Personalakten / 3 Was ist eine Personalakte?

Der Begriff der Personalakten ist weder gesetzlich noch tariflich definiert. Die Begriffsbestimmung der Personalakte ist daher anhand des Schutzzwecks des tariflich geregelten Einsichtsrechts zu entwickeln. Interesse des Beschäftigten ist, dass die Personalakte ein möglichst wahres und vollständiges Bild seiner Person und seines Werdegangs wiedergibt, dass sie keine unrichtigen Tatsachen enthält, die für ihn ungünstig sind oder nachteilig werden können. Daher wird der Begriff der Personalakte weit ausgelegt.

 

Personalakte ist die Gesamtheit aller Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (materieller Personalaktenbegriff).

Sie soll ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten geben. Die Zugehörigkeit zur materiellen Personalakte richtet sich sonach nach dem Inhalt der Unterlage und ist damit dem Einfluss des Arbeitgebers entzogen. Unerheblich ist daher, ob diese Unterlagen in Haupt- oder in Nebenakten geführt werden, ob sie an verschiedenen Stellen (Personalabteilung, Produktionsbereich, Betriebsarzt) in der Dienststelle oder Betrieb aufbewahrt werden, ob sie in herkömmlicher Form als Schriftstücke abgeheftet, in Karteiform geführt, auf Lochkarten gestanzt, auf Mikrofilm aufgenommen oder in EDV-Anlagen in Form von Personalinformationssystemen gespeichert werden. Unerheblich ist auch, ob der Vorgang bereits zu den Akten verfügt ist oder noch in der Wiedervorlage aufbewahrt wird. Das Einsichtsrecht des Beschäftigten bezieht sich umfassend auf all diese die materielle Personalakte ergebenden Unterlagen.

 
Praxis-Tipp

Die Herausnahme einer Unterlage aus der offiziellen (formellen) Personalakte beseitigt nicht das Einsichtsrecht des Beschätigten.

Demgegenüber steht der formelle Personalaktenbegriff. Darunter sind zu verstehen die vom Arbeitgeber ausdrücklich als Personalakten gekennzeichneten Ordner, Hefter oder Blattsammlungen, die der Arbeitgeber über den Arbeitnehmer führt. Der formelle Personalaktenbegriff knüpft nicht an den Inhalt des jeweiligen Vorgangs, sondern an die Art der Re­gistrierung und an die Aufbewahrung von Vorgängen an.

Auch die formellen Personalakten sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse geben. Dies soll der Beschäftigte überprüfen können. Sie unterliegen daher gleichfalls in vollem Umfang dem Einsichtsrecht des Beschäftigten, auch hinsichtlich der Vorgänge, die ihrem Inhalt nach, also materiellrechtlich, nicht zu den Personalakten gehören.

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