme ist ein höchstpersönlicher Anspruch, der grundsätzlich nur vom Beschäftigten selbst wahrgenommen werden kann. Jedoch kann der Beschäftigte einen Dritten zur Einsicht bevollmächtigen (§ 3 Abs. 5 TVöD). Die Vollmacht muss sich aber auf den Einzelfall beziehen und den Bevollmächtigten namentlich bezeichnen. Eine generelle Vollmacht z. B. des Personalrats genügt nicht. Entgegen der früheren Regelung im BAT entfällt die Verpflichtung, die Vollmacht ist zur Personalakte zu nehmen. Des Weiteren entfällt die in § 13 BAT vorgesehene Möglichkeit, den Bevollmächtigten zurückzuweisen.

Der Beschäftigte kann ein Mitglied der Personalvertretung bevollmächtigen. Der Arbeitgeber muss die Wahl des Mitarbeiters hinnehmen. Das Wahlrecht des Mitarbeiters kann nicht durch interne Geschäftsverteilung der Personalvertretung beseitigt werden.

Schwerbehinderte Menschen haben nach § 95 Abs. 3 SGB IX das Recht, bei der Einsicht die Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen.

Ein Recht auf Hinzuziehung eines Mitglieds der Jugendvertretung besteht nicht.

Das Mitglied der Personalvertretung sowie die Schwerbehindertenvertretung haben über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren. Dies gilt auch der Personalvertretung gegenüber, weil nicht der Personalrat/Betriebsrat als solcher, sondern das jeweilige Mitglied persönlich hinzugezogen wird. Ein Verstoß gegen die Schweigepflicht ist strafbar.

Soweit ein sonstiger Dritter bevollmächtigt ist und nicht der Schweigepflicht nach TVöD oder BBG unterliegt, ist er eigens auf die Vertraulichkeit und die damit verbundene Pflicht zur Verschwiegenheit hinzuweisen.

Die Personalvertretung selbst hat kein eigenständiges Einsichtsrecht. Begehrt der Personal- oder Betriebsrat aufgrund seiner personalvertretungsrechtlichen bzw. betriebsverfassungsrechtlichen Stellung die Personalakten eines Beschäftigten einzusehen, bedarf er hierzu dessen Zustimmung. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber beabsichtigt zu kündigen und die Personalvertretung sich anhand der Personalakten Aufschluss über die persönlichen und sozialen Verhältnisse des Beschäftigten verschaffen will. Allerdings muss der Arbeitgeber im Einzelfall konkrete Informationen auch aus der Personalakte erteilen, wenn diese Informationen für die Aufgabenerfüllung der Personalvertretung erforderlich sind. Etwas anderes gilt bezüglich der Bewerbungsunterlagen eines Beschäftigten, der sich um eine Beförderungsstelle beworben hat. Diese Unterlagen sind materiell Bestandteil der Personalakte, dennoch aber der Personalvertretung vorzulegen.

Nimmt gar der Bewerber auf seine Personalakte Bezug und macht sie ausdrücklich zum Bestandteil seiner Bewerbungsunterlagen, liegt darin die Einwilligung in die Vorlage an die Personalvertretung.

Die Gleichstellungsbeauftragte gehört im Bereich des Bundes nach § 18 Abs. 1 Satz 1 des Bundesgleichstellungsgesetzes der Personalverwaltung an und hat gem. § 20 Abs. 1 Satz 4 dieses Gesetzes im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben Einsichtsrecht in die entscheidungsrelevanten Teile von Personalakten. Insoweit reichen ihre Rechte weiter als die der Personalvertretung.

In den Ländern ist das Einsichtsrecht der Gleichstellungsbeauftragten (Frauenbeauftragten, Beauftragte für Chancengleichheit) unterschiedlich geregelt. Einheitlich dürfte jedoch in allen Ländern die Gleichstellungsbeauftragte als Teil der Personalverwaltung gelten (z. B. ausdrücklich geregelt in § 16 Abs. 1 Landesgleichstellungsgesetz NRW) und daher ein eingeschränktes Einsichtsrecht wie jeder andere Mitarbeiter der Personalverwaltung haben, nämlich nur soweit es zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben unbedingt notwendig ist (so z. B. in § 18 Abs. 1 Landesgleichstellungsgesetz NRW). Gewerkschaften, Berufsverbände und sonstige Arbeitnehmervereinigungen, deren Tätigwerden durch Art. 9 Abs. 3 GG verfassungsrechtlich geschützt ist, haben kein eigenständiges Einsichtsrecht in die Personalakten. Sie haben auch keinen Anspruch auf Bekanntgabe von Personaldaten, auch nicht auf Mitteilung der Namen, Berufsbezeichnungen und Privatanschriften von den Beschäftigten für Zwecke der Mitgliederwerbung.

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