Personalakten / 4.1 Zur Personalakte gehören u. a.
  • Bewerbungsunterlagen nach Einstellung

    Bewerbungsunterlagen werden mit Einstellung Bestandteil der Personalakten. Sie umfassen alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Einstellung stehen. Hierzu gehören u. a. Bewerbungsschreiben mit Lebenslauf, der Personalfragebogen mit Lichtbild, Schul-, Ausbildungs- und Prüfungszeugnisse, Arbeitszeugnisse, Auskünfte und Referenzen Dritter, ärztliche Tauglichkeitsfeststellungen, Gutachten und Befunde, Führungszeugnis, Aufzeichnungen über ein Vorstellungsgespräch mit Stellungnahme zur Persönlichkeit und Eignung des Bewerbers. Des Weiteren gehören dazu die intern angefallenen Vorgänge, wie Schriftwechsel im Rahmen der Beteiligung des Personal-, Betriebsrats und der Schwerbehindertenvertretung und die Einstellungszusage.

    Vor der Einstellung sind Bewerbungsunterlagen Sachakten, in die § 3 Abs. 5 TVöD kein Einsichtsrecht einräumt. Bewerbungsunterlagen, die nicht zur Einstellung führten, sind dem Bewerber nach Abschluss des (erfolglosen) Bewerbungsverfahrens auf Kosten des Arbeitgebers zurückzusenden. Um sich im Streitfall gegen Haftungsansprüche effektiv verteidigen zu können, hat der Arbeitgeber jedoch ein berechtigtes Interesse an der jedenfalls zeitweiligen Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen im Original wohl jedenfalls bis zum Ablauf der zweimonatigen Ausschlussfrist nach § 15 Abs. 4 AGG.

    Erstellt der Arbeitgeber weitere Unterlagen, wird also z. B. ein Personalfragebogen aufgenommen, so kann der Arbeitnehmer dessen Vernichtung nach § 1004 BGB (analog), § 823 Abs. 1 BGB fordern. Dies gilt auch für die dauerhafte Aufbewahrung eines Personalfragebogens, der von einem erfolglos gebliebenen Stellenbewerber auf Verlangen des Arbeitgebers ausgefüllt wurde. In Ausnahmefällen kann aber das Interesse des Arbeitgebers an der Aufbewahrung der persönlichen Daten des Bewerbers dem Interesse an ihrer Vernichtung vorgehen. Dies gilt z. B., wenn die Bewerbung des Arbeitnehmers auf den zu besetzenden Arbeitsplatz zwar erfolglos war, aber im Einverständnis beider Parteien in absehbarer Zeit wiederholt werden soll. Die bloße Absicht, den Fragebogen bei einer nochmaligen Bewerbung zu einem Datenvergleich heranzuziehen oder den Bewerber später zu einer nochmaligen Bewerbung anzuhalten, begründet hingegen ein solches berechtigtes Interesse nicht.

    Auf Initiativbewerbungen braucht der Arbeitgeber nicht zu reagieren. Die Bewerbungsunterlagen sind nur zurückzuübersenden, wenn ein Freiumschlag beigelegt ist. Eine Rechtspflicht hierzu besteht aber nicht. Die Bewerbungsunterlagen sind lediglich eine angemessene Frist zur Abholung zu verwahren. Anschließend können sie vernichtet werden.

  • Unterlagen über die Bewerbung eines Arbeitnehmers um eine andere Stelle beim gleichen Arbeitgeber. Werden alle Bewerbungen aus Gründen der Zweckmäßigkeit und Vertraulichkeit zu einem Stellenbesetzungsvorgang zusammengefasst, ist in der Personalakte ein Hinweis aufzunehmen.
  • Personalfragebogen,
  • Arbeitsvertrag und Änderungen,
  • Unterlagen über die Tätigkeit

    Hierzu gehören die Mitteilungen über die erstmalige Übertragung einer Tätigkeit sowie über die vorübergehende oder dauernde Übertragung von anderen Tätigkeiten,

  • Notizen und Entwürfe, die einem zur Personalakte gelangenden Schriftstück vorausgehen, sofern sie aufbewahrt werden,
  • Dienstliche Beurteilungen

    Der Arbeitgeber hat das Recht, Eignung, Befähigung und fachliche Leistung der bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer beurteilen und die Beurteilung in den Personalakten festhalten. Im TVöD wurde nun auch tariflich in § 18 TVöD eine Leistungsbeurteilung verankert. Auch die Regelung nach § 17 Abs. 2 TVöD (Hemmen oder Beschleunigen des Stufenaufstiegs) setzt eine Beurteilung voraus. Eine dienstliche Beurteilung dient – anders als ein Zeugnis oder ein Zwischenzeugnis – nicht der Außendarstellung, sondern dem internen Verwaltungsgebrauch zur Feststellung der Verwendungsmöglichkeiten des Beschäftigten einschließlich einer sachlich und rechtlich richtigen Auslese bei Beförderungsentscheidungen sowie der Bemessung leistungsbezogener Vergütungselemente. Hierbei sind die für die dienstliche Beurteilung eines Beamten entwickelten Grundsätze hinsichtlich ihres Inhalts und des bei ihrer Erstellung zu beachtenden Verfahrens sinngemäß auch für die dienstliche Beurteilung eines Angestellten anwendbar. Bei der Erstellung einer dienstlichen Beurteilung steht dem Arbeitgeber eine Beurteilungsermächtigung zu. Diese Bewertung kann durch die Gerichte nur daraufhin überprüft werden, ob der Arbeitgeber den anzuwendenden Begriff oder den gesetzlichen Rahmen verkannt hat oder ob er von einem unrichtigen Sachverhalt ausgegangen ist, allgemeingültige Wertmaßstäbe nicht beachtet, sachfremde Erwägungen angestellt oder gegen Verfahrensvorschriften verstoßen hat. Den Gerichten für Arbeitssachen ist es grundsätzlich verwehrt, die von dem öffentlichen Arbeitgeber erstellte dienstliche Beurteilung durch eine eigene Bewertung mit einem bestimmten Ergebnis zu ersetzen. Der beurteilte Arbeitnehmer hat bei einer fehle...

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